Система на все деньги

В последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы управления бизнесом — ERP-системы. Системы класса ERP — это набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций компании.

В состав практически любой ERP-системы входит следующий набор подсистем:

  • производство;
  • снабжение и сбыт;
  • хранение;
  • техническое обслуживание оборудования и произведенной продукции;
  • финансы.

ERP-системы — последнее достижение в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием. Их непосредственными предшественницами были MRPII-системы (Manufacture Resources Planning — планирование производственных ресурсов).

Работа MRPII-систем сводилась преимущественно к планированию материальных, мощностных и финансовых ресурсов, необходимых для осуществления производственной деятельности предприятия. Эти системы развивались, в них вводились новые функциональные возможности.

Постепенно возникло понимание того, как приспособить подобные системы для планирования и управления бизнесом компании и даже многопрофильной корпорации. Системы, реализовавшие эти идеи, получили название ERP-систем.

Различия между ERP- и MRPII-системами видны уже из названий: с одной стороны, планирование ресурсов промышленного предприятия/корпорации (Enterprise Resources Planning), с другой — планирование ресурсов производства (Manufacture Resources Planning).

В последнее время стало модно использовать аббревиатуру ERP, поэтому некоторые производители позиционируют свои системы как «полноценные ERP-системы», хотя по сути их системы относятся к классу «продвинутых» MRPII-систем, по некоторым параметрам чуть чуть не дотягивающих до класса ERP. Различия между двумя типами систем (MRPII и ERP) не формализованы, но тем не менее очевидны и весьма существенны.

В то же время нельзя считать принадлежность некоторой системы к классу MRPII-систем, пусть даже и «продвинутых», каким-то недостатком. У обоих классов систем есть своя сфера применения, свои выигрышные стороны. Конечно, ERP-системы более универсальны. Тем не менее MRPII-системы, разработанные под конкретный тип производства, могут в большей степени учитывать потребности этого типа производства, его специфику.

Например, ERP-системы могут быть установлены как на промышленных предприятиях, так и в организациях сферы услуг: банках, страховых компаниях, образовательных учреждениях. Не надо быть специалистом, чтобы понять, что специфика работы перечисленных организаций сильно различается.

Страховую компанию абсолютно не интересуют многочисленные регулирующие положения, важные в фармацевтической и пищевой промышленности. Поэтому отнюдь не везде работают производственные модули внедренной ERP-системы.

Далее, существуют принципиальные отличия между промышленными предприятиями с производством сборочного типа (например, автомобилестроительными) и предприятиями с перерабатывающим типом производства (например, фармацевтическими). Нужны ли конвейерному производству средства, позволяющие планировать процессы смешивания, растворения и рециклы? Ответ очевиден.

И он означает, что модуль ERP-системы, отвечающий за планирование процессов, будет бездействовать. Безусловно, во всех указанных случаях можно внедрять не всю ERP-систему, а отдельные ее модули. Но ничто не мешает остановить свой выбор и на специализированных MRPII-системах. К тому же ERP- и MRPII-системы существенно различаются по таким важным параметрам, как цена лицензии, стоимость консалтинга и время внедрения.

Считается, что MRPII-системы хороши для средних предприятий, где объективно не нужна вся мощь ERP-систем. Поэтому к выбору автоматизированной системы управления предприятием стоит подходить разумно, а не идти на поводу у рекламы и веяний моды.

РЕЗУЛЬТАТ — СОГЛАСОВАННОСТЬ

Что может дать предприятию внедрение ERP или современной MRPII-системы. Системы класса MRPII/ERP представляют собой интегрированные информационные системы управления.

Это означает, что:

  • системы не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса;
  • их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации;
  • в одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю;
  • информация вводится в систему только один раз — в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте и многократно используется всеми заинтересованными подразделениями.

Как следствие MRPII/ERP-системы позволяют достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером.

Использование MRPII/ERP-систем позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет оптимизации бизнес-процессов предприятия и снижения издержек. Эти системы создавались как раз для управления себестоимостью продукции и достижения за счет этого конкурентных выгод.

Поэтому системы реализуют методы планирования и управления, позволяющие:

  • регулировать количество запасов, устраняя их дефицит и залеживание, и тем самым значительно снизить омертвленные в запасах затраты и складские издержки;
  • сократить незавершенное производство, поскольку оно планируется только на основе спроса на конечную продукцию, при этом работы инициируются исходя из срока, к которому должен быть исполнен клиентский заказ;
  • оценивать выполнимость поступивших заказов с точки зрения имеющихся на предприятии мощностей;
  • сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации бизнес-процессов;
  • отслеживать фактическую производительность каждой производственной единицы и, сравнивая ее с плановой производительностью, оперативно вносить корректировки в производственные планы;
  • в результате уменьшения цикла производства и цикла выполнения заказа более гибко реагировать на спрос;
  • улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.

Реализованные в MRPII/ERP-системах возможности гиб кого управления себестоимостью продукции позволяют получать более высокую прибыль. Кроме этого, снижение себе-стоимости означает возможность варьировать рыночную цену продукции (в сторону понижения), что является мощным преимуществом в конкурентной борьбе.

Остается заметить, что внедрение MRPII/ERP-системы конкурентом — это сигнал для принятия симметричного решения, поскольку автоматизированные системы управления являются действительно мощным инструментом бизнеса и средством выживания в нелегких рыночных условиях.

Внедренная MRPII/ERP-система может помочь компании привлечь инвестиции. MRPII/ERP-системы делают бизнес более прозрачным, что повышает доверие к нему со стороны инвесторов. Это особенно актуально в российских условиях.

Следует добавить, что существуют российские разработки MRPII-систем («Галактика», «Парус», «Босс»), однако часто выбор отечественных предприятий падает на аналогичные западные. Мотивом такого решения, как правило, является желание привлечь западные инвестиции: обычно иностранные акционеры, инвесторы, консультанты требуют, чтобы на предприятии была установлена знакомая им система.

е-ERP

В последнее время отмечено формированием новой экономики, основным инфраструктурным элементом которой является Интернет. Выводя часть своего бизнеса в Интернет, компании преследуют одновременно несколько целей — от сокращения издержек до улучшения обслуживания клиентов и организации нового онлайнового канала сбыта.

Существует много схем электронной коммерции как в секторе B2C (например, создание web-витрины или интернет-магазина), так и в секторе B2B (к примеру, организация корпоративного портала или участие в работе виртуальной торговой площадки — e-marketplaces). Однако нужно четко понимать, что использование любой из этих схем не будет эффективным, если компания заранее не позаботилась о наведении порядка внутри своего бизнеса, о создании надежного бэк-офиса.

Если интернет-решения компании плохо интегрированы с ее бизнес-процессами, эффективность таких решений становится крайне низкой. Например, компания создает Web-витрину с интерактивной формой для принятия заказов от онлайновых клиентов. Если при этом компания не может оперативно сообщить клиентам, в какой срок будет удовлетворен их заказ, то скорее всего она этих клиентов потеряет. И в этом случае Web-витрина компании станет просто дорогостоящей игрушкой.

В качестве основы построения интернет-решений практически всегда рассматриваются MRPII/ERP-системы, обеспечивающие ресурсное планирование и интегрированное управление всеми бизнес-процессами компании. Грубо говоря, MRPII/ERP-системы — это хребет, к которому монтируются интернет-решения. Отсутствие четкой и надежной системы внутреннего планирования и контроля, интегрированной с внешним интернет-решением, обрекает компанию в новой экономике на неудачу.

ДВА ПРЕПЯТСТВИЯ

Существуют два основных момента, серьезно влияющих на решение компаний о внедрении MRPII/ERP-систем:

  • высокая стоимость приобретения и установки ПО;
  • длительность и трудоемкость внедрения.

Высокая стоимость MRPII/ERP-систем определяется несколькими составляющими:

  • цена одной лицензии, то есть, по сути, цена одного рабочего места: для ведущих ERP-систем (SAP R3, Baan, Oracle Applications) она колеблется от 2 до 8 тыс. долларов, для MRPII/ERP-систем среднего класса — от 1,5 до 5 тыс. долларов;
  • цена консалтинга, внедрения и сопровождения: как правило, она находится в промежутке от 100 до 500% от стоимости системы;
  • цена обучения пользователей; она сильно зависит от маркетинговой политики фирмы-производителя системы или консалтинговой компании; например, у SAP R3 стоимость обучения одного человека в неделю составляет 1500 долларов, у Baan — от 1000 долларов.

Некоторые компании снижают стоимость покупки системы за счет уменьшения количества покупаемых лицензий. Действительно, совсем не обязательно покупать лицензии для всех предполагаемых пользователей, то есть в соотношении 1:1. Например, на среднем предприятии с системой обычно работают около 50 пользователей. Можно для этих 50 человек купить не 50 лицензий, а скажем, 25 лицензий, при этом одновременно с системой будут работать не 50 управленцев, а 25. При необходимости можно постепенно докупать недостающие лицензии.

Теперь обратимся к проблеме внедрения. Внедрение MRPII/ERP-систем, как правило, требует серьезного пересмотра внутренней логики работы компании, реинжиниринга бизнес-процессов. Это в большой степени касается российских предприятий: если не перестроить существующих систем производственного планирования на работу в рыночных условиях, когда главенствующими становятся не показатели выпуска, а имеющийся портфель заказов и прогнозная оценка спроса на продукцию, то говорить о внедрении MRPII/ERP-систем бессмысленно.

Именно поэтому внедрению обычно предшествует этап системонезависимого обследования предприятия консалтинговой компанией. Происходит оценка предприятия с точки зрения того, можно вообще внедрять на нем какую-либо систему или необходимо сначала серьезно откорректировать бизнес-процессы. И только когда консультанты убеждаются, что предприятие готово к проекту, происходят выработка рекомендаций по внедрению и составление плана внедрения. Если предпроектное обследование предприятия не проводится, то предприятие рискует потерять огромные деньги в случае неуспешной или затянувшейся установки системы.

Для MRPII/ERP-систем не существует «коробочных» решений; внедрение этих систем всегда бывает поэтапным и очень трудоемким, поскольку требует настройки множества неочевидных параметров и обучения пользователей работе с системой. Для осуществления проекта требуются совместные усилия сотрудников предприятия и консультантов. Обычно процесс внедрения информационных систем происходит в фоновом режиме.

Некоторое время на предприятии сосуществуют неавтоматизированное планирование и разработка планов с помощью устанавливаемой MRPII/ERP-системы. И только когда процедура планирования отработана в фоновом режиме, осуществляется запуск MRPII/ERP-системы для промышленной эксплуатации. Внедрение управленческих систем занимает не меньше года.

Реально работающих на производстве управленческих систем гораздо меньше, чем отчетов по их внедрению. Успех проекта напрямую зависит от готовности предприятия к установке MRPII/ERP-системы. Внедрение требует от руководства и сотрудников компании серьезных усилий по переоценке и пересмотру всего, что происходит внутри предприятия.

Компания должна ощущать реальную необходимость в интегрированной управленческой системе. Поэтому решение о внедрении ее, равно как и любые другие стратегические решения, не должны предприниматься впопыхах или вследствие погони за модой. В случае успеха внедренная система управления прослужит долгие годы, в случае же неудачи под вопросом может оказаться само существование предприятия (и ПО, и услуги консультантов стоят очень дорого, но еще дороже обойдется предприятию неработающая система).