Все под контролем


Наталья ЕРМОЛАЕВА

Мода на автоматизацию ради автоматизации, к счастью, прошла, и сейчас у руководителей новые, более рациональные увлечения — управленческий учет (managerial accounting), бюджетирование, контроллинг. И не случайно: это серьезные аспекты управления, правильный подход к которым жизненно важен для любого предприятия.

Соглашаясь на внедрение ERP-системы, большинство руководителей надеется на построение с ее помощью правильной модели функционирования предприятия. Под «правильностью» в данном случае понимается возможность получения объективной, правдивой информации о деятельности компании и принятие того или иного решения именно на основе анализа полученных сведений.

Только при таком управлении возникает полная «прозрачность» и объективные возможности для стратегического планирования и бюджетирования. Российским предприятиям для формулирования целого комплекса подобных задач традиционно близок термин «управленческий учет»: значение этого понятия мало чем отличается от значения термина «контроллинг» – понятия, широко используемого в иностранных корпорациях. Однако эти два термина не являются полностью эквивалентными.

Российский подход: рассматривать управленческий учет как систему сбора и интерпретации информации о затратах, издержках и себестоимости продукции. При этом большое внимание уделяется нормативному характеру подобной информации и ее значению для получения внешней отчетности предприятия.

Западный подход: главная задача любой учетной деятельности — обеспечение управленческого персонала предприятия своевременной и полной информацией для принятия решений. При таком подходе учетная деятельность имеет «системозависимый» характер, существует тесная, неразрывная связь технологий учета с технологиями управления компанией в целом или ее частями. Предполагается, что к учету относятся не только система сбора и анализа информации об издержках предприятия, но и система управления бюджетом (финансовое планирование) и система оценки деятельности подразделений, то есть более управленческие, нежели бухгалтерские сюжеты. Термин «контроллинг» не случайно является однокоренным со словом «контроль» — он используется прежде всего в управлении компанией.

Среди представленных сегодня в России ведущих ERP-систем практически каждая содержит элемент (подсистему) финансово-экономического управления в том или ином виде либо его (ее) создание планируется в ближайшее время. Целостность и многофункциональность подобных модулей определяется масштабом системы, спектром ее возможностей в адаптации компонентов к конкретным задачам отечественных предприятий.

Среди зарубежных систем автоматизированного управления сегодня, пожалуй, наибольший интерес вызывает SAP R/3. На-личие более 12 тыс. инсталляций в мире (в СНГ — около 100) делает систему R/3 одним из самых распространенных ERP-комплексов. SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в реальном времени. На несколько специ-альных модулей падает специ-фическая нагрузка по ведению управленческого учета, а именно на «финансы» (FI) и «контроллинг» (CO).

Модуль «финансы» предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности, отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Он включает в себя «главную книгу», «бухгалтерию дебиторов», «бухгалтерию кредиторов», «финансовое управление», «специальный регистр», «консолидацию» и «информационную систему учета и отчетности».

«Контроллинг» (CO). Модуль обеспечивает учет затрат и прибыли предприятия; дает возможность устанавливать зависимость между издержками и местами их возникновения (центрами затрат), заказами, проектами; калькуляцию затрат; контроль прибыльности (результатов); контроль мест возникновения прибыли (центров прибыли); учет выработки; общий контроллинг деятельности предприятия. Кроме того, SAP предоставляет огромные возможности для учета основных средств через mySAP Workplace (портал предприятия). Важными моментами при работе с mySAP Workplace являются структурирование и оценка основного капитала, управление бизнес-процессами, контроллинг основных средств, специальные компоненты для формирования отчетов.

Для предприятий крупного и среднего бизнеса предлагается еще ряд известных ERP-систем ведущих западных разработчиков. Одна из них – IFS Applications, продвигаемая на отечественном рынке компанией «Корпоративные Финансовые Системы» (КФС). Современный автоматизированный комплекс управления предприятием IFS Applications — это система с обратными связями, основанная на формализованных методах управления производственными ресурсами MRP II, предназначенных для планирования и контроля за производственными, техническими и финансовыми ресурсам промышленных компаний. Она является системой широкого применения, охватывающей всевозможные аспекты бизнеса, включая реализацию продукции, производство, конструкторские разработки, запасы и движение денежной наличности.

IFS включает подсистему планирования и контроля затрат, которая взаимодействует с большинством других подсистем интегрированной системы управления производством. При этом она получает от них информацию и сообщает результаты ее обработки в денежном выражении. Еще один важный момент – планирование затрат. Оно связано с расчетом ожидаемых затрат на производство и реализацию изделий на основе нормативных издержек на каждое изделие. Нормативные издержки складываются из суммарных издержек на оплату труда рабочих и на материалы, а также из всевозможных накладных расходов. Источниками информации являются ведомости материалов, маршрутно-технологические карты процесса, расценки на материалы, данные бухгалтерского учета соответствующих накладных расходов. Ожидаемое поступление и планируемые заказы, равно как и наличие запасов, калькулируются в соответствии с нормативными затратами (получаются суммарные затраты). После этого калькулируется расход по интервалам времени. Такие расчеты надежно сигнализируют о перегрузке комплексного графика, указывая на необходимость контактов между финансовой службой и службой управления производством и запасами.

Любая производственная деятельность сопряжена с отклонениями фактических затрат, имеющих место в процессе изготовления продукции, от нормативных. Контроль затрат предусматривает в качестве одного из этапов сбор данных, которые позволяют рассчитывать фактические производственные издержки. Обычно накладные расходы исключаются из рассмотрения, так как соответствующие им суммы не отражают реальных издержек. В функцию контроля затрат входит также подготовка справок о фактических производственных затратах и их отклонениях от нормативных.

Финансовый модуль является одним из ключевых и в другой известной системе — Navision Axapta. В этот блок системы стекается информация из всех остальных модулей, так что он, можно сказать, является «ядром» Navision Axapta. Ресурсы блока могут быть расширены путем подключения к нему модулей «торговля», «логистика», «производство», «проекты», а также дополнительных модулей, которые разработаны партнерами компании Navision из разных стран мира. Возможности блока «финансы» позволяют осуществлять наряду с традиционным набором функций финансовое планирование, в том числе прогнозирование ликвидности и бюджетирование.

Отечественные разработчики ERP-систем предлагают свои оригинальные средства контроля и управленческого учета. Например, система «Галактика» ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: планирования, учета и контроля реализации планов, анализа результатов. Система имеет модульную структуру; модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры. Так, контур управления финансами как раз обеспечивает реализацию целей финансового менеджмента, дает набор средств управления бюджетом, ведения платежного календаря и разных форм финансового анализа. Модуль финансового анализа ориентирован на предприятия всех форм собственности, использующие различные принципы составления фискальной отчетности. Основной задачей модуля является оценка финансового состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития.

Программный комплекс «АС+», разработанный компанией «Борлас», призван автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность крупных и средних компаний, включая предприятия, имеющие сложную разветвленную структуру подразделений и складов. Модуль «управление финансами» предоставляет полный набор средств для повышения уровня контроля и обеспечения эффективности управления финансовыми процессами предприятия. Учет, контроль и анализ доходов и расходов в реальном масштабе времени позволяют оперативно получать и анализировать информацию для принятия взвешенных решений и обеспечивают информационную поддержку эффективного управления бизнес-процессами предприятия.

Важно, что все средства контроллинга ERP-систем, рассмотренные выше, не только актуально обновляются и соответствуют принятым формам отчетности, но и дают возможность выполнять уникальные, оригинальные отчеты по любому спектру данных. Однако для успешного ведения сколько-нибудь сложного комплекса бизнес-процессов недостаточно учитывать только результаты анализа контроля затрат. Это лишь одна из составляющих сложного процесса управления. Современные средства программных комплексов позволяют повысить культуру управленческого учета, перейти от простого контроля к осознанному планированию и бюджетированию на основе анализа данных соответствующих модулей ERP-систем.