Деловое общение по-американски

«БОСС» в помощь | Межкультурные коммуникации
Текст | Мария ГУРЬЕВА, основательница компании Study America, эксперт по поступлению в вузы США
Фото | pixabay.com

Каких правил бизнес-этикета стоит придерживаться, если вы решили вести дела в США.

Правила деловой переписки

Здесь нужно соблюдать абсолютно все. В США к этому относятся очень щепетильно: необходимо использовать все вежливые фразы, а в начале письма обязательно обратиться к адресату по имени с приставкой «дорогой/уважаемый». При этом учитывайте статус человека. Если это мужчина, уточните, кто он — «мистер/доктор/профессор». К женщинам принято обращаться «мисс/миссис», но, если вы не знаете ее семейное положение, используйте безопасное Ms.

Когда вы получаете письмо и отвечаете на него, взгляните на подпись человека. Впредь используйте ту форму имени, которую он там указал, это ваша подсказка. Например, Уильям мог подписаться как «Билл», это значит, что он разрешил вам обращаться к нему так же. Если использовано официальное «Джон Смит», то и вы тоже пока не переходите на неформальное общение.

Как договориться о встрече? Обязательно используйте все вежливые конструкции и предоставьте собеседнику несколько вариантов, из которых он сможет выбрать наиболее комфортный. Максимально проявите участие: поинтересуйтесь готовностью человека к встрече, его занятостью, предпочтениями по месту или времени. Не забудьте указать, что вы с нетерпением ждете ответа, и подписаться.

Как вести себя на деловой встрече

Первое, что вам нужно запомнить, — улыбка.

В Америке она должна быть с вами везде, особенно на деловой встрече. Не стоит поддерживать стереотип об угрюмых русских! Продемонстрируйте собеседнику, что вы рады его видеть: живая мимика и широкая улыбка точно сыграют в вашу пользу и произведут хорошее впечатление.

Американцы положительно относятся к рукопожатиям, поэтому не стесняйтесь приветствовать их таким образом. Еще, казалось бы, очевидное, но важное правило: если вы сидите на момент прихода спутников, обязательно сначала встаньте, чтобы поздороваться, и только потом приглашайте собеседников присесть.

Чаще всего на любой встрече вы услышите формальные: «Как добрались? Все ли в порядке?» Эти вопросы и, конечно же, «How are you?» не подразумевают развернутого ответа и не несут за собой цели узнать, как на самом деле у вас дела. Это дежурные фразы, которые предполагают лишь ответ: «Я в порядке, а как вы?» Даже если по дороге вам нахамил таксист, вы пролили кофе на рубашку и промочили ботинки, не стоит жаловаться собеседнику и портить ему настроение. Формальные вопросы помогут установить первый контакт с собеседником и создадут дружелюбную атмосферу.

Внешний вид

Он напрямую зависит от формата встречи. Иногда это может быть дресс-код, который заранее прописан. Если ничего не оговорили в приглашении — выбирайте деловой стиль или бизнес-casual в зависимости от того, куда вы идете. Вообще американцы не сильно сосредоточены на внешнем виде, если только вас не попросили одеться соответствующим образом. В любом случае позаботьтесь о том, чтобы выглядеть опрятно: хорошая прическа и чистая отглаженная одежда, ничего вульгарного. Иногда используется необычный прием, когда, например, на серьезную встречу юрист может прийти в каком-то ярком наряде и тем самым сбить оппонента с толку. Но это весьма рискованный номер, и вряд ли он вам пригодится на стандартных переговорах с деловыми партнерами.

Спланируйте ваш образ исходя из того, где и с кем вы собираетесь встретиться, какое впечатление хотите произвести, какой стиль общения предпочитаете, хотите ли вы подстроиться под собеседника или противопоставляете себя ему. Все эти факторы подскажут вам, какие цвета и какую одежду лучше выбрать.

Если вы сильно нервничаете и некомфортно чувствуете себя в строгом дресс-коде, то даже в этом случае можно заставить образ работать на вас. Один мой знакомый поделился лайфхаком. Он всегда скованно держится в деловом костюме с галстуком — до такой степени, что это влияет на качество переговоров и мешает ему сосредоточиться. Поэтому он просто надевает в этот день часы с ярко-красным ремешком. Одна «хулиганская» деталь не нарушает официальный внешний вид, но помогает отвлечься и расслабиться, добавляет свободы и экспрессии.

Тайминг встречи

Знаменитая фраза «Время — деньги» принадлежит американцу Бенджамину Франклину. Это настоящая мантра для жителей Штатов. Они очень ценят пунктуальность! Опоздание считается дурным тоном, поэтому все всегда стараются приходить заранее. Это даже отражено в американской системе правосудия: опоздавшую сторону судья и присяжные будут презирать и не воспримут всерьез, настолько важны время и первое впечатление. Помните, как в фильме «Стажер» главную героиню Джулс Остин чуть не отстранили от руководства основанной ею же компании, потому что совет инвесторов был обеспокоен ее постоянными опозданиями? Возможно, это и художественное преувеличение, но оно близко к реальности.

Учитывая такое трепетное отношение к своему и чужому времени, у американцев не принято затягивать деловые встречи. Их проводят обстоятельно, но четко следуют регламенту и не поощряют отхождение от темы и пустые разговоры. Если по каким-то причинам вы все же опаздываете, обязательно предупредите об этом. Лучше всего сделать это, отправив емейл: американцы в меньшей степени пользуются мессенджерами, а вот электронную почту проверяют 24/7. Опять же не забудьте про вежливые конструкции и добавьте объективные причины или уважительное оправдание.

А вот если вы вовремя не пришли на назначенное собеседование, это уже половина провала — придется сделать нечто нереальное, чтобы загладить свою оплошность. Конечно, исключения бывают. Я, например, однажды приехала на одно важное собеседование с задержкой в 3 часа. В то время я жила в Нью-Йорке, а встреча была назначена в пригороде. Добираться предстояло с пересадками: метро, автобус, пригородный поезд. Это было очень сложно! У меня все шло не по плану: информация в интернете не соответствовала действительности, расписание транспорта было жутко неудобным. Я ехала пять часов, но постоянно звонила, объясняла, рассказывала, где я нахожусь, писала письма. Мне отвечали: «Не волнуйтесь, все в порядке. Когда доедете, мы проведем собеседование». В итоге мне предложили не только работу, но еще и спонсорство при получении грин-карты. Это было очень странно! И лишний раз доказало, что американцы будут вежливыми и пойдут навстречу, если вы не перестаете соблюдать правила этикета, даже если все пошло не так.

Идеальное место для деловой встречи

Если это не офис компании, то заведения общепита. Это самые популярные места для проведения переговоров, интервью и организации прочих деловых контактов. Причем, если встреча серьезная, она предполагает бизнес-ланч или ужин в ресторане. Если же это менее формальное и легкое мероприятие, на котором вам нужно просто познакомиться и поболтать на нейтральной территории, то почти всегда будет выбрано кафе или кофейня.

Кстати, кофеен в США предостаточно: в мегаполисах они представлены буквально на каждом шагу, многие из них очень красивые, атмосферные, приятные и тихие. У американцев зачастую есть свои любимые кофейни, и они с удовольствием приглашают деловых партнеров именно туда.

Отношение к договоренностям

Об американцах сложился стереотип под названием «ударили по рукам». То есть если при обсуждении деловых вопросов стороны пришли к соглашению и пожали руки, то отказаться потом от него нельзя — дело чести. Договоренности в Штатах — это действительно важно, и они чаще всего не рушатся.

Тем не менее американцы могут быть довольно лицемерны. Случается такое, что вроде бы вы обо всем с ними условились, а на деле они решают иначе. Я столкнулась с таким явлением в школьные годы, когда у меня был американский репетитор. Я пришла на урок, который должен был длиться час. А к концу занятия обнаружила, что прошло уже два часа. Я честно призналась, что рассчитывала на урок в 60 минут, что взятых с собой денег мне хватает лишь на оплату этого времени. Предложила, что в следующий раз я заплачу за 3 часа репетиторства. Репетитор ответила: «Конечно, все в порядке, приноси на следующее занятие, я все понимаю». Я ушла довольная и уверенная, что ничего страшного не произошло. Но после этого репетитор исчезла. Я писала ей, присылала домашнее задание, предлагала дату следующей встречи, а она игнорировала. После череды писем и безответных звонков мы наконец-то поговорили, и она обиженным голосом сообщила мне, что я ее ужасно подвела и оскорбила, что эта работа — ее хлеб, а заплатили ей всего за час, что это неуважение и т. п. Я недоумевала, ведь мы обо всем договорились, и я не собиралась ее обманывать, однако она отказалась со мной заниматься. И более того — на мое предложение привезти ей деньги она ответила согласием, но в назначенный срок не явилась на встречу и никак меня об этом не предупредила.

Показательно в этой истории не только то, что из всех правил случаются исключения. Важно, что в момент, когда я сообщила о неприятности с нехваткой денег, репетитор мне сказала: «Все в порядке, ничего страшного», а истинную свою реакцию скрыла, затаив обиду. Так что, по моим ощущениям, у американцев есть склонность к лицемерию и «маске вежливости». Они ценят договоренности, но, как и любые люди, могут затем передумать.

Так что не поддавайтесь соблазну выводить поведенческую аксиому на основе принадлежности человека к определенной нации. Да, общие поверхностные черты у представителей одного народа, граждан одной страны, конечно, прослеживаются. Однако все люди разные, и каждый человек может повести себя непредсказуемо.

Итог встречи

В Америке очень важен письменный этикет после встречи. Если у вас прошли переговоры, беседа, интервью, собеседование или любой другой контакт с человеком, вы просто обязаны в течение суток написать ему благодарственное письмо. В нем стоит рассказать, что вам понравилось, перечислить какие-то инсайты или выводы, к которым вы пришли, написать, как вы признательны за уделенное время, и выразить надежду на продолжение общения. В этом же письме можно дополнить что-то, что вы забыли рассказать на встрече, задать вопрос или провести черту под вашими договоренностями.

Подобные сообщения чрезвычайно важны. Честно признаться, мне они не всегда даются легко. Сейчас я сотрудничаю с американцами и иногда нанимаю их на работу. Могу провести, к примеру, восемь интервью за день, а потом от каждого кандидата получаю эти thank you letters. На прочтение и ответы уходит приличное количество времени, и его бывает жалко, особенно если делать это приходится в период высокой занятости.

И все же написать/прочитать/ответить нужно обязательно, независимо от вашего статуса или положения, серьезности или неформальности общения. Это неотъемлемая часть делового американского этикета.Б