Проверять и закупать

«БОСС» в помощь | Бизнес-процессы
Текст | Александр ЦАРЯПКИН, руководитель проекта www.net-otkat.ru

Не многие директора сегодня уделяют должное внимание закупочной деятельности. А зря. На закупках можно очень хорошо сэкономить. А чтобы это произошло для компании безболезненно, важно организовать независимый контроль закупочной деятельности.

В условиях сокращения спроса на многих рынках перед руководителями стоит задача сохранения прибыльности. Компания должна продолжать работать «в плюс» даже при падающих продажах. Чаще всего генеральный директор тратит бóльшую часть времени на работу с продажами. При этом экономия на закупках может снизить затраты настолько, что цели «по прибыли» будут достигнуты.

Почему же так мало времени уделяется закупкам? В основном потому, что в годы экономического роста на оптимизацию снабжения просто не оставалось времени — прибыль зависела не от этого.

Изучение опыта многих российских компаний показывает: снизить затраты можно на 5–10%, а во многих отделах — даже до 40%!

Ключевые составляющие повышения эффективности любого процесса:

– организация деятельности;

– подбор и мотивация персонала;

– контроль.

Если не работать хотя бы над одним из этих пунктов, результата не достичь!

В закупках, как правило, организация отдела и способы подбора персонала очень сильно отличаются в разных отраслях. Однако система контроля закупок чаще всего универсальна и одинаково подходит всем — от строительных компаний и заводов до торговых сетей.

Чтобы снизить цены закупки, достаточно контролировать всего три задачи:

– постоянный поиск новых поставщиков;

– получение более низких цен от действующих поставщиков за счет «торга» и выбивания скидок;

– подбор товаров-заменителей, которые дают возможность решить проблему без потери качества.

Не останавливайтесь!

Поиск новых поставщиков должен проводиться постоянно по нескольким причинам.

Во-первых, не секрет, что в случае, когда клиент постоянно делает закупки у одного и того же поставщика, тот постепенно теряет мотивацию на предоставление дополнительных преференций и скидок. «Лекарство» от этого — регулярный мониторинг рынка на предмет появления новых поставщиков.

Во-вторых, часто в условиях кризиса многие поставщики «сливают» некоторые товары, чтобы освободить склад, получить дополнительный приток денег и т.д. Если вовремя «выкупать» такие предложения, можно неплохо сэкономить!

Вывод: надо постоянно мониторить рынок.

Проверяйте и торгуйтесь!

Нет ничего хуже, чем всегда покупать у одного и того же поставщика, не торгуясь и не обсуждая условия.

Хотите узнать, сколько денег вы переплачиваете своим нынешним поставщикам? Просто попробуйте выйти на своего поставщика «со стороны» под видом нового клиента, желающего сделать закупку крупной партии. После такого «упражнения» 90% руководителей узнают, что они уже несколько лет делают закупки дороже своих конкурентов!

Вывод: если вам кажется, что ваши конкуренты демпингуют, попробуйте для начала проверить свои цены закупки!

Ищите товары-заменители!

Многие производители постоянно внедряют новые технологии производства. Также на рынок выходят новые разработки от компаний, ранее не присутствовавших на рынке. В таком случае часто находятся альтернативные решения, позволяющие существенно снизить затраты на закупку.

Простой пример: в строительстве постоянно появляются новые материалы и технологии, которые делают его дешевле. Новые модели техники позволяют делать ту же работу быстрее — это тоже снижает затраты.

Почему ваши сотрудники не интересуются новинками:

– «Привычка» — сотрудники отдела закупок считают, что ассортимент «устоялся» и ничего менять не надо. Да и просто лень.

– Отсутствие планирования закупок. Товар покупается срочно, когда нет времени на подбор и анализ предложений.

– Коррупционные схемы. Многие поставщики «привязывают» к себе закупщиков бонусами, подарками и мотивационными схемами. В некоторых отраслях доля таких закупок достигает 70–80%.

Вывод: если не следить за появлением новинок, можно пропустить возможности значительно снизить расходы.

Типовые способы организации контроля закупок

Изучая способы решения задачи, мы выявили основные подходы к снижению затрат на закупки:

– проведение тендеров на закупку;

– предварительная проверка и «сертификация» поставщиков;

– автоматизация мониторинга цен прайс-листов поставщиков;

– проведение периодических «контрольных» закупок.

Однако часто эти меры не дают ожидаемого эффекта. Почему?

Во-первых, потому что тендер — не гарантия низкой цены закупки. Это давно показал опыт организации госзакупок. Данный инструмент не работает на малых объемах закупок — выгодные поставщики не принимают участия. Он отсекает целый ряд выгодных поставщиков, не имеющих желания готовить тендерную документацию. Тендер не решает проблем с коррупцией (тендерная документация готовится заранее под конкретного поставщика, другие могут быть сняты по формальным причинам и т.д.). Тендер не подходит для срочных незапланированных потребностей.

Закупка у постоянных «проверенных» поставщиков не стимулирует этих поставщиков снижать цены (скорее наоборот — им интересно понемногу поднимать цены для постоянного клиента, который и так покупает).

Предлагаемая некоторыми компаниями автоматизированная аналитика рынка (сбор информации из прайс-листов разных поставщиков и автоматическая рекомендация наилучшей цены) гораздо менее эффективна, чем переговоры «в ручном режиме», которые позволяют получать дополнительные скидки от прайс-листа до 30%.

Вывод: нужен независимый контроль.

Подводные камни в организации контроля закупок

Наша компания специализируется на независимом контроле и организации закупочной деятельности и выделяет следующие основные проблемы:

– независимость проверки;

– высокие затраты на проверку;

– низкий уровень профессионализма проверяющих.

Независимость проверки необходима по нескольким причинам:

– излишний явный контроль раздражает сотрудников снабжения. Лучше делать это аккуратно — так, чтобы они об этом не знали;

– если поручить проверку закупок сотрудникам других подразделений (например отдела продаж), то вместо объективной проверки вы получите внутренние интриги;

– запросы поставщикам надо делать как бы «со стороны» — под видом нового клиента. Иначе объективной картина не станет.

Затраты на проверку могут быть высокими, если организовывать постоянный штат сотрудников, отвечающих за контроль.

Во-первых, эта работа проводится периодически, не требует загрузки на «полный рабочий день». Во-вторых, как правило, один сотрудник не в состоянии успешно проводить проверку совершенно разных товарных групп (сегодня — канцелярия, завтра — строительный инструмент). В-третьих, нет гарантий того, что через полгода не потребуется проверять самого «проверяющего».

И не забудьте: уровень профессионализма проверяющих должен быть высоким. Им необходимо понимать рынок (основные товарные категории, поставщики, тенденции движения цен). Также надо уметь вести переговоры. Кроме того, важно уметь подбирать аналоги без потери качества, то есть обладать экспертизой в товарах.

Именно поэтому персонал без опыта закупочной деятельности (секретарь, служба безопасности и т.д.) не имеет опыта для грамотного ведения переговоров и не получает требуемого результата.

Четыре метода организации независимого контроля

Для организации независимого контроля можно использовать несколько проверенных методов, позволяющих исключить недостатки и добиться экономии:

– Найти консультантов «с рынка». К примеру, для того чтобы узнать наиболее низкую цену на канцтовары для офиса, найдите знакомого, работающего в крупных дистрибуторских компаниях канцелярии.

– Следить за тенденциями розничных цен (скажем, через Яндекс.Маркет). Если розничные цены падают, а ваши закупочные растут, это плохой знак. – Объединить закупки с крупными покупателями, которые не являются вашими конкурентами. В закупках канцтоваров, например, выгодно иметь в качестве партнера компании с большим штатом офисных сотрудников.

– Использование услуг профессиональной компании по оптимизации закупочной деятельности, обладающей опытом качественной проверки и контроля цен.

На что смотреть

В каких товарных категориях можно добиться наиболее существенной экономии? Достаточно задать себе три вопроса.

Ключевой ли это товар для вас? Если нет, то наверняка никто не проверяет цену его закупки. Пример: знаете ли вы стоимость бумаги для принтеров?

Много ли поставщиков на этом рынке? Чем больше поставщиков, тем больше у вас возможностей для торга и выбивания скидок.

Закупки в вашей компании делают не «коммерсанты», а «технари»? К примеру, кто у вас закупает компьютерную технику?

Если в ответах на эти вопросы больше двух положительных ответов, почти гарантированно можно снизить закупочные цены на 20–40%!

Почему? Все очень просто!

Пример: начальнику склада, чтобы избежать претензий руководства, гораздо важнее организовать его бесперебойную работу, чем получить дополнительную скидку на стрейч-пленку или паллеты. Секретаря оштрафуют за то, что в офисе не хватает необходимой канцелярии, а не за тот факт, что эта канцелярия была закуплена втридорога.

Любой профессиональный закупщик сможет «выбить» цену гораздо ниже!

И, наконец, еще один вопрос: уделяете ли вы внимание мелким статьям расходов?

Чаще всего гендиректор редко обращает внимание на закупки «малоценки» (канцелярия для офиса, расходные материалы для склада и т.д.) и на разовые закупки (мебель для нового офиса, обновление парка компьютеров и т.д.).

Простой контроль дает возможность снизить закупочные цены на такие поставки до трех раз!

Небольшие закупки — большие деньги!

Надо ли тратить время на такие мелочи?

В борьбе за снижение затрат гендиректор обычно раз за разом «утюжит» самые крупные статьи затрат, выжимая сотые и десятые доли процента. Руководители транспортных компаний наизусть знают цену на топливо, но при этом не обращают внимания на закупки запасных частей и расходных материалов. В итоге главный механик все закупает «где придется» — зачастую в два раза дороже рынка! Пусть затраты на запчасти составляют не более 4% — тогда снижение их в два раза принесет компании экономию в 2%!

А если разобрать не одну, а две или три таких статьи расходов?

Если это сделать постоянной работой, то будет решена главная проблема большинства российских компаний, когда крупные статьи затрат «выжаты до предела», а в небольших — полный хаос и растраты.

Основные советы гендиректору, позволяющие найти новые источники прибыли:

– Контролируйте мелкие закупки — там можно снизить затраты в разы!

– Сделайте контроль закупок независимым.

– Алгоритма, позволяющего сделать закупки выгодными автоматически, нет! Тендеры, мониторинг и «авторизация» поставщиков не заменят правильного «торга» в ручном режиме.

– Чтобы не нанимать профессионалов на закупки по каждой мелочи, найдите партнера, который сможет обеспечить независимый контроль при низких затратах на проверки!