Мы помогаем оптимизировать бюджеты деловых поездок


Олег СЫРОМЯТНИКОВ

О преимуществах корпоративного обслуживания при осуществлении деловых поездок нашему журналу рассказал заместитель генерального директора компании «ИННА ТУР» Олег Сыромятников (olegs@inna.ru, filial@inna-tour.sp.ru).

— Олег Александрович, вы отвечаете в ИННА ТУР за организацию деловых поездок корпоративных клиентов. Как бы вы сформулировали главную задачу этого бизнес-направления?

— Главных задач две: первая — повышение эффективности деловых поездок клиента за счет максимального учета его корпоративных правил в проработке каждого заказа и при неизменно высоком качестве обслуживания; вторая — снижение затрат клиента путем разработки и реализации инструментов сокращения затрат, оптимизации бюджетов на такие поездки.

Увы, на проблему оптимизации бюджетов обращают внимание очень немногие отечественные компании. Есть немало серьезных фирм, не занимающихся финансовой и организационной стороной деловых поездок систематически. Подчас оказывается, что средства на подобные поездки расходуются совершенно бесконтрольно, организованы они нерационально и т. п. В итоге расходы существенно превышают реальные потребности. И мы, помогая решать эти проблемы, выступаем не только как организаторы туров, но и как финансовые, организационные консультанты.

Имея опыт обслуживания международных корпораций, которые уже давно выстроили схему эффективного управления деловыми поездками, мы смогли сформулировать рекомендации нашим клиентам. Прежде всего предлагаем решать проблему в комплексе, начиная от определения принципов и приоритетов политики закупок специализированных туристических услуг, принципов и форм оплаты, правил выполнения поездок, финансовых норм и заканчивая созданием функционального направления внутри компании, отвечающего за организацию деловых поездок распределение обязанностей, должностные инструкции и т. д.

В компании обязательно должен быть выработан документ под названием «Политика деловых поездок». Это свод корпоративных правил, относящихся к деловым поездкам и мероприятиям. В нем необходимо проанализировать весь отрицательный опыт: кто-то слишком много потратил в командировке; кто-то поехал на важные переговоры и выбрал неудачный рейс, в итоге опоздал, и переговоры были сорваны либо прошли неэффективно. В этом документе для всех категорий сотрудников устанавливаются нормы по расходам, а также иные корпоративные правила деловых поездок. Наша компания дает клиентам конкретные рекомендации по его составлению.

— Подобная услуга востребована?

— Да, таким методическим опытом российские компании интересуются все больше и больше. Что свидетельствует: они всерьез начинают заниматься проблемой наведения порядка в управлении деловыми поездками.

— Насколько серьезен эффект от системного подхода к деловым поездкам?

— Оптимизация расходов и сокращение затрат в среднем позволяют сократить потребность в финансовых средствах, выделяемых на деловые поездки, на 15—20%. По нашему опыту, только улучшение администрирования в этой сфере внутри компании клиента уже дает примерно 10%-ную экономию по сравнению с предыдущим периодом, когда администрирование осуществлялось по-старому.

— Каковы методы сокращения расходов в конкретной клиентской организации, которые вы используете?

— Как уже было сказано, возможности для снижения затрат, а я скорее бы говорил об их оптимизации, имеются как у самого клиента, так, безусловно, и у обслуживающей его компании. У клиента — это реализация грамотной политики закупок услуг. У нас — разработка в интересах клиента технологических процессов обслуживания, таких форм взаимодействия с поставщиками услуг (авиакомпании, гостиницы и др.), которые будут отвечать потребностям клиента, его политике деловых поездок. С каждым клиентским заказом, который мы получаем (бронирование гостиницы, заказ авиабилета, какая-то другая услуга), работает специалист, знающий все системы бронирования, умеющий продавать билеты всех авиакомпаний. Этим самым экономится время клиента, создаются максимальные условия для подбора оптимального маршрута полета, иных услуг. Мы никогда не предложим первый попавшийся рейс, на котором есть свободные места.

Например, напрямую в Париж летают только «Аэрофлот» и «Эр Франс». Но возможно, в это время проходит promotion-акция «Люфтганзы», осуществляющей авиаперевозки в Париж через Франкфурт и Мюнхен. Мы просто обязаны указать клиенту на такой вариант. А он уже сам выберет, подходит ли ему рейс с промежуточной посадкой, но зато значительно дешевле, или нет. По каждой заявке мы ищем самые низкие по стоимости предложения, наиболее оптимальные по времени и другим параметрам, и предлагаем их клиенту.

Обслуживание каждого нового клиента начинается с тщательного изучения его корпоративных правил деловых поездок. Для этого наш экаунт-менеджер встречается с представителями клиента, а затем разрабатывает рекомендации отделу обслуживания по работе с данной компанией. Каждая заказанная клиентом услуга учитывается в базе данных, содержание которой является предметом тщательного анализа и поиска инструментов сокращения затрат — например, трехстороннее соглашение между клиентом, нашей фирмой и авиакомпанией. Когда это реально, мы предлагаем максимально объединить деловые поездки на рейсах одной авиакомпании с учетом, разумеется, корпоративных правил клиентской фирмы. Если можно говорить о существенном объеме и он интересен авиакомпании, для клиента разрабатываются специальные тарифные условия. К тому же, что очень важно, эти условия клиент получает напрямую от авиакомпании, а наша фирма осуществляет бронирование и выписку авиабилетов, действуя (в рамках контракта) в интересах как клиента, так и авиакомпании.

Практически все иностранные авиаперевозчики применяют такую форму работы. В авиакомпании «Аэрофлот — Российские авиалинии» сотрудничество с корпоративными клиентами также рассматривают в качестве приоритета. Все больший интерес к этой категории пассажиров проявляют и другие российские авиакомпании, так что перспективы взаимодействия с ними хорошие.

База данных является, кроме того, источником для подготовки отчета клиенту за месяц, квартал, полгода, год.

В вопросе оптимизации расходов нет мелочей. Совместно с нашим партнером Гута Банком мы разработали схему оплаты командировочных расходов с помощью корпоративной кредитной карты.

С одного карточного счета идет полная информация о всех расходах, что упрощает взаиморасчеты. Это удобно для сотрудника, которому не надо везти с собой наличные деньги, декларировать их на таможне. Это удобно и проверяющему.

— Какие формы работы с клиентами вы используете и какие услуги оказываете?

— С компаниями, где бюджет деловых поездок значительный, мы сотрудничаем в форме так называемого импланта: на территории клиента работают один или несколько наших сотрудников, и услуги оказываются прямо на месте. При этом существенно упрощается процедура взаимодействия, создаются условия для сокращения расходов по связи. В остальных случаях мы используем курьерскую доставку.

В комплекс наших услуг входит обеспечение авиа- и железнодорожными билетами; бронирование гостиниц в России и за рубежом; оформление виз как для россиян, так и для иностранцев, приезжающих в нашу страну; аренда автомобилей с водителем и без; организация VIP-обслуживания в московских аэропортах.

Мы реализуем программу создания сети региональных филиалов компании «ИННА ТУР» для поддержки наших клиентов во время их командировок по России. Ведь к тем людям, к которым вы приехали на переговоры, порой не совсем удобно обращаться с вопросом о том, где купить билет, как его поменять; им не скажешь, что гостиница не устраивает, и т. д. Об этом нужно говорить своему турагенту. Именно он должен на месте урегулировать все вопросы. Такие услуги наши клиенты будут получать в 15 регионах России.

Сегодня в обслуживании корпоративных клиентов активное участие принимают филиалы компании в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Новосибирске.

ИННА ТУР также оказывает услуги по организации бизнес-мероприятий. Это могут быть конференции, презентации, другие корпоративные мероприятия. Компания имеет опыт проведения деловых мероприятий как в России, так и за рубежом. В подобных случаях мы берем на себя всю организацию мероприятия, от первой до последней минуты, наши сотрудники работают вместе с клиентом и в ходе самого мероприятия.

Кроме того, мы заключаем договоры о полном туристическом обслуживании компании, предприятия, организации клиента. Разработаны предложения нескольких уровней: поездки невысокой стоимости, средней и VIP-путешествия. Наши представители выезжают на предприятия, показывают материалы, рассказывают о программах, а затем, прямо в офисе клиента, оформляют заказы.

Мы профессионалы в туристическом бизнесе. Поэтому, когда к нам обращается клиент, обязаны продумать все: заказать билеты в хорошей авиакомпании, чтобы он не опоздал на переговоры; подумать о том, чтобы перед важной встречей менеджер компании-клиента успел заехать в гостиницу и привести себя в порядок, оставить багаж; снять VIP-зал, чтобы человек не терял время в очередях. Словом, мы учитываем множество параметров, и таким образом наша компания снимает с клиента огромное количество забот.