Закупки под контролем

«БОСС» в помощь | Закупки
Текст | Александр ЦАРЯПКИН, руководитель проекта www.net-otkat.ru

Повышение эффективности закупок за счет организации независимого контроля.

Ключевая функция генерального директора — максимизация прибыли компании. Как правило, эта задача решается путем увеличения объема продаж; повышения маржи с продаж; снижения затрат.

Традиционно бóльшая часть усилий направлена на повышение продаж и маржи. При этом в условиях кризиса зачастую самые большие резервы скрываются в области затрат. В данном случае остановимся более подробно на способах снижения затрат при закупках товаров.

Компания может приобретать товары для перепродажи или для собственного внутреннего потребления.

И в том, и в другом случае есть универсальные методики, позволяющие заметно снизить цену закупки.

Ключевые составляющие повышения эффективности любого процесса:

  • организация деятельности;
  • подбор и мотивация персонала;
  • контроль.

В отсутствие любого из перечисленных элементов эффективность системы недостижима.

Если организация закупочной деятельности и, соответственно, работа с персоналом, как правило, сильно отличаются в зависимости от отрасли, то система контроля закупок универсальна и одинаково подходит всем.

Итак, для получения более низких цен закупки можно использовать следующие основные методы:

  • поиск альтернативных поставщиков;
  • получение более низких цен от действующих поставщиков за счет проведения дополнительных переговоров по снижению цен;
  • подбор товаров-заменителей, способных удовлетворить спрос без потери качества, но с существенной экономией в стоимости.

Поиск альтернативных поставщиков

Эта работа должна проводиться постоянно по нескольким причинам.

Во-первых, не секрет, что в случае когда клиент постоянно делает закупки у одного и того же поставщика, тот постепенно теряет мотивацию на предоставление дополнительных преференций и скидок. Поэтому необходимо мониторить рынок на предмет появления новых поставщиков.

Во-вторых, зачастую в условиях кризиса многие поставщики «сливают» некоторые товары, чтобы освободить склад, получить дополнительный приток денег и т.д. Это дает хорошие возможности выгодно сделать закупку.

Получение более низких цен от действующих поставщиков

Как показывает практика, поставщики могут предоставить дополнительные льготы (скидки, отсрочки, бонусы), если чувствуют, что «клиент уходит». Хорошо зарекомендовал себя такой способ — выход на своего поставщика «со стороны» под видом нового клиента, имеющего желание сделать закупку крупной партии. Как правило, в таком случае менеджер отдела продаж поставщика готов убедить своих руководителей дать хорошие цены. Компании, практикующие такой подход, всегда держат своих поставщиков «в тонусе» и получают наилучшие условия.

Подбор товаров-заменителей

Многие производители непрерывно внедряют новые технологии производства. Также на рынок постоянно выходят новые разработки от компаний, ранее не присутствовавших на нем. В этом случае часто находятся альтернативные решения, позволяющие существенно снизить затраты на закупку.

Что чаще всего мешает регулярному проведению этих мероприятий?

  • «Привычка» — сотрудники отдела закупок сосредоточены на задачах поддержания нормативов складских остатков, подборе оптимальной товарной матрицы. При этом заказы делаются «на автомате» и упускается необходимость оптимизации в «устоявшемся» ассортименте.
  • Отсутствие планирования закупок. Товар покупается срочно, когда нет времени на подбор и анализ предложений.
  • Коррупционные схемы. Многие поставщики «привязывают» к себе закупщиков бонусами, подарками и мотивационными схемами. В некоторых отраслях доля подобных закупок достигает 70–80%.

Регулярный контроль работы ответственных за закупки помогает решить эти проблемы.

Методы решения задачи оптимизации закупок

Изучая подходы к решению задачи, мы выявили четыре основных варианта к снижению затрат на закупки:

  • проведение тендеров на закупку;
  • разрешение на закупки только у постоянных «проверенных и акцептованных» поставщиков;
  • автоматизация мониторинга цен прайс-листов поставщиков;
  • проведение периодических «контрольных» закупок.

У каждого из названных способов есть свои недостатки.

Проведение тендера не является панацеей, что давно показал опыт организации госзакупок (их сложно назвать примером эффективности):

  • не работает на малых объемах закупок — выгодные поставщики не принимают участия;
  • отсекает целый ряд выгодных поставщиков, не имеющих желания готовить тендерную документацию;
  • не решает проблем с коррупцией (тендерная документация готовится заранее под конкретного поставщика, другие могут быть сняты по формальным причинам и т.д.);
  • не подходит для срочных незапланированных потребностей.

Закупка у постоянных «проверенных» поставщиков не стимулирует их снижать цены (скорее, наоборот: им интересно понемногу их поднимать для постоянного клиента, который и так покупает). К тому же часто на рынке возникают «сливные» предложения от других поставщиков (распродажа излишков, закрытие складов или магазинов и т.д.), на которых можно сильно сэкономить.

Предлагаемая некоторыми компаниями автоматизированная аналитика рынка (сбор информации из прайс-листов разных поставщиков и автоматическая рекомендация наилучшей цены) также гораздо менее эффективна, чем переговоры «в ручном режиме», позволяющие получать дополнительные скидки от прайс-листа до 30%.

Таким образом, оптимальным методом остается лишь независимый контроль. Что же является основной причиной того, что его так редко внедряют?

Сложности в организации контроля закупок

Компания www.net-otkat.ru, специализирующаяся на независимом контроле и организации закупочной деятельности, выделяет следующие основные проблемы:

  • независимость проверки;
  • высокие затраты на проверку;
  • низкий уровень профессионализма проверяющих.

Независимость проверки необходима по нескольким причинам:

  • если те, кого проверяют (закупщики), узнают о самом факте проверки, это сильно влияет на их лояльность к компании;
  • проверяющий не должен тянуть одеяло на себя — он должен быть заинтересован только в получении более низкой цены, а не в том, чтобы «изобличить» закупщика и добиться признания от руководителя;
  • запрос на цены следует проводить не от лица компании, чтобы получить независимый результат (поставщик не должен видеть взаимосвязь).

Затраты на проверку могут быть высокими, если организовывать постоянный штат сотрудников, отвечающих за контроль:

  • эта работа проводится периодически, не требует загрузки на «полный рабочий день»;
  • как правило, один сотрудник не в состоянии успешно проводить проверку совершенно разных товарных групп (сегодня — канцелярия, завтра — строительный инструмент);
  • нет гарантий того, что через полгода не потребуется проверять самого «проверяющего».

Уровень профессионализма проверяющих должен быть высоким:

  • необходимо иметь понимание рынка (основные товарные категории, поставщики, тенденции движения цен);
  • умение вести переговоры (торг, аргументация, выход на лицо, принимающее решение, ЛПР);
  • подбор аналогов без потери качества (экспертиза в товарах).

Именно поэтому персонал без опыта закупочной деятельности (секретарь, служба безопасности и т.д.) не имеет опыта для грамотного ведения переговоров и не достигает требуемого результата.

Эффективная форма организации независимого контроля

Для организации независимого контроля существует несколько проверенных методов, позволяющих исключить недостатки и добиться экономии:

  • обращение к знакомым, для которых закупки этой категории товара ключевые. Скажем, для того чтобы узнать наиболее низкую цену на стрейч-пленку для склада, можно попросить совета коллеги, работающего в фирме, которая выступает оптовым продавцом либо производителем пленки;
  • мониторинг розничных цен (к примеру, через Яндекс.Маркет). Если розничные цены за последний месяц снизились на 15%, то имеет смысл требовать аналогичную скидку от своего поставщика;
  • кооперация с крупными покупателями, не являющимися конкурентами компании (например, получение уровня закупочных цен от соседей по складскому комплексу/офисному бизнес-центру и т.д.);
  • использование услуг профессиональной компании по оптимизации закупочной деятельности, имеющей опыт качественной проверки и контроля цен.

Получение максимального эффекта от независимого контроля закупок

Практика показывает, что наибольший эффект достигается в товарных категориях, для которых характерны признаки:

  • большое количество производителей и поставщиков;
  • товар не является ключевым и профильным для деятельности компании (например, канцелярия на обеспечение офиса или стрейч-пленка для склада);
  • закупка осуществляется техническими специалистами (компьютерное оборудование).

Резерв для снижения цен закупки в перечисленных категориях зачастую достигает 25–40%.

Причины этого лежат на поверхности.

Если закупки какого-либо товара осуществляет сотрудник, для которого закупочная цена не ключевой KPI его деятельности, он не уделяет вопросу снижения затрат существенного внимания. К примеру, для начальника производства ключевые KPI — отсутствие простоев, объем выпуска продукции, своевременность выполнения заказов. Поэтому при закупке, скажем, расходных материалов он не станет тратить время на поиск наиболее выгодных предложений, ограничившись лишь поверхностным анализом.

В то же время, если основной деятельностью специалиста по закупкам является именно работа по снижению цен, он бóльшую часть времени занят переговорами с поставщиками. В результате цена «на входе» близка к минимально возможной.

Не менее важный фактор — доля товарной категории в общем объеме закупок, которая автоматически определяет приоритет в фокусе внимания гендиректора.

Таким образом, руководство редко обращает внимание на:

  • закупки «малоценки» — канцелярия для офиса, расходные материалы для склада и т.д.
  • разовые закупки — мебель для нового офиса, вывески для магазинов, обновление парка компьютеров и т.д.

К примеру, в затратах дистрибуторской компании закупки расходных материалов для склада могут составлять около 3–4%. Поэтому обычно получается, что отвечают за такие расходы сотрудники, часто не имеющие опыта ведения переговоров по закупкам: секретари, начальники склада, завхозы. А насколько они мотивированы? Скорее всего, выгодная закупка — это последнее, о чем они думают. Начальнику склада, чтобы избежать претензий руководства, гораздо важнее организовать его бесперебойную работу, чем получить дополнительную скидку на стрейч-пленку или паллеты. Секретарь будет оштрафован за то, что в офисе не хватает необходимой канцелярии, а не за тот факт, что эта канцелярия закуплена втридорога.

В дополнение ко всему контроль подобных закупок практически равен нулю.

Большая экономия на маленьких закупках

В условиях кризиса, как правило, генеральный директор лично контролирует все существенные статьи затрат. Многие руководители строительных компаний сами проводят переговоры с поставщиками основных строительных материалов. В то же время закупки строительного инструмента и расходных материалов, составляющие 2–3% от стоимости строительства, зачастую отдаются на откуп прорабам. Неудивительно, что инструмент иногда закупается в 2 раза дороже, чем возможно.

Результат такого подхода к экономии — крупные статьи затрат «выжаты до предела», а в небольших — полный хаос и растраты.

Впрочем, важность решения задачи по снижению закупочных цен по статьям, не являющимся ключевыми, уже очевидна для многих руководителей крупных компаний. Для той же строительной компании, продающей свои объекты с наценкой в 7–10%, экономия на закупках инструментов и расходных материалов способна дать лишние 0,5–1 % наценки. А с учетом всех затрат это выливается в повышение чистой прибыли на 15–20%!

В качестве резюме можно сделать следующие выводы:

  • независимый контроль цен позволяет добиться экономии на закупках от 5 до 40%;
  • основные способы снижения цен закупки — поиск новых поставщиков, независимые переговоры с действующими поставщиками и подбор товаров-заменителей;
  • закупки через тендеры, авторизацию поставщиков и автоматический мониторинг прайс-листов не решают проблему снижения цен;
  • наибольший эффект достигается при организации независимого контроля закупок непрофильных товарных категорий (канцтовары, оборудование склада/офиса, крупные разовые закупки) — до 50%;
  • работу по контролю цен закупки выгоднее всего передать на аутсорсинг (требуются независимость, низкие затраты на проверку и профессионализм сразу в нескольких отраслях).