“Система контролирует эффективность”

ЖЕЛЕЗНАЯ ЛОГИКА

— Андрей, как в TopS пришли к необходимости использовать систему управления?

— По мере того, как компания расширялась и бизнес-процессы в ней усложнялись, мы вынуждены были тратить на контроль и анализ больше и больше времени. К тому же этот контроль необходимо было сочетать с правильной постановкой управленческого учета. Это подвигло нас к необходимости установить автоматизированную систему управления бизнесом.

В результате сравнительного анализа различных систем выбор был сделан в пользу Exact Globe for Windows. Это голландская система среднего класса. В России она известна не очень давно — с 1994 года. И в отличие от своих основных конкурентов она пока мало распространена у нас. Это связано с тем, что компания Exact Software изначально планировала продвигать свой продукт на российском рынке через западных корпоративных клиентов.

На европейском рынке Exact успешно конкурирует со Scala, SunSystems, Concord… Число инсталляций системы превышает 100 тысяч.

— Каковы функции Exact в Вашей компании?

— В TopS Exact внедрена по следующим направлениям: управление финансами, управление запасами, управление сбытом, управление снабжением и учет затрат по проектам. С помощью системы в нашей компании поставлен оперативный управленческий учет финансовой ответственности, что позволяет руководителям направлений иметь оперативный и фактический баланс своих подразделений. А также учет по реализуемым проектам с возможностью их бюджетирования и учета фактических затрат или доходов.

В нашем подразделении Exact используется прежде всего для учета затрат или доходов по проектам. Система дает возможность создавать иерархическую структуру проекта, определять и детализировать категории затрат: трудозатраты, материальные ресурсы, оборудование и механизмы, денежные затраты и так далее.

В результате имеется возможность формировать оперативные долгосрочные бюджеты по каждому проекту.

Надо сказать, что внедрение системы в нашем подразделении заняло не много времени — нужно было лишь правильно определить нормирование затрат и согласовать необходимые для бюджетирования и учета категории затрат. В установке и настройке система проста.

При внедрении системы по другим направлениям сложности возникали. Дело в том, что товарооборот в нашей компании достаточно приличный, ассортимент разнообразный и при внедрении системы пришлось много внимания уделять определению функций сотрудников с учетом особенностей обработки и анализа информации в различных модулях системы. Но это препятствие мы преодолели, и в результате система успешно работает.

Exact, как, впрочем, и все иностранные системы ее уровня, предназначена для управления компанией. Она помогает осуществлять контроль за финансовыми потоками и способствует принятию управленческих решений на основе достоверной и оперативной информации. Но система абсолютно не предполагает «легкой жизни» в фискальной отчетности.

Фискальная отчетность, естественно, базируется на данных Exact, но эти данные автоматически не обновляются. Поэтому сегодня наша компания сочетает использование двух систем — «РС-баланс» и Exact.

— Чем Exact отличается от других систем, представленных на рынке? Почему выбор TopS остановился именно на ней?

— Нам понравилась логика системы. На мой взгляд, она очень прозрачна и ясна. Exact, конечно же, не покрывает всех наших запросов (как, впрочем, и другие системы), но она делает то, что необходимо нашей компании.

Я считаю, Exact прекрасно подходит для дистрибьюторских и торговых компаний. В ней неплохо сделаны финансы с точки зрения управленческого учета, бюджетирования и распределения затрат, удобны средства анализа дебиторской и кредиторской задолженностей. Хорошо продумана логистика с точки зрения оперативного управления товаропотоком, отслеживания партий, серий, сборных изделий, своевременного реагирования на возникновение дефицита.

Также Exact подходит для небольших и средних производственных предприятий. В ней неплохой, но достаточно простой производственный модуль.

Мне известно, что сейчас ее успешно используют на некоторых промышленных предприятиях Московской области.

По производительности у нас нет к системе больших претензий. Правда, в ней есть некоторые ошибки, но это встречается и в других, даже очень дорогих системах. Ошибки несложно определить, к тому же разработчик Exact предоставляет возможность регистрации этих ошибок на своем сайте, и, как правило, в следующих версиях эти ошибки устраняются.

Exact понравилась нам еще и тем, что в нее встроена так называемая программа «Генератор отчета», которая позволяет построить любой отчет. Система совместима с Exel, и программа эта может работать с данными Exact.

Интересно, что следующая версия системы будет полностью интернет-ориентированной; на Западе также уже появилась версия Exact, которая позволяет компании сразу же выйти в интернет-бизнес.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

— Были ли «человеческие» сложности внедрения Exact?

— Да, как при внедрении любой системы. Самая большая сложность была связана с организацией проекта.

Дело в том, что мы внедряли систему сами, не обращаясь к консультантам. С одной стороны, это позволило нам сэкономить деньги, но с другой — усложнился процесс внедрения.

Мы старались внедрять программу по общим правилам: сначала прописали все бизнес-процессы, проходящие в организации, затем установили соответствующие этим процессам настройки системы.

Хочу отметить, что с внедрением всякой ERP-системы, а особенно западной, связаны определенные трудности. Дело в том, что эти системы не предполагают изменений встроенной логики. Поэтому компании приходится подстраивать логику своей работы под логику системы. И тут возникает так называемый человеческий фактор — не все сотрудники компании бывают готовы к переориентации своих функций. Для решения этой проблемы мы организовали обучение персонала, потом сотрудники проходили тестирование на знание системы Exact.

— Какие ERP-системы сейчас представлены в России?

— На российском рынке сейчас много российских и западных ERP-систем. Это системы среднего класса и так называемые топ-системы. К топ-системам относятся SAP R3, Baan, Oracle Applications, JDEdwards. К средним — Scala, Sun Systems, Exact, Conkord, Platinum, Axapta и почти все отечественные ERP-системы («Парус», «Галактика», «Эталон»).

— Чем западные системы отличаются от российских?

— Иностранные системы изначально выстраивались под определенную концепцию управления предприятием. Базой для них была теория управленческого учета. На этой теории и основаны все технические задания иностранных ERP-систем. В российских же системах основное внимание уделяется фискальной отчетности.

Поэтому, я считаю, что западные системы лучше всего подходят именно для управленческого учета. В них обязательно предусмотрены функции планирования и бюджетирования.

Беседу вела Анастасия САЛОМЕЕВА