Чуда не будет

За последние два-три года рынок компьютерных систем управления стал значительно более зрелым. Многие компании делают выбор между поставщиками систем и предлагаемыми программными продуктами после глубокого и детального анализа.

Появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок насыщают рынок и обостряют конкуренцию. Некоторые аналитики предсказывают в скором будущем бум интереса к компьютерным системам управления предприятием.

ЗАЧЕМ МНЕ ЭТА СИСТЕМА?

Выбор компьютерной системы управления предприятием во многом сходен с выбором автомобиля. Так, покупатель машины прежде всего задастся вопросом: «А зачем она мне?» Ответы могут быть разными, однако они наверняка напрямую связаны с личными амбициями, необходимостью покупки и возможностями кошелька. И в любом случае выбор покупателя так или иначе завязан на его потребности.

Ситуация при выборе компьютерной системы управления очень похожа на вышеописанную. Обоснованный ответ на простой вопрос «Зачем?» позволяет избежать многих разочарований.

Детальные требования к будущей системе должны сформулировать все заинтересованные подразделения, а на их основе необходимо составить общий документ для всего предприятия.

Отдавайте себе отчет в том, что резоны начальника коммерческого отдела могут значительно отличаться от мотивов начальника производства или финансового директора. Комплексный документ позволяет увидеть противоречия и несоответствия в запросах до выбора системы, а не на этапе внедрения или после него.

Очевидно, что виды учета и управления также различаются в зависимости от сферы деятельности предприятия. На диаграмме 1 представлены требования учета и управления в зависимости от величины и способа организации предприятия.

Определив задачу, можно приступать непосредственно к выбору системы. Однако перед тем как остановиться на классификации систем, необходимо обсудить некоторые общепринятые мифы и распространенные заблуждения, которые часто приводят к серьезным материальным и временным затратам.

НОВОРУССКАЯ МИФОЛОГИЯ

Миф №1.

«Если бы я был космонавтом, или Чем больше, тем лучше».

У этого мифа есть несколько модификаций. Например, «у меня самое большое предприятие – значит мне нужна самая большая система», или «мое предприятие является лидером в отрасли – значит мне нужна система-лидер», или «чем дороже, тем лучше».

Несомненно, нет смысла покупать систему, не занимающую лидирующих позиций. Однако она должна быть не просто лидером, а лидировать среди предприятий вашей отрасли, соответствовать размеру предприятия и иметь наилучшее соотношение функциональность/стоимость для всего проекта.

Вернемся к аналогии с покупкой автомобиля. Если вы приобретаете автомобиль, то наверняка планируете полностью использовать его возможности. А при выборе систем на первое место нужно ставить экономическую обоснованность инвестиций, требования пользователей и ожидания от внедрения (см. диаграмму 2).

Миф №2.

«Мне необходимо выбрать систему к 11 февраля 2000 года».

Если сегодня 1 февраля, а вы только начали выбирать, наверное, стоит задуматься: почему в прошлом году (3, 5 или 10 лет назад) проблема выбора не стояла, а предприятие работало? Почему нельзя потратить еще 2—3 месяца, чтобы найти наиболее подходящий вариант?

Речь опять идет об экономической эффективности. Слишком велика цена ошибки в результате принятия неправильного решения, так как суммарные инвестиции могут составить от нескольких десятков тысяч до нескольких миллионов долларов.

Миф №3.

«Чтобы правильно выбрать, мне нужно проанализировать все имеющиеся на рынке системы».

Это оборотная сторона мифа №2. На российском рынке уже сейчас представлено несколько десятков систем, и их число увеличивается из года в год. Для сравнения: в США существует более 100 систем, поддерживающих концепцию управления MRP-II.

В нашей практике несколько раз встречались компании, которые выбирали системы на протяжении двух и более лет. В результате предприятие не имело возможности ориентироваться в море собранной информации, а критериев для выбора было недостаточно. Воистину, в данном случае лучшее — враг хорошего.

Большинство предприятий на Западе хорошо знают основных игроков именно в том сегменте рынка компьютерных систем, который максимально соответствует деятельности предприятия. Выбирают из 2—4 систем одного или близких классов. Остальные просто не рассматривают. Такой подход значительно упрощает саму процедуру и снижает временные и денежные затраты предприятия, а в конечном счете способствует принятию наиболее эффективного решения.

Миф №4.

«Система «Ежик и Кролик» работает для всех типов предприятий и производств».

Если это так, то такая система скорее всего относится к классам локальных или финансово-управленческих систем, так как требования к бухгалтерскому учету или управлению отдельными локальными функциями от предприятия к предприятию различаются незначительно. В комплексных системах управления, включая управление производством, существует понятие вертикальных (или специализированных) рынков. Такие рынки чаще всего совпадают с отраслями промышленности и/или типами производственного процесса.

Большинство средних и крупных интегрированных систем имеют в своем арсенале несколько выделенных вертикальных рынков, для которых они изначально создавались. Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации он скажет, на какое производство ориентирована система и какие модули были переведены и локализованы для России.

Тезис мифа №4 также может быть верным, если речь идет о программе-конструкторе (подробнее см. ниже).

Миф №5.

«В системе «Ежик и Кролик» бухгалтерия занимает только 3%».

В интегрированных системах бухгалтерия неразрывно связана с остальными функциональными возможностями, так как большинство операций (приходы, выбытия, передачи, регистрация производства и пр.) автоматически вызывают бухгалтерские проводки. В таких системах бухгалтерию невозможно выделить в отдельный модуль.

Локальные и финансово-управленческие системы чаще всего создаются вокруг бухгалтерии, и со всеми своими хитросплетениями бухгалтерия в таких системах занимает более половины всех функциональных возможностей.

Миф №6.

«Эта система решит все мои проблемы».

Любая компьютерная система — это большой калькулятор, который работает на основе заложенных человеком алгоритмов. Система может помогать собирать данные, превращать их в информацию и организовывать ее для принятия управленческих решений. Однако принятие решений и осознание полученной информации остается за руководящим составом предприятия.

Мировой опыт показывает, что при правильном выборе система покрывает до 80% потребностей предприятия. На большинстве западных предприятий одновременно работает несколько взаимно интегрированных друг с другом систем, решающих различные специализированные задачи.

Миф №7.

«Раз это компьютерная система, пусть с ней разбирается отдел АСУ».

Роль отдела АСУ очень велика как при выборе, так и при внедрении интегрированной системы. Однако заказчиками ее всегда являются функциональные подразделения и они должны занимать лидирующую роль во всех процессах, включая определение функциональных требований.

Часто сотрудники АСУ вообще не заинтересованы в покупке новой системы, так как занимаются собственными разработками. К тому же интегрированная система управления значительно сложнее и предназначена для других целей, чем приложения для автоматизации работы офиса — MS Word, MS Access, Paradox или MS Excel. Поэтому внедрять такие системы должен не отдел АСУ, а специально создаваемая группа из представителей основных подразделений—заказчиков.

Миф №8.

«Новая система «Ежик и Кролик» заменяет систему SAP R/3 (читай — JD Edwards, SyteLine, BPCS и пр.)».

Это самый знаменитый миф последних нескольких месяцев. Нисколько не умоляя заслуг разработчиков новых систем, приходится констатировать, что чудеса случаются не так часто. Если подсчитать количество человеко-лет, потраченных на разработку комплекса SAP в сравнении с системой «Ежик и Кролик», обороты, а также количество внедренных проектов и число сотрудников в каждой из компаний, сравнение потеряет всякий смысл.

Миф №9.

«В системе «Ежик и Кролик» заложена полная концепция бюджетирования (читай — корпоративного планирования, учета затрат, прогнозирования рынков, управленческой отчетности, международных стандартов GAAP, IAS и пр.)».

Как уже отмечалось выше, любая компьютерная система — это средство для управления и достижения целей предприятия. Любое предприятие является уникальным и, следовательно, требует уникального подхода к разработке методик управления. Для того чтобы компьютерная система помогла, например, в бюджетировании, должны быть построены концепция и процедуры бюджетного процесса: сбор информации о затратах и доходах, составление бюджетов, их обоснование (защита), определение отклонений, коррекция результатов и пр. При этом компьютерная система будет не более чем справочником и консолидирующим звеном.

НАЛЕВО ПОЙДЕШЬ… НАПРАВО ПОЙДЕШЬ…

Конечно, любая классификация неоднозначна. И все же предлагаемая ниже таблица поможет читателям ориентироваться в океане возможных вариантов выбора.

В этой классификации использованы интегральные показатели, включающие функциональные возможности, наличие модуля планирования и управления производством, техническую платформу и систему управления базами данных, сроки внедрения, стоимость проекта и ряд других.

Локальные системы (системы для малого бизнеса)

Такие системы предназначены для учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.) и пригодны практически для любого предприятия, которому необходимы управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчики предлагают решения отраслевых проблем: например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, а иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом и установить ее самостоятельно.

Стоимость локальных систем колеблется от 5 до 50 тысяч долларов США.

Финансово-управленческие системы

Финансово-управленческие системы могут быть гибко настроены под нужды конкретного заказчика. Они хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. Они часто универсальны, однако функциональные возможности таких систем шире, чем локальных.

Системы, помещенные в правой стороне второй колонки (как российские, так и западные), на наш взгляд, преследуют стратегию перехода в класс средних интегрированных систем. Во многих из них заложены базовые возможности управления производством. Некоторые российские поставщики пытаются найти решение проблемы в интеграции с производственными модулями западных систем.

Системы, помещенные в левой стороне колонки, остаются в категории финансово-управленческих. Их стоимость находится в диапазоне от 50 тысяч до 200 и более тысяч долларов США.

Средние интегрированные системы

Средние интегрированные системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль, и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Цепочка оперативного планирования сбыт — производство — закупки является ядром таких систем (на основе процедур MRP-II). Подразделения предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки.

Эти системы значительно сложнее в установке (цикл внедрения может занимать от 6—9 месяцев до полутора лет и более), поскольку они покрывают потребности подразделений, полностью интегрируют производственное предприятие, и требуют значительных совместных усилий сотрудников предприятия, поставщика программного обеспечения или консалтинговой компании, осуществляющей внедрение.

Производственные системы по многим параметрам жестче, чем финансово-управленческие. Ведь производственное предприятие должно работать, как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами и производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период.

Стоимость внедрения средних интегрированных систем может совпадать со стоимостью внедрения финансово-управленческих систем, но, в зависимости от охвата проекта, может достигать 500 и более тысяч долларов США.

Крупные интегрированные системы

Крупные интегрированные системы отличаются от средних набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или ФПГ).

Такие системы дают широту охвата, включая управление производством и сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование, бюджетирование и пр. Сходные функции есть и во многих финансово-управленческих (за исключением производства) и средних интегрированных системах, однако с более низкой степенью проработки.

Сроки внедрения крупных интегрированных систем обычно занимают более года, а стоимость проекта составляет более 500 тысяч долларов США.

К слову о конструировании, или Сделай сам

К отдельной категории относятся системы-конструкторы, которые при использовании специализированного инструментария позволяют практически полностью перекроить исходную конфигурацию системы, самостоятельно или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями.

Системы-конструкторы в большинстве своем могут быть также отнесены к классам финансово-управленческих или локальных систем.

Приобретая систему-конструктор, детально обсудите с поставщиком проблему ответственности за настройку системы. Также нужно проработать вопрос по сопровождению и возможность перехода на новые версии. Так как система может быть полностью перестроена, основная сложность при ее внедрении заключается в построении управленческих методик, на основе которых будет функционировать новая система.

Сотрудники предприятия могут разработать эти методики самостоятельно и передать их в качестве технического задания поставщику; предприятие также может поручить разработку управленческих методик (например, управление затратами, планирование, бюджетирование, отчетность и пр.) консультационной компании.

Новые игроки

Ряд систем мы отнесли к категории «новые игроки». Почти все они пополнят класс средних интегрированных систем различной специализации. Однако представляющим их компаниям еще предстоит осуществить перевод на русский язык, локализацию и адаптацию систем к российским условиям.

Специализированные системы

Представленные в таблице специализированные системы предназначены в основном для получения корпоративной консолидированной отчетности, корпоративного планирования и бюджетирования, корпоративной консолидации и получения управленческой отчетности, анализа данных по технологии OLAP. Следует отметить, что для обеспечения таких систем своевременной и корректной информацией они должны быть связаны с системами оперативного управления.

Вертикальные рынки

Многолетний опыт разработок систем управления предприятием позволил западным поставщикам интегрированных систем выработать специализацию по вертикальным рынкам. Такая специализация связана, в первую очередь, со спецификой управления предприятиями в отдельных отраслях.

Основные различия возникают между непрерывным и дискретным/сборочным типами производства. Примером первого типа служит химическая отрасль, в которой используются понятия рецептуры, смешивания, температурных режимов и пр. Примером второго — автомобилестроение, где используются спецификация изделия, сборка, вариантность и пр.

Существуют также довольно серьезные различия между другими типам производства: массовое и крупносерийное производство; мелкосерийное производство — сборка и конфигурирование на заказ; единичное производство — разработка на заказ.

Такая специализация отражается в наборе функций системы. Наличие встроенных бизнес-моделей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга, у каждой из них есть как глубоко проработанные направления, так и функции, разработка которых только начинается или вообще не ведется.

Ориентация на определенные вертикальные рынки определяется, в первую очередь, стратегией поставщика и историческими факторами развития компании. Средние интегрированные системы обычно охватывают 5—7 вертикальных рынков, в то время как у поставщиков крупных интегрированных систем их количество может быть значительно больше.

ПОСЕЩЕНИЕ СУПЕРМАРКЕТА

Если вы ответили на вопрос «Зачем?», разобрались в мифах, провели экономическое обоснование внедрения, выделили бюджет и определили соответствие вертикального рынка, то выбор значительно упрощается. Скорее всего у вас останется немного вариантов, и вы сможете разобраться с ними с учетом опыта команды поставщика, политики цен и поддержки в процессе внедрения и после.

Мы предлагаем некоторые рекомендации по поводу соотношения типов систем и размеров и направлений бизнеса предприятий.

Локальные системы подойдут для небольших компаний и представительств иностранных фирм с ограниченным бюджетом, которым необходима автоматизация отдельных направлений учета. Небольшие вложения в автоматизацию также оправданны, если предприятие требует быстрой отдачи от внедрения на первом этапе и планирует затем заменить систему на более сложную.

Для торговых фирм и компаний, предоставляющих услуги, дистрибьюторских фирм по соотношению цена/качество подойдут финансово-управленческие системы, так как их основные задачи – бухгалтерский учет, управление складами продукции, управление кадрами. Финансово-управленческие системы также могут быть использованы на небольших производственных предприятиях, если процесс производства несложен.

Для малых и средних производственных предприятий, с небольшим количеством юридических лиц и взаимосвязей, наиболее эффективны средние интегрированные системы или простые конфигурации крупных интегрированных систем. Для таких предприятий основным критерием является именно управление производством, хотя и учетные задачи остаются важными.

Для крупных холдинговых структур, финансово-промышленных групп, управляющих компаний, где первостепенное значение имеет управление сложными финансовыми потоками, трансферными ценами, консолидация информации, долгосрочное планирование, во многих случаях подойдут крупные интегрированные системы. Эти системы также обладают хорошими возможностями для решения проблем управления производством и могут удовлетворить весь комплекс требований крупного холдинга.

Для автоматизации гигантских мультинациональных предприятий в мировой практике обычно используются крупные и средние интегрированные системы, часто в совокупности с финансово-управленческими. В такой архитектуре информационных систем на уровне управления всей группой предприятий работает, например, JD Edwards OneWorld, а производственные компании пользуются пакетами среднего класса. Создание электронных интерфейсов упрощает взаимодействие между системами и позволяет избежать двойного ввода данных.

ЧТО ДЕНЬ ГРЯДУЩИЙ НАМ ГОТОВИТ?

Зрелость рынка отличает наличие здоровой конкуренции. Зрелость российского рынка систем управления предприятием также можно оценить по степени отражения на нем тенденций, существующих на соответствующих рынках в мире.

Специализированные (вертикальные) решения

Некоторые российские поставщики систем управления стали предлагать вертикальные решения для ряда отраслей. Несмотря на то что они в основном ориентированы на ведение бухгалтерского учета, эта тенденция, видимо, будет развиваться.

Появление управления производством

Вторая тенденция также показательна. Во всем мире основу экономики составляет реальный сектор, которому необходимо четкое управление для поддержания конкурентных преимуществ. Российские производственные предприятия нуждаются в компьютерных системах управления так же, как и «Дженерал Моторс» или «Боинг». Ориентация российских поставщиков на создание моделей управления и планирования производственного процесса соответствует истории развития мировых рынков.

Интеграция между российскими и западными системами

Поставщики как российских, так и западных систем управления ищут пути взаимной интеграции своих продуктов. Ряд таких альянсов уже состоялся, а ряд находится в стадии проработки. Взаимодействие нужно как воздух, в первую очередь, для использования возможностей управления производством западных систем, а также вероятного изменения методологии внедрения.

Атака на предприятия среднего рынка

Как на Западе, так и в России предприятия среднего рынка значительно более многочисленны, чем крупные. Именно они открывают возможности для увеличения числа проектов по внедрению систем управления.

Этот факт четко осознается самими поставщиками. Даже самые крупные из них заявляют, что их решения полностью подходят для предприятий среднего рынка. Не оспаривая этого тезиса в данной статье, хотим еще раз подчеркнуть необходимость экономического обоснования выбора той или иной системы управления для конкретного предприятия.

Появление отдачи от систем

Системы, внедрение которых несколько лет назад было мифом и которые не хотели работать, сейчас дают реальную отдачу тем предприятиям, которые одними из первых взяли на себя риски, связанные с началом проектов внедрения.