Автоматизация: плюсы и риски
Рубрика | Консультация
Текст | Зуфар ХАКИМОВ, генеральный директор IT-компании Sintegro
Что может дать автоматизация предприятия и какие сложности возникают при ее внедрении.
Автоматизация — один из важнейших элементов успешного функционирования предприятий. Однако нужно понимать, что этот процесс (наравне с процессом внедрения) имеет как ряд очевидных плюсов, так и потенциальные опасности.
К опасностям в первую очередь относится нечеткая позиция самих компаний-клиентов по вопросам того, что непосредственно нужно автоматизировать. Процесс внедрения требует абсолютного контроля со стороны компании-интегратора и хотя бы понимания клиента, как он хочет использовать программный продукт. Самая обычная ситуация, когда такой продукт есть, более того, он функционирует, а вот как подойти к нему, как использовать, компания не знает. Потому что нет опорных точек — базовых знаний — и, что намного важнее, нет представления о том, как эту систему эффективно применять.
Нужно сказать, что это главная проблема, для решения которой Sintegro проводит всестороннее проектное обследование бизнес-процессов компании. Происходит это для того, чтобы определить спектр наиболее релевантных и эффективных возможностей с учетом существующих бизнес-процессов на предприятии и предоставить их клиенту. Затем эти варианты становятся этапами-задачами, или, проще говоря, ТЗ, составленным вместе с графиком работ, который надо неукоснительно соблюдать при внедрении системы.
Сложности с отсутствием базовых знаний о системе дают о себе знать и при следующей фазе работ. Клиент, даже если просто судить по опыту нашей компании, далеко не всегда в курсе главных трудностей, с которыми сталкиваются интеграторы, не в курсе, как сложно подобрать и настроить программу, в основе которой лежит построение бизнес-процессов. Исполнители сталкиваются в этой фазе с желанием клиента ускорить работы: компании хотят мгновенного результата, далеко не всегда понимая, что допущенная на начальной стадии ошибка может привести к перегрузке и дальнейшему неправильному функционированию, скажем, всей бухгалтерской отчетности и потере огромного количества времени.
Между тем уже упомянутая связь автоматизации и бизнес-процессов — один из главных плюсов, которые дает оптимизированное производство. К безусловным плюсам автоматизации относится также то, что при работе с профессиональным интегратором можно в любой момент провести консалтинг и выявить какие-либо ошибки.
Другим плюсом является повышение скорости всех работ. Когда-то обработка материалов могла доходить до нескольких минут, что, честно говоря, немыслимо много при современных темпах. Клиент должен был искать материалы в базе, зачастую запутанной и перегруженной. Новые реалии задают новые стандарты. Один из них — юзабилити. При налаженной системе выполнение операций занимает пару секунд.
Существуют и дополнительные риски, связанные с автоматизацией. К примеру, проблема доверия. Для полноценной и качественной автоматизации клиент должен доверять компании-интегратору, что, как показывает практика, случается далеко не всегда. Однако, исходя из опыта Sintegro, компенсируется все это тем, что автоматизация дает не только обновленную и исправно функционирующую бухгалтерию, но и устойчивый рост заказов, то есть смысл существования любого предприятия. Увеличивается сохранность баз данных, уменьшается отток клиентов, сами базы данных не путаются, информация в них не мигрирует.
Исключается также двойной ввод информации, а набор данных после автоматизации требуется вводить только один раз. В качестве примера можно привести ситуацию, когда один из сотрудников вводит какие-то данные в систему, а она после этого попадает во все подразделения компании, использующие эти сведения. Ввел менеджер сообщение о продаже товара — и эта информация отразилась у бухгалтера, аналитика, финансового директора, маркетолога и директора. Вводить ее второй раз не требуется никому из этих лиц — таким образом, оперативное и достоверное получение информации о текущем состоянии бизнеса ложится в основу налаженного внутреннего распорядка компании.
Помимо этого сокращается время обработки и анализа информации, о чем мы уже упоминали. Повторяющиеся алгоритмы расчета закладываются в сам модуль программы, в результате чего сложный отчет можно сформулировать буквально за пару секунд. Это может быть как электронная информация, так и печатный документ, предусмотренный программой. Иными словами, сокращается время формирования и поиска первичных документов.
Еще одно важнейшее преимущество, которое дает автоматизация, — наличие достоверной информационной модели предприятия, позволяющей оперативно выявлять проблемы организации учета и принимать меры к их устранению. Здесь все просто, как в обычной информационной модели: представьте, что перед вами есть единицы и нули, расположенные в каком-либо порядке. Изменение этого порядка говорит о сбое. Но вы видите, какой нуль стал единицей, а какая единица — нулем, и можете вовремя исправить все ошибки.
И, наконец, долговременность и защита данных. Это еще один плюс. Единожды введенная в программу информация остается в ней ровно столько, сколько нужно организации. Пользователь, у которого есть доступ к ней, сам решает, когда ее удалить. Без его действий с ней ничего не случится, а те, кто не должен видеть эту информацию и редактировать ее, не смогут этого сделать. Эта особенность подчеркивает, на наш взгляд, главное отличие автоматизации — она позволяет сэкономить время и наладить бизнес-процессы внутри компании.