Решение для госзакупок

Рубрика | Case study

Текст | Илья КАРПУШИН, директор проектов консалтинговой компании «А ДАН ДЗО»

С какими трудностями столкнулось одно из ведущих российских предприятий атомной отрасли при организации закупок товаров и последующем использовании закупленных товаров и как был найден выход из сложившейся ситуации.

Ни для кого не секрет, что предприятия, входящие в атомную отрасль России, обязаны осуществлять закупочную деятельность на основании документа «Единый отраслевой стандарт закупок» (ЕОСЗ). Внедрение ЕОСЗ принесло существенный экономический эффект. Стандарт закупок постоянно развивается и совершенствуется, отвечая изменяющимся требованиям рыночной ситуации.

Однако хочется обратить внимание на то, каким образом изменилась ситуация по формированию потребности в товарах и использованию товаров после внедрения ЕОСЗ. Когда привычный, устоявшийся десятилетиями ход вещей перестал существовать, предприятиям приходится перестраиваться и находить неординарные решения для эффективной работы в новых условиях.

 

Все проблемы — в наших заблуждениях

Давайте представим работника производственного подразделения, который формирует сводную потребность подразделения в товарах. Если еще несколько лет назад было достаточно, чтобы мастера участков выбрали из справочника товаров корпоративной информационной системы (КИС) требуемые позиции и сообщили, когда и сколько требуется, то сегодня этого уже недостаточно. Как правило, товары в справочнике КИС имеют привычное описание (см. таблицу).

Наименование МТР Характеристики МТР
Настенный громкоговоритель SWS-03
Громкоговоритель абонентский  WP-06T настенные
Телефонный аппарат без номеронабирателя  Телта-2125ЦБ
Телефонный аппарат  ТАС-М-4
Телефон Panasonic KX-TS 2368
Дрель-шуруповерт (аккумуляторная)  Makita 8434 DWFE
Средство для чистки поверхностей  БАС-универсал (5л)
Каска защитная  СОМЗ-55, цв. оранжевый

Из приведенного примера видно, что товар точно определен, и дополнительных вопросов не должно возникать. Но при такой идентификации производители и продавцы аналогичных товаров будут лишены возможности принять участие в конкурсе на поставку.

Поэтому ныне для формирования заявки на закупки приходится производить идентификацию товара, требующую его описания. Вот мы и подошли к первому подводному камню: каким набором характеристик должен быть описан товар для его однозначного определения.

Для глубины осознания проблематики попробуйте описать свой мобильный телефон, не используя торговую марку, производителя и модель, и предложите продавцу телефонов подобрать по вашему описанию подходящие модели. А теперь ответьте: «Предложенные телефоны — именно то, что вам нужно?».

Так же и мастер участка производственного подразделения пытается составить описание, опираясь на свои знания, опыт и здравый смысл, зачастую не указывая нужные характеристики, подразумевая, что это и так понятно.

Заблуждение, в котором прибывают сотрудники производственного подразделения при формировании технических характеристик товаров, — это параметры, «которые понятны всем», приводит ко второму подводному камню. Из-за необходимости постоянных уточнений технических характеристик товара затягиваются сроки закупки — сотрудником, формирующим сводную заявку от цеха, инженером по закупкам и потенциальным поставщиком.

Вот несколько примеров затрат времени на мероприятия, входящие в процедуры проведения закупок:

1. Кодировка товаров

Для приобретения товара он должен быть закодирован, то есть в справочнике КИС товару должно быть определено место — код. Для этого, как правило, сотруднику подразделения, отвечающего за ведение справочника товаров в КИС, нужно понять, что именно необходимо разместить в справочнике с учетом того, что нет торговой марки, нет производителя и нет модели. На этой стадии очень часто происходят постоянные уточнения по товару, на что и тратится время (рис. 1).

54-56-1

2. Расценка заявки на закупку

Прежде чем приобрести какой-либо товар, надо произвести расценку. Определить начальную максимальную цену, за которую предприятие готово приобрести товар у потенциальных поставщиков. При отправке запросов потенциальным поставщикам вместо предложений предприятие получает ряд вопросов, которые необходимо уточнить у заказчика товара, что также приводит к временным затратам (рис. 2).

54-56-2

А теперь представьте себе ситуацию: удалось собрать необходимую информацию от мастеров производственных участков по техническим характеристикам требуемого товара, удовлетворены все вопросы сотрудников подразделения, производящего закупки, и потенциальных ­поставщиков. Требуемый товар ожидается к поставке.

После проведения всех необходимых внутренних и внешних процедур закупочной деятельности товар поступает на центральный склад предприятия и проходит процедуру входного контроля, на которой обнаруживается (а иногда это обнаруживается уже в цехе), что пришедший товар не может быть использован в производстве, так как по одному параметру он не подходит. Бывают ситуации, при которых применение товара весьма затруднительно. Товар имеет все требуемые характеристики, но сотрудники предприятия его не используют.

Пример такой ситуации. Подразделение заказало переносной дозиметр. Предполагалось, что сотрудник, вооружившись этим дозиметром, будет проводить мероприятия по измерению радиационного фона на объектах. Приобрели переносной дозиметр, который по предусмотренной технологии можно только возить — из-за его большого веса. Вот и стоит теперь «перевозной» дозиметр в кабинете начальника подразделения и ждет своего Геракла для начала эксплуатации.

Проверка технических требований на товар, которые не раз были уточнены, дает понимание, что не удовлетворяющий параметр не был указан в заявке на закупку. Хорошо, если поставщик пойдет навстречу и произведет замену на требуемый товар. А во многих случаях поставщик, получив отказ от его приема, обращается в суд. Но это уже совсем другая история. Так мы подошли к третьему подводному камню: поступивший на центральный склад товар не может быть использован.

 

Некоторые следствия влияния подводных камней

1. Каким набором характеристик должен быть описан товар для его однозначного определения?

Где взять этот набор, какие характеристики обязательные, а какие нет, какие модификации этого товара выпускаются и т.д. и т.п. Вот примерный перечень вопросов, которые начинает задавать себе мастер производственного участка при формировании технических характеристик товара. На текущий момент это весьма трудоемкий процесс. А если одним и тем же товаром пользуется не один сотрудник, то каждый мастер начинает пытаться формулировать технические характеристики товара. И когда для оформления консолидированной заявки на закупку поступают наборы технических характеристик, разработанные разными мастерами, понимание, где описан один и тот же товар, требует высокой квалификации сотрудника (и, как правило, не соответствует действительности) и опять же лишних временных затрат.

Увеличение времени на формирование заявки может привести к невозможности поставки к требуемому сроку, отсюда — срыв выполнения производственного плана и заказа клиента, что обязательно скажется на репутации и прибыли предприятия. Казалось бы, отрытые процедуры закупки призваны экономить, а тут получается, что не всегда.

2. Затягиваются сроки закупки из-за необходимости постоянных уточнений технических характеристик товара.

Наблюдаем аналогичную ситуацию, рассмотренную ранее, усугубленную тем, что число участников, пытающихся разобраться, что же требуется закупить (поставить), вырастает. В процесс согласования технических характеристик товара включаются и сотрудники закупающего подразделения (тоже, кстати, не всегда технически подкованные), и потенциальные поставщики, пробующие угадать в описанных характеристиках свой товар или предложить аналог и эквивалент. Процедура согласования как минимум насчитывает три (четыре) передаточных звена и может происходить месяцами.

А теперь представьте производителя товара, который гордится своей продукцией и считает ее «лучшей» в своем сегменте. И вот «лучший» производитель на протяжении «длительного» времени пытается помочь «покупателю» определиться, что он все-таки желает приобрести. Ско­рее всего, производитель откажется заниматься согласованием и уступит место «посреднику». Это «его хлеб» — перепродавать. Посредник, как правило, содержит «серьезный» отдел продаж и использует любые результативные методы продаж.

Увеличение времени на закупочные процедуры и покупка не по цене «производителя» может привести к невозможности поставки к требуемому сроку, а отсюда — срыв выполнения производственного плана и заказа клиента, что обязательно скажется на репутации и прибыли предприятия. Опять открытые процедуры закупки могут привести не к экономии денежных средств, а наоборот.

3. Поступивший на центральный склад товар не может быть использован.

Время тратится на переговоры с поставщиком о замене на требуемый товар. И если поставщик соглашается произвести замену, то приходится ждать, когда требуемый товар поступит. При этом не нужно забывать, что предприятие несет полный «букет» складских затрат по обработке не подошедшего товара (приемка на ответственное хранение, размещение, хранение, выдача).

Если с поставщиком о замене договориться не удалось и переговоры зашли в тупик, то ситуация будет урегулирована в судебном порядке. И придется нести помимо складских затрат еще и затраты на ведение дела в суде. Но и на этом проблемы не заканчиваются. Потребность в товаре пока остается неудовлетворенной, и необходимо повторно проходить все процедуры по организации и проведению закупки (есть интересное ограничение в ЕОСЗ — одну и ту же группу номенклатур нельзя закупать чаше одного раза в квартал!).

Ну и, наконец, встает вопрос, что делать с товаром, который остался на складе, увеличив уровень запасов предприятия. Для возвращения показателя оборачиваемости запасов придется понести затраты на организацию продажи неиспользуемого товара. Кстати, подобные сделки не всегда возвращают все потраченные деньги на товар.

Столкновение с любым из подводных камней может сказаться на имидже, а дополнительные затраты снизят прибыль предприятия.

 

Как убрать с дороги экономической эффективности подводные камни?

Консалтинговая компания «А ДАН ДЗО» взялась помочь партнеру решить возникшие проблемы. Изначально напрашивалось простое решение по корректировке характеристик в справочнике товаров КИС. Но справочник товаров в КИС требовал серьезной актуализации (около 25% номенклатурных позиций занимали дублирующие позиции, товары-заменители или эквиваленты, не связанные с основными товарами), и отводимое количество знаков для описания характеристик товара было недостаточно. Также заполнение справочника не давало ответ на вопрос: какими характеристиками должен обладать товар? По­это­му было решено разрабатывать отдельное решение, которое будет интегрировано с корпоративной информационной системой и впишется в текущие процессы заявочной кампании.

Принципиальная схема разработанного решения была определена постулатами:

• Подразделение предприятия подает заявку на приобретение товара в рамках текущих процедур и сроков.

• Подразделение формирует технические характеристики на основе согласованного шаблона технических требований к товару, определяющего необходимый и достаточный перечень параметров.

• Подразделение, закупающее товар, использует технические характеристики товара по мере необходимости для организации и проведения закупочных процедур (рис. 3).

54-56-3

Разработанное решение содержит:

• Регламент процедуры «создания, согласования и использования технических требований к товару в подразделениях предприятия для закупки».

• Регламент процедуры «создания, согласования и использования технических характеристик товара в подразделениях предприятия для закупки».

• Шаблоны технических требований (более 800 шаблонов) по номенклатурным группам и/или подгруппам следующих статей: «Сырье и материалы», «Канцелярские товары и типографская продукция», «Компьютерная техника и комплектующие».

• Систему обработки технических требований — программное обеспечение «СОТТ», которое содержит базы шаблонов технических требований к товару и технических характеристик товаров, а также интегрируется к любой КИС предприятия.

Разработанные шаблоны технических требований к товару содержат:

• Идентификацию со справочником товаров в КИС, что обеспечивает аналогичную структуру и привычное для сотрудников предприятия расположение.

• Идентификацию товара по общероссийскому классификатору продукции (ОКП). Даже если справочник товаров в КИС предприятия будет скорректирован, то идентификация производится по коду ОКП.

• Технические характеристики, которые однозначно идентифицируют товар с вариантами возможных значений и с единицами измерения для обязательного заполнения.

• Дополнительные технические характеристики с вариантами возможных значений и с единицами измерения, которые заполняются при необходимости.

Разработанные шаблоны технических требований позволяют однозначно описать требуемый к закупке товар, что уменьшает влияние человеческого фактора и сокращает время при описании требуемого товара.

Технические характеристики товаров, созданные на основе шаблонов, позволяют унифицировать товары, что снижает человеческий фактор и сокращает время на организацию закупочных процедур.

Разработанное ПО «СОТТ» позволяет однозначно идентифицировать заказываемые товары в формате, удобном для заказчиков и поставщиков. В базе данных ПО «СОТТ» хранятся шаблоны технических требований для товаров, созданных в соответствии с требованиями ГОСТ и других нормативных документов. В базе данных ПО «СОТТ» хранятся технические характеристики, которые используются при закупочных процедурах и связаны с номенклатурными позициями в КИС предприятия.

Основные функции ПО «СОТТ»:

– Создание, редактирование и удаление шаблонов технических требований к товарам.

– Создание и редактирование наборов технических характеристик товаров.

– Просмотр (копирование) технических характеристик товаров (рис. 4).

54-56-4

Вся информация, вводимая в ПО «СОТТ», хранится в базе данных, которая имеет возможность резервного копирования и восстановления. ПО «СОТТ» не требует установки на компьютеры пользователей. Для работы достаточно разместить программные файлы в сетевой папке. Реализована различная степень доступа к информации и функционалу ПО «СОТТ» в зависимости от роли пользователя (используются четыре роли пользователя).

Внедренное решение консультантами «А ДАН ДЗО» позволило добиться: сокращения потерь времени на описание товаров для закупки в 100% случаев; сокращения времени до нормативного при подготовке процедур закупки в 95% случаев; закупленные товары в 100% случаев полностью соответствуют заказанным и не нуждаются в дополнительных разбирательствах на соответствие требованиям (в случаях соответствия качества товара).

Разработанное решение может быть адаптировано для предприятия любой отрасли, которое испытывает описанные выше трудности в закупочной кампании в течение одного-двух месяцев в зависимости от числа пользователей. Б