Десять самых распространенных ошибок при использовании канбана

«БОСС» в помощь| Методы управления
Текст | Сергей ДМИТРИЕВ, основатель Unusual Concepts, канбан-тренер

Канбан — метод управления, позволяющий напрямую улучшать качество сервиса, катализировать другие улучшения и эволюционировать бизнес, чтобы он соответствовал своему предназначению.

Канбан — второй по популярности аджайлфреймворк в России. (Фреймворк — система, состоящая из ограниченного набора элементов (правил, идей, убеждений), которая используется для организации рабочего процесса. В отличие от методологии (системы методов) или метода (специфическая процедура/рецепт для достижения определенного результата, особенно устоявшаяся и систематическая) фреймворк не дает ответов на все вопросы, как поступить в той или иной ситуации, и оставляет многое на усмотрение применяющего фреймворк. Два самых распространенных на сегодняшний день фреймворка по организации работы — скрам и канбан).

Он содержит всего шесть правил и кажется очень простым в работе. В этой простоте и кроются тонкости, которые вызывают неверные имплементации канбана. Расскажу о самых частых:

  1. Все начинается и заканчивается доской

Самая типичная и самая распространенная ошибка, которую мы видим сейчас, — понимание канбана как доски с визуализацией. Многие думают, что, как только они вывесили на стене кучу стикеров с описанием работы, у них завелся канбан. Это в корне неверно.

Канбан — это способ улучшения сервиса эволюционным способом. Он имеет три базовых принципа и шесть основных практик. Пока у вас не появятся все эти элементы, имплементация фреймворка будет ущербной и даже не может носить название «канбан». Просто визуализации работы недостаточно.

  1. Отсутствуют организационные изменения

Канбан создан для ускорения изменений, поэтому должен привести к организационной трансформации компании. Между одними отделами будут рушиться барьеры, они перестанут работать изолированно друг от друга. Другие отделы будут объединяться, исчезать или появляться. Вся организационная структура должна будет стать динамической и реагировать на потребности рынка.

Большинство компаний, которые применяют канбан, хочет сохранять статус-кво и избежать изменений любым способом. Однако если за три месяца в компании не произошло каких-либо эволюционных трансформаций, можно смело говорить, что канбаном здесь не пахнет.

  1. Нет самоорганизации

Еще один индикатор неверного понимания канбана — отсутствие самоорганизации. Люди, которые организуют свою работу при помощи канбана, должны самостоятельно изменять и оптимизировать собственный процесс. Во многих компаниях эту работу пытаются делать менеджеры, а не рядовые участники процесса.

Самоорганизация — важная часть канбан-системы, которую нельзя игнорировать. Даже если у вас есть доска и заметны организационные изменения.

  1. Проводится организация людей, а не работы

Многие имитации канбана направлены на организацию людей, а не работы, которую эти люди выполняют. Это частая ошибка, но ее легко заметить. Посмотрите на канбан-доску: если горизонтальные дорожки носят имена людей, то компания попала в ловушку и организует людей. Это снова не канбан.

Канбан создан для организации работы, поэтому в горизонтальных дорожках доски должны располагаться виды или этапы работ, а не имена людей.

  1. Нет циклов обратной связи

Наличие циклов обратной связи — одна из обязательных практик канбана. Циклы могут быть самые разные: ежедневные стендапы, регулярные демо (пробные версии. — С. Д.) для пользователей, обзоры обеспечения уровня сервиса, операционные обзоры, частота поставок, частота пополнения системы.

Важно, чтобы эти мероприятия проводились регулярно, а обратная связь влияла на организацию работы команды.

  1. Нет ограничений одновременно выполняемой работы

Канбан накладывает ограничения на количество одновременно выполняемой работы. К сожалению, эта практика игнорируется еще чаще, чем наличие циклов обратной связи.

Ограничения нужны, чтобы повысить продуктивность сотрудников и ускорить завершение работы. Это базовая практика, которая основана на поиске баланса между производительностью команды и объемом выполняемой работы.

  1. Договоренности не меняются

Канбан требует достижения явных договоренностей между участниками команды, и с этой практикой проблем обычно не возникает. Однако часто команды забывают, что договоренности тоже должны регулярно обновляться, и демонстрируют их на пожелтевших от времени листах. Это не канбан.

Канбан нацелен на изменения организации работы, поэтому и договоренности должны постоянно изменяться, но оставаться прозрачными для всех участников процесса.

  1. Нет анализа неудовлетворенности

Один из первых шагов внедрения канбана — анализ неудовлетворенности всех заинтересованных лиц, идентификация прерываний рабочего процесса, любых помех и смен приоритетов, низкого качества. Многие начинающие пренебрегают этим шагом и сразу бросаются выстраивать канбан-систему и визуализации. Такой подход недопустим, он не позволяет компании понять, что же на самом деле нужно улучшать.

Канбан создан для эволюционных улучшений процесса работы. Но первым шагом всегда должен быть поиск мест, где эти улучшения нужны и принесут ощутимую пользу.

  1. Очереди готовой работы неограниченны

Кроме проблем с ограничением одновременно выполняемой работы существуют имплементации канбана с бесконечными очередями готовой работы. Это могут быть гигантские запасы продукции на складе или наличие большого количества готового функционала, который не вошел в релиз. Они могут возникнуть, даже если у команды есть ограничения по количеству одновременной работы.

Важная практика настоящего канбана — ограничить количество готовой работы и наладить ее сбыт. Это поможет получать важную обратную связь и быстрее эволюционировать.

  1. Список To do кажется обязательным

Последняя в моем списке, хотя далеко не последняя возможная ошибка при использовании канбана — взгляд всех участников процесса на колонку канбан-доски «К работе». Беда в том, что многие понимают ее слишком буквально и стремятся выполнить все, что туда попало. Такое понимание неверно.

В полноценных канбан-системах колонка «К работе» должна быть набором идей о том, что может быть сделано. Но делать абсолютно все из нее совсем не обязательно.