Вечный покой, несущий золотые яйца

Текст | Ирина СКЛЯРОВА

Архивное хранение документов стало выгодным бизнесом.

На любом предприятии со временем накапливается большое количество документов. Приходится искать эффективные и недорогие методы работы с документацией. Если в офисе не хватает места, разумнее всего передать хранение архивных документов на аутсорсинг.

В последнее время рынок архивного хранения документов на взлете. Архивный рынок воспрянул после реформы: в 2004 году был принят новый Закон «Об архивном деле в РФ», существенно поменявший систему взаимоотношения компаний с архивами. Закон четко прописал сроки хранения архивов, права и обязанности всех участвующих в процессе архивного хранения сторон. Ранее действовавшее законодательство практически не регламентировало хранение кадровых документов, в частности трудовых книжек и кадровых дел.

Новые правила создали пласт совершенно новой документации, подлежащей обязательному хранению, поэтому проблемы с архивизацией документов встают сегодня практически перед каждой компанией, независимо от ее величины. Рынок архивного хранения относительно свободен: конкуренция там невелика, и для новых игроков пока место есть.

Бумагоделание

 

По данным исследования рынка, проведенного ВНИИ документоведения и архивного дела, юридические лица по всей стране ежегодно создают порядка 500 млрд листов документов. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, относятся к Архивному фонду Российской Федерации. Документы, имеющие значимость только для их собственника, имеют сроки хранения три года, пять лет, десять лет и 75 лет. Бухгалтерский отчет хранится пять лет, налоговая документация — десять лет.

Чтобы не увязнуть в кипах документации, приходится выбирать между двумя вариантами хранения: создавать собственное архивохранилище или отдавать архив на аутсорсинг.

Второй путь предпочтителен хотя бы в силу того, что аутсорсинговая архивная компания предоставляет услуги не только на само по себе хранение кадровых документов, но и обеспечивает решение сопутствующих проблем.

Рынок архивистов поделен сегодня между специализированными фирмами и хозрасчетными подразделениями госархивов. Среди множества услуг, предлагаемых архивистами, можно выделить пять основных. Это сбор документации у клиента, профессиональная обработка документации, хранение документов, доставка документации из хранилища, конфиденциальное уничтожение документов.

В пользу передачи текущих архивов специализированной организации приводится и тот аргумент, что хранение документов в собственном офисе небезопасно в плане возможности рейдерских захватов. Вопросам секретности и конфиденциальности в специализированных фирмах уделяется особое внимание: стандартным требованием к архивным компаниям является наличие хранилища.

Все документы в хранилище должны быть визуально обезличены: постороннему не должно быть понятно, на каком стеллаже, в какой коробке хранятся документы конкретной компании. Принадлежность документации должна определяться только при авторизованном запросе информационной системы.

На рынке много примеров, когда под архивохранение были перепрофилированы складские помещения бизнес-класса. И это стало удачно найденной нишей для владельцев таких помещений. При условии, что в здании соблюдается температурный и влажностный режим, складские помещения, как правило, имеют 12-метровую высоту потолков.

Именно поэтому хранение единицы документов на архивном складе обходится в несколько раз дешевле хранения в любом офисе, если исходить из стоимости цены единицы площади. Здесь есть серьезный резерв для экономии: значительно выгоднее переместить бумаги в специализированное хранилище, чем выделять половину представительского офиса под «бумажные потребности».

Архивные фирмы предоставляют также такие дополнительные услуги, как доставка документации, подбор, сканирование и отправка находящихся на хранении документов по электронной почте. Клиенты могут поработать с документами на территории архивохранилища в специально отведенных помещениях.

Отдельным сегментом на рынке архивных услуг выступают муниципальные и ведомственные архивные подразделения, оказывающие платные услуги. Безусловным плюсом в работе с такими специалистами является то, что их работа ведется по жестким правилам, выработанным десятилетиями.

Такие подразделения могут оказывать самый широкий спектр услуг не только по хранению, но и по систематизации архивов. Если стоимость хранения архивов примерно одинакова у всех ведущих операторов и аренда модуля площадью 5 кв. м обойдется в 3800 руб. ежемесячно, то цены на обработку и систематизацию сильно разнятся.

Часть архивных фирм предлагает также услуги по созданию электронного архива. Для большей части операций вполне достаточно цифровой копии документа, а бумага имеет свойство стареть и портиться. Особенно это относиться к такой первичной документации, как чеки, накладные, счета-фактуры, оформляемые зачастую на бумаге низкого качества с использованием малостойких чернил.

Такие документы выцветают менее чем за год, и в бухгалтерском делопроизводстве общепринятым становится ксерокопирование и сканирование подобных документов. Архивные фирмы владеют технологиями, позволяющими сканировать большие массивы информации, что довольно сложно сделать своими силами.

При этом электронное архивирование документации, как правило, не отменяет необходимости держать и бумажный архив, ведь все контролирующие органы по-прежнему почти всегда требуют представления документации на бумажных носителях.

Команда ликвидаторов

 

Особое направление деятельности архивистов и отдельное поле деятельности — работа с документами ликвидированных организаций. В соответствии с требованиями Закона «О банкротстве» после завершения работы ликвидационной комиссии должно проводиться уничтожение документов — это обязанности ликвидационной комиссии.

Большинство известных архивных фирм уже включили уничтожение документов в комплекс своих услуг. Чаще всего применяется уничтожение на шредерах, что представляет собой один из самых надежных способов уничтожения конфиденциальных документов. Погрузо-разгрузочные работы и транспортировку документов архивные фирмы также, как правило, обеспечивают клиентам в комплексе услуг по обработке архивов.

На ликвидируемых предприятиях есть документация, подлежащая долговременному хранению. Так, учредительные документы, годовые бухгалтерские балансы, статистические отчеты, штатные расписания подлежат постоянному хранению. При этом документам по личному составу (приказам о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком, длительных и зарубежных командировках работников) должно уделяться особое внимание. Ведь именно эти данные чаще всего требуются при оформлении пенсий или подтверждении трудового стажа.

В случае ликвидации негосударственной организации в Москве документы по личному составу должны архивироваться и передаваться на хранение в Главархив. И подготовка документов к хранению — большое поле деятельности для специалистов по архивированию.

Чаще всего заказчиками востребованы такие услуги профессиональных архивариусов, как переплет, нумерация, составление внутренних и сдаточных описей, оформление реквизитов обложек. Если в организации, подлежащей ликвидации, номенклатуры дел никогда не велось, специалистов привлекают для проведения экспертизы практической ценности документов, накопленных организацией за все годы ее существования.

Экспертиза ценности документов стоит примерно 25—30 руб. за страницу, научно-техническая обработка дела с выделением дел к уничтожению — от 160 руб., составление описи — от 10 руб. за страницу.