Два источника и две составные части


Филипп Морозов

По мнению экспертов, отсутствие четкой и достоверной картины деятельности — частая проблема российских предприятий.

Во многом это объясняется несовершенной системой управленческой и бухгалтерской отчетности.

МОДУЛИ ОДНОЙ ЗАДАЧИ

Для большинства российских компаний особую трудность представляет правильная организация управленческого учета. По мнению экспертов, сложность отчасти заключается в размытой терминологии. «Четкого определения управленческого учета нет, — говорит Иван Глушков, директор по консалтингу департамента управленческого консультирования компании IBS— Только общее определение: управленческий учет — это учет для целей управления. Вот и получается, что сколько компаний работает на рынке, столько и существует мнений».

И если предприятие само пытается организовать управленческий учет, нередко возникает путаница. По мнению Владислава Дибижева, менеджера консалтинговой компании «Группа ЦентрИнвест», на многих российских предприятиях управленческий учет часто представляет собой мешанину из бухгалтерской документации, отчетности, использовавшейся в советские времена (например, Техпромфинплана), и отрывочных представлений о современной мировой практике управленческого учета. Например, многие знают, что нужно готовить отчет о движении денежных средств, но не имеют представления о прямом и косвенном методе построения такого отчета.

Иван Глушков согласен с Дибижевым. «Заблуждение думать, — говорит он, — что все проблемы в управленческом учете связаны с бухгалтерией и при правильной организации работы этой службы можно их решить». Еще одна ошибка — искусственное разделение управленческого и бухгалтерского учета. «Во многих компаниях обычно выделяют в независимый цикл бухгалтерский учет, а остальное, что принято называть управленческим учетом, уже делает финансовая служба, которая в своей отчетности пытается использовать какие-то отдельные данные из бухгалтерского учета. Логика понятная, но предельно порочная, так как, чтобы финансовая служба выдавала адекватную информацию, система должна быть прозрачной. Вырванные же из контекста цифры, как правило, теряют свое значение. На самом деле, управленческий и бухгалтерский учет — модули одной управленческой задачи», — добавляет г-н Глушков.

Выход из этой ситуации очень прост. Если понимать управленческий учет как управленческую отчетность, объединяющую финансовые и нефинансовые показатели, то в компании нужно установить простейшую систему генерации отчетности по определенным первичным данным, а также принять некоторый набор регламентов для ее составления. Здесь может помочь и простейшая компьютерная программа, например Exel, но лучше, если на предприятии все-таки будет установлена информационно-аналитическая система.

ЛОСКУТНОЕ ОДЕЯЛО

Впрочем, существуют и другие, более глубокие проблемы в организации управленческого учета. По мнению г-на Дибижева, их четыре.

Во-первых, это бессистемность подготавливаемой управленческой отчетности. Отчеты готовятся разными отделами в соответствии со своим пониманием содержания и оформления. В результате на стол руководителей попадает несвязанный набор форм, часто противоречивых и дающих «лоскутную» картину деятельности предприятия.

Во-вторых — излишняя детализация при планировании. Поскольку прогнозы основываются на предпосылках с определенной степенью вероятностью, излишняя детализация плановых форм приводит к бесполезной трате времени для планирования показателей, точность исполнения которых близка к нулю.

В-третьих, многие предприятия используют одну отчетность как для центров затрат, так и для центров прибыли. При решении этого вопроса консультанты определяют центры затрат и центры прибыли и разрабатывают надлежащую систему отчетов и контрольных показателей.

В-четвертых, во многих компаниях часто нет четкого понимания различий между отчетом о прибылях и убытках и отчетом о движении денежных средств, различий между бухгалтерской и управленческой прибылью. Как результат отчет о движении денежных средств представляет набор показателей из разных форм отчетности, подготавливаемых по различным методикам и тем самым дает искаженную картину.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Владимир Хомутов, ведущий консультант Консалтинг-Центра «ШАГ», выделяет следующие наиболее важные ошибки при построении управленческого учета на предприятии:

первая, самая фатальная ошибка — в компании нет потребителей информации управленческого учета. Чтобы этого избежать на начальном этапе постановки управленческого учета нужно составить список решений, принятие которых имеет существенное влияние на финансовое состояние компании, и список показателей, значение которых следует иметь в виду лицу, принимающему эти решения. Как правило, список таких решений начинается с ценообразования. А один из важнейших показателей при этом — себестоимость товара, продукта или услуги.

вторая ошибка, с которой часто приходится встречаться заключается в том, что разработка и внедрение управленческого учета проводятся одновременно с его автоматизацией. Часто это явяляется мировоззренческой проблемой первого лица компании. К сожалению, осознание порочности такого подхода приходит после первой сотни тысяч (миллиона, десятка миллионов) долларов, потраченных на автоматизацию управленческого учета.А порочность заключается в том, что, не имея опыта использования управленческого учета, руководитель компании не может точно ответить на достаточно конкретные вопросы (своих или чужих) автоматизаторов. В результате происходит учеба на своих ошибках на виду у всей фирмы. Не редко после первых «шишек» руководитель бросает и автоматизацию и управленческий учет.

третья ошибка: управленческий учет никак не использует данные бухгалтерского учета. Стоит оговориться. Не всегда это является ошибкой. Если 70% жизни вашей компании проходит «в тени», то легче построить весь управленческий учет на независимой от бухгалтерии информационной базе. Но не нужно отказываться от того, что у вас уже есть. Поэтому перед началом проектирования управленческого учета рекомендуется оценить количество «искривлений» действительного состояния финансов в бухгалтерском учете (не по сумме денег, а по числу фактов, вносящих «искривления»), а также количество и общую сумму операций, вообще не проходящих через бухгалтерию. Если обе оценки будут большими, то самостоятельность управленческого учета обоснованна. Но ведь часто встречается ситуация, когда все доходные и 75% расходных бухгалтерских учетных записей соответствуют действительности. Тогда, чтобы создать достоверную базу первичной информации для управленческого учета, достаточно к бухгалтерской информации добавить механизм корректной обработки остальных 25% расходных операций.

четвертый факт находится уже в области организационных решений. Сотрудник, разрабатывающий и обеспечивающий ведение управленческого учета, в управленческой иерархии находится не выше главного бухгалтера. Теоретически такая структура возможна, но на практике она приводит к конфликту интересов, столкновению амбиций, а в конечном счете — к невозможности оперативно готовить управленческую отчетность.

ОБРАЩАЙТЕСЬ
К СПЕЦИАЛИСТУ

Конечно, проблемы организации управленческого учета на предприятии можно решить и своими силами, но все-таки лучше пригласить специалистов из консалтинговых компаний. Из опыта Владислава Дибижева, консультанты совместно с клиентом, как правило, выполняют следующие операции:

• разрабатывают стройную систему управленческой отчетности, отвечающей следующим требованиям: логичная группировка данных; наглядное представление информации (графики, таблицы, текстовые пояснения); степень детализации и набор показателей, наиболее точно отвечающих специфическим потребностям руководителя, использующего эту отчетность для принятия управленческих решений;

• разрабатывают систему документооборота и взаимодействия между службами в процессе подготовки управленческой отчетности;

• определяют спецификацию компьютерной информационной системы в зависимости от потребностей клиента, его финансовых возможностей, а также в зависимости от существующего уровня подготовки персонала и компьютерного обеспечения;

• разрабатывают программу повышения квалификации персонала (интерактивные семинары, учебные пособия, тренинги, работа на компьютере).

ЗДОРОВЫЙ
КОНСЕРВАТИЗМ

Несколько проще с организацией бухгалтерского учета. Во-первых, все точно знают, что он из себя представляет, а во-вторых, этот процесс новым для российских компаний назвать никак нельзя.

Говорит Владимир Хомутов: «Уже достаточно давно не слышим запросов о помощи в организации бухгалтерии. С одной стороны, все формальные методические вопросы государство расписало и продолжает периодически переписывать. С другой , уже достаточно людей, которые умеют строить отчетность по этим государственным правилам.

Но в последнее время стало встречаться такое явление: во главе финансовых служб ставятся люди, не до конца осознающие важность для фирмы аккуратной работы бухгалтерии. На первый план для них выходит управленческий учет, а бухгалтерским они занимаются по остаточному принципу. Причем подобное положение не всегда вызывает тревогу у первого лица фирмы. Не стоит объяснять, что может ждать такую фирму в обозримом будущем. А рецепт для руководителей компании один: развивая систему управления финансами вашей компании, не забывайте об угрозе со стороны налоговых и других проверяющих органов».

Принято считать, что отечественный бухгалтерский учет — запущенный и сложный. «На самом деле это верно только частично, — комментирует Иван Глушков. — Бухгалтерский учет непонятен только для тех, кто им не занимается. К сожалению, этой темой спекулирует часть бухгалтерских работников, которая, собственно, и поддерживает эту мысль в обществе: так проще объяснить начальству, почему что-то не вышло или получилось не так, как задумывалось. В России учет не сложнее, чем где-либо еще. Правда, менее логичен».

МЕТОДОЛОГИЯ
И ТЕХНИКА

В последнее время все больше и больше говорится о постепенном приближении российского бухгалтерского учета к западным стандартам. Вадим Зеленский, финансовый консультант «Группы ЦентрИнвест» добавляет: «Принят новый план счетов, который логически и по смыслу больше соответствует используемым на Западе принципам бухучета. В перспективе предприятия получат больше свободы в выборе своей учетной политики, методов списания затрат, определения своей бухгалтерской и налоговой прибыли.

Формы финансовой отчетности постепенно приводятся в соответствие с требованиями в западных странах, то есть отчетность приобретает более важное значение для инвесторов, нежели для налоговых и прочих государственных контролирующих организаций».

В то же время при решении проблемы постановки бухгалтерского учета на предприятии возникает ряд вопросов, требующих первостепенного решения. Эти вопросы условно могут быть разделены на две категории: методологические и технические.

К первой категории можно отнести определение учетной политики предприятия. Здесь важно определить методы списания затрат на себестоимость продукции, ставки амортизационных отчислений по тем или иным категориям основных средств, методы признания дебиторской и кредиторской задолженности, учет финансовых результатов. «Кроме того, руководству предприятия необходимо решить проблему кадрового потенциала в бухгалтерии, определить полномочия, подчиненность и ответственность главного бухгалтера предприятия», — добавляет Вадим Зеленский.

Технические вопросы — использование той или иной информационной системы в работе бухгалтерии. «Существуют российские и западные системы такого рода. Российские зачастую не обладают должной степенью гибкости и возможностью совмещать ведение бухгалтерского и управленческого учета. Западные же системы, наоборот, страдают тем, что довольно тяжело адаптируются к российским бухгалтерским стандартам. Однако во многом именно от выбора системы зависит эффективность работы сотрудников предприятия. Мы сталкивались с ситуациями, когда на двух предприятиях , работающих в одной отрасли и с приблизительно одинаковым оборотом, численность бухгалтерии различалась в два с половиной раза. Причем на том предприятии, где была внедрена качественная информационная система, рутинной работы у бухгалтеров было намного меньше и они прекрасно справлялись со своими обязанностями, несмотря на меньшую численность сотрудников бухгалтерии», — заканчивает Вадим Зеленский.

ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЙ КАЛЬКУЛЯТОР

Иван Глушков считает, что при построении правильной системы бухгалтерской отчетности нужно учитывать организационную и содержательную стороны вопроса. Первая заключается в том, что бухгалтерский учет — это задача не столько бухгалтерии, сколько подразделений предприятия, где разрабатываются те или иные первичные документы.

«Обычно, когда говорят об оптимальной организации бухгалтерского учета, большую часть внимания обращают на следующие вещи: правильный план счетов, хорошая учетная политика, грамотно организованная система хранения документов, — добавляет он.— При этом, как правило, забывают очень банальную вещь: проблему, связанную с организацией работы финансовых служб. Для того чтобы увидеть, насколько это важно, нужно понять, что бухгалтерия — это такая же внутренняя служба предприятия, как, например, служба логистики или служба безопасности. Если мы не решим для себя, во-первых, кому эта служба подчиняется, во-вторых, каким образом работники мотивированы и что является результатом для бухгалтерии, то учету будут мешать различные факторы», — заканчивает он.

В идеале бухгалтерия должна всего лишь собирать первичные документы и вести на их основе синтетический и аналитический учет, фактически делать ведомости. Если же на предприятии установлена информационно-аналитическая система, то функция бухгалтера сводится к обучающе-контрольной: все сотрудники должны знать, какие первичные документы им следует составлять и какие действия предпринимать на их основе.

«Очень часто мне встречались ситуации, когда люди, работающие во внутренних производственных службах компании, считали дополнительные учетные и отчетные процессы лишними, а бухгалтеров — людьми, которые мешают работать. Как следствие менеджеры таких служб просто саботировали свои обязанности вносить данные в систему. Но если бы бухгалтеры или другие люди, отвечающие за финансовый учет на предприятии, потратили чуть больше времени, чтобы объяснить сотрудникам, в чем заключается их работа и для чего она нужна, такой ситуации бы не было», — добавляет г-н Глушков.

Содержательная сторона заключается в том, что бухгалтерия самая консервативная служба на предприятии после юридического отдела. Для этого подразделения всегда будет правильна фраза: хорошо то, что привычно. «Как правило, бухгалтерия старается ничего не менять в заведенном порядке, потому что любые изменения влияют на всю цепочку и требуют больших усилий для их формализации. Но при этом часто недооценивается вопрос, связанный с созданием корпоративных учетных стандартов в компании», — добавляет он.

Иногда отсутствие учетных стандартов приводит к тому, что сотрудники бухгалтерии просто не понимают, что значат данные, с которыми они работают. «Особенно это характерно для старых российских предприятий. И если возникает нестандартная ситуация, то, в лучшем случае, такой сотрудник задаст вопрос своему начальнику. В худшем — додумает сам. И тогда могут быть очень неприятные последствия для работы всего предприятия.

Как это ни жестко звучит, но бухгалтер в стандартной учетной ситуации — это интеллектуальный калькулятор, и любые отклонения в его работе обычно идут во вред. Самое жесткое правило — не стараться делать как лучше, а делать как сказано», — комментирует г-н Глушков. При правильной организации у каждого бухгалтера, отвечающего за определенный участок работ, должна быть подробная инструкция, указывающая, что он должен делать, в каких ситуациях и на основании какого первичного документа, а самое главное — что он должен сделать в нестандартных случаях.

«Впрочем, готовых рецептов правильного построения бухгалтерского учета нет. «Разновидностей его организации ровно столько, сколько вариантов бизнеса. Также различаются системы бухгалтерского учета на предприятиях разных сфер деятельности», — замечает директор по консалтингу департамента управленческого консультирования компании IBS.