Варианты организации офиса

Выбрать правильную модель офиса очень важно, так как работа — наш второй дом. Чем более уютным он будет, тем более приверженными интересам компании окажутся работники.

Традиционно понятие «офис» обозначает место, где проходит работа персонала организации. Здесь ведется прием клиентуры, проводятся совещания, проходит вся производственная деятельность. Высшим проявлением такой концепции офиса стали всем известные офисы-небоскребы крупнейших мировых корпораций.

Но по мере того как необходимость во внутрикорпоративных функциональных службах отмирала и уступала место отношениям с внешними специализированными фирмами на принципах аутсорсинга, потребность в больших многолюдных офисах отпала. Интернет, вероятно, довершит уничтожение традиционного офиса: скоро, по мнению некоторых экспертов, обычный офис и вовсе уйдет в прошлое — уступит место виртуальному. Ведь Интернет делает в большинстве случаев ненужным непосредственное физическое взаимодействие тех, кто участвует в производственном процессе.

Сейчас сложились три типа офиса. Это традиционный офис, офис — открытое пространство и виртуальный офис.

По словам Оксаны Полищук, генерального директора консалтинговой компании «СТЕА», эти три вида можно встретить как в российских, так и в зарубежных организациях.

ТРАДИЦИОННЫЙ ОФИС

Этот тип офиса представлен в двух вариантах. Первый, самый дорогой, — когда у каждого сотрудника отдельный кабинет. Он применяется в тех случаях, когда состав работников компании мал.

Второй вариант — когда кабинеты предоставляются руководителям определенного ранга, а остальные работают в помещениях для двух-трех сотрудников. Отдельные кабинеты выделяются также финансовым работникам, так как их работа требует сосредоточения и тишины.

Начальник отдела может находиться в одной комнате с подчиненными, но руководителю компании это не с руки. Отдельный кабинет ему необходим в интересах сохранения коммерческой тайны и той информации, которая используется только на высшем уровне управления, а также чтобы проводить совещания менеджеров высшего звена.

Если политика компании предполагает, что руководитель должен служить примером своим сотрудникам и быть всегда на виду, то используются кабинеты со стеклянными дверями и стенами (у нас их называют «курятниками»). При полной звуковой изоляции менеджера создается ощущение единства и равенства. В этом случае применяются жалюзи, которые позволяют руководителю при необходимости поставить барьер между своим кабинетом и остальным офисом.

Как утверждает начальник отдела развития агентства недвижимости «Инком» Татьяна Чернышева, традиционные офисы используются в российских компаниях в силу привычки, но они абсолютно не свойственны современным западным организациям. Правда, в последнее время и наиболее «продвинутые» отечественные фирмы приходят к необходимости более современной модели организации офиса.

ОФИС — ОТКРЫТОЕ ПРОСТРАНСТВО

Система построения офиса, в основе которой лежит идея открытого рабочего пространства, предполагает общие комнаты. Этот подход применяется по большей части в торговых компаниях: соперничество помогает повысить уровень продаж.

Вариант такого подхода к построению офиса — открытое пространство с границами-перегородками. В этой модели каждое рабочее место отгорожено перегородками с двух сторон. В отличие от «просто» открытого пространства это дает возможность сотрудникам делать свое дело, не отвлекаясь на движения в комнате, а также приглушает звук разговоров и телефонных звонков.

Отрытое пространство с границами или без границ хорошо подойдет также для творческих работников. Ведь в таких подразделениях необходимо стимулировать творческие процессы, обмен идеями, дух соперничества. Но при этом следует учесть необходимость важных телефонных звонков и отвести для них отдельную комнату.

Такая структура офиса оптимальна и для сотрудников, работающих над различными направлениями, но часто взаимодействующих между собой. В этом случае открытое пространство с границами-перегородками — идеальный вариант. Такое помещение работает на корпоративный дух, не позволяет отлынивать от работы (все на виду), но дает необходимый минимум закрытости для сосредоточения.

Главное, считает Оксана Полищук, перегородки не должны создавать ощущения психологического давления, «нависать» над сотрудником. Она считает, что целесообразно снабдить работника большим столом и поставить перегородку на уровне глаз, чтобы открывалась перспектива. А также «защитить» спину второй перегородкой.

Как говорит Татьяна Чернышева, современные бизнес-центры и офисные здания планируются именно по принципу открытого пространства. Но такие центры на половину занимают западные компании, а остальные 50% арендаторов — весьма крупные российские или совместные предприятия, как правило, представители нефтегазовой и алюминиевой промышленности.

До среднего бизнеса современные стоительные веяния подчас не доходят, поэтому по желанию заказчика строительная фирма, прикрепленная к бизнес-центру, может поставить перегородки и превратить открытое пространство в традиционный офис. (Кстати, этой услугой пользуются чаще всего отечественные компании.) Впрочем, можно вовсе не зависеть от строительных конструкций — если предпочесть виртуальный офис.

ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС

Этот тип офиса в последнее время пользуется большой популярностью на Западе. Его распространение стало возможным по причине быстрого развития Интернет-технологий и технологий мобильной связи. При такой модели в «физическом» офисе располагаются лишь диспетчерская и секретарь, а также комната для переговоров и совещаний. Остальные сотрудники работают дома, осуществляя связь с офисом по телефону и сети Интернет и используя постоянный доступ к корпоративному серверу, с которого получают всю необходимую информацию о работе компании и других «надомников».

Виртуальный офис подойдет сотрудникам, работающим по индивидуальному графику или личным заданиям. Как правило, это творческие работники, переводчики, преподаватели, телефонные агенты, посредники. Такая организация офиса не требует больших затрат на аренду помещения, позволяет снизить до минимума расходы на покупку мебели и организацию питания, но все же стоит недешево, поскольку требует коммуникаций на самом высоком уровне.

В нашей стране «русифицированный» вариант виртуального офиса можно встретить, например, в небольших агентствах недвижимости. Ни о каких высоких технологиях здесь пока речи не идет — сотрудники работают на обычных домашних телефонах, а встречи и подписание контрактов происходят в «физическом» офисе.

Американские ученые Эрик Бухмиллер и Винио Флори считают, что будущее — за виртуальным офисом. Свою точку зрения они основывают на современных достижениях в области информационных технологий.

Конечно же, по их мнению, виртуальный офис не является идеальным решением для любого вида бизнеса и требует значительных инвестиций в человеческий и материальный базис. Но переход к виртуальному офису и необходимый при этом реинжиниринг компании приносят свои плоды. Организация может работать над проектами круглые сутки, тратить больше времени на своих клиентов и инвестировать в развитие собственной деятельности.

Кроме того, при таком устройстве организации руководство имеет возможность делегировать сотрудникам свои полномочия максимально полно. Проверять же качество их исполнения позволяют базы данных.

Сам виртуальный офис, по мнению американских ученых, радикально меняет культуру компании. Ведь участие в жизни фирмы осуществляется с помощью машин, а личностное общение практически сведено к нулю. Организационная структура становится проще по сравнению с традиционной, иерархической.

КАК ВЫБРАТЬ МОДЕЛЬ ОФИСА

При выборе модели офиса нужно учитывать: 1) характер работы сотрудников; 2) режим их работы; 3) характер их взаимодействия.

Кроме того, замечает Оксана Полищук, при выборе модели офиса и моделей конкретных рабочих мест учитывать не только основные задачи работников фирмы, но и их психологические особенности. Кому-то внешние раздражители помогают работать в интенсивном темпе (экстраверты), а кому-то для сосредоточения и продуктивной работы необходимы тишина и минимум раздражителей (интроверты).

В первом случае — открытое пространство лучший стимул к работе, оно организует и «заводит» человека, настраивая на рабочий лад. Во втором идеальный вариант — кабинет или работа на дому, так как человека любой раздражитель выбивает из колеи. Если же при этом необходимо контролировать сотрудника, то используются стеклянные двери или электронные механизмы контроля.

Вообще, некоторым людям нужно ходить «в контору» и «отсиживать» с девяти до шести, а для других лучший вариант — остаться дома, так как именно там повышается работоспособность. Но для работы «на дому» человек должен обладать способностью к высокой самоорганизации и концентрации. Иначе постоянно будут срываться сроки и задерживаться выполнение заданий.