Стратегия защиты
«БОСС» в помощь | Безопасность бизнеса
Текст | Светлана Захарова, эксперт-практик в финансово-правовой безопасности, бизнес-советник, спикер. Генеральный директор консалтинговой группы компаний «Стратегия бизнеса»
Мало организовать бизнес так, чтобы он эффективно работал и приносил стабильную прибыль, необходимо также задуматься о его безопасности. От кого и чего нужно защищать бизнес и его активы? На какие экономические, организационные и правовые аспекты стоит обратить внимание в первую очередь?
Риски и угрозы
Чаще всего собственники и топ-руководители компаний малого и среднего бизнеса недооценивают важность обеспечения экономической безопасности. В большинстве компаний не сформированы собственные службы по экономической безопасности, в штате отсутствуют юрист, налоговый консультант, аудитор и другие специалисты, которые могут внести вклад в решение данного вопроса.
Нередка ситуация, когда собственник уверен в том, что все хорошо и его бизнес процветает, он регулярно получает прибыль и дивиденды, покупает недвижимость для бизнеса, квартиры, коттеджи, но не занимается стратегией защиты бизнеса и активов, совершенно не беспокоясь о том, что его бизнес находится в зоне риска. Цена подобной неосмотрительности в случае нежелательного развития событий может оказаться очень высокой.
Существуют различные риски для бизнеса. Они могут быть связаны как с внешними угрозами, так и с внутренними. Любые из них могут полностью дестабилизировать работу компании, заблокировать множество ежедневных операционных задач, поэтому вопросу защиты бизнеса и активов важно уделять особое внимание.
Внешние угрозы бизнесу могут вызвать проверки государственных органов и доначисление крупных сумм налогов и штрафов; действия недобросовестных конкурентов; шпионаж; информационный слив базы данных; мошеннические действия по захвату имущества; взыскания денежных средств с расчетных счетов по исполнительным листам, про которые ранее не было известно; взыскание спорной суммы долга и неустойки или подача заявления на банкротство.
Внутренние угрозы возникают из-за действий сотрудников, которые противоречат коммерческой цели бизнеса и нарушают его концепцию. Например, незаконное использование информации, относящейся к коммерческой тайне, продажа базы данных поставщиков и клиентов, отгрузка товара недобросовестным покупателям, хищение имущества компании, массовые трудовые споры и другое. Также внутренние угрозы влекут споры с бизнес-партнерами и раздел имущества, развод собственника, возникновение других претензий со стороны членов его семьи, решение вопросов по наследству.
Как мы видим, в бизнесе могут возникнуть совершенно разные незапланированные ситуации. Урегулирование проблемы иногда требует длительного времени, судебные разбирательства длятся годами. Но, чтобы ни происходило, очень важно сохранить активы и эффективность всех бизнес-процессов, чтобы компания продолжала работать в своем обычном формате.
Пять советов собственнику
Необходимо отметить, что формирование стратегии защиты бизнеса включает в себя множество задач. Защита активов компании – это всегда комплекс мер, направленных на формирование безопасных условий для собственника и его бизнеса.
Ниже я приведу пять актуальных советов, которым собственник можно последовать уже сегодня.
Совет 1. Для начала рекомендую провести аудит договоров, проанализировать насколько все ваши договоры с поставщиками и покупателями являются инструментом вашей защиты. Очень часто в бизнесе встречаются ситуации, когда договор был подписан директором, но проверили его только по ключевым условиям, или же вовсе прочитали только по диагонали и никто не удосужился досконально изучить все его 30 листов, напечатанных мелким шрифтом. Как правило, так происходит, когда в штате компании нет опытного юриста. В этом случае все спорные вопросы остаются до поры до времени неизвестными и однажды могут стать неприятным сюрпризом для собственника. Напомню, что в договоре важно каждое слово, каждый нюанс имеет огромное значение. Недопустимо составлять и подписывать договор, применяя формальный подход. Споры могут возникнуть даже с самыми надежными партнерами, и тогда глава компании хватается за голову и сожалеет, что не изучил со всей серьезностью договор до его подписания.
Совет 2. Очень важно уделить особое внимание доверенностям, выданным на имя сотрудников, оценить объем полномочий, которым наделены эти сотрудники, проанализировать их реальный функционал и актуальность такой доверенности в настоящее время. Часто образец доверенности скачивается из сети интернет на максимальный объем полномочий и выдается в таком виде всем сотрудникам по принципу «лучше больше, чем меньше». В итоге любой сотрудник компании получает лично от директора карт-бланш. Выдаваемая доверенность должна содержать полномочия только для тех действий, которые именно этот сотрудник будет производить. Ничего лишнего не должно быть указано. Также важно оценить необходимость оформления доверенности с правом передоверия. Понять, насколько это нужно вашей компании в текущих условиях.
Совет 3. Следует тщательно анализировать трудовые отношения, кадровое производство, положения об оплате труда, должностные инструкции сотрудников, договор о полной и частичной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне. Если компанией управляет наемный руководитель, то, возможно, вам стоит пересмотреть положения устава, ограничить объем его прав и привести документ в соответствие с реальным функционалом наемного менеджера. Ведь очень часто никто не обращает внимание на устав, который был утвержден еще при создании общества. Придерживайтесь правила, что все вышеперечисленные документы должны вас защищать и каждое слово в них на вес золота.
Совет 4. Имеет смысл провести налоговый аудит, выявить слабые места, оценить риски по доначислению налогов и сборов. Выбирая внешнего эксперта, помните, что заключать договор нужно с проверенными аудиторами, которые специализируются на проведении именно налоговых аудитов, так как именно эта форма экспертизы является аналогом выездной налоговой проверки. Таким образом вы заранее узнаете все риски и возможные суммы налогов и сборов, которые могут быть вам доначислены при реальном налоговом контроле. Становится понятно, насколько грамотно ваш главный бухгалтер ведет учет. По результатам проверки, вы можете совместно с аудитором составить дальнейший план действий по исправлению обнаруженных ошибок.
Совет 5. Следует дополнительно пересмотреть какие виды доступов (право подписи, право просмотра) оформлены к вашим расчетным счетам в банках. Далее – исправить заверенные карточки подписей. Привести в четкое соответствие количество подписей в карточке. Также желательно ограничить виды доступа в интернет-банке согласно функционалу сотрудников. И помним: ЭЦП, выпущенная на ваше имя, не может быть передана другому лицу.
Конечно, приведенный список советов не является исчерпывающим. В каждом конкретном случае для каждой конкретной компании разрабатывается индивидуальный комплекс мер, направленных на формирование стратегии защиты безопасности активов и бизнеса в целом.
Если выбрать верную стратегию защиты бизнеса и грамотно реализовать все ее положения, то бизнес и его активы окажутся недоступны для угроз недоброжелателей, риски будут минимизированы, а процессы – контролируемыми. Что же касается собственника, то он получит возможность направить весь свой потенциал и ресурс на развитие и масштабирование бизнеса и покорение новых высот.
