Какое оборудование использовать для совещаний

Важной частью работы любой управляющей системы является обмен информацией и выработка коллективных решений. Самый распространенный инструмент внутренней коммуникации на предприятии — совещания, на которых, согласно данным исследований, руководители разных уровней проводят более 40% рабочего времени.

При этом большинство менеджеров, отправляясь на очередное “важное собрание”, заранее убеждены, что потеряют время впустую, а через пару часов с трудом будут вспоминать, о чем говорилось в часовом докладе финансового директора.

Любому опытному управленцу известно, что даже самое короткое совещание стоит денег и должно себя окупать. Но на практике получается, что большинство совещаний выполняют работу меньшую, чем следовало бы, длятся дольше необходимого и расходы на них значительно превышают коммерческий эффект. Между тем существует доказанная связь между развитием предприятия и эффективностью его внутренней коммуникационной системы.

Плохо организованная система обмена информацией создает путаницу, замедляет принятие решений, делает несогласованными действия персонала; следствие всего этого — неоправданные затраты. Так, если совещание вместо запланированных сорока минут длится два часа и при этом так и не справляется с повесткой дня, оно оказывает негативное влияние на работу предприятия в целом и на уровень получаемой им прибыли.

И, наоборот, каждый час, сэкономленный благодаря возросшей продуктивности совещаний, — это дополнительные деньги, заработанные предприятием. Способствовать максимальной эффективности использования времени как на рабочих планерках, так и на деловых встречах “в верхах” призвано разнообразное презентационное оборудование — слайд-проекторы, оверхед-проекторы, мультимедиа-проекторы, интерактивные доски и многое другое.

ДОСТОИНСТВА НАГЛЯДНОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Вы никогда не задумывались, в чем причина популярности телевидения? Ведь большинство из нас предпочитают даже новости и прогноз погоды смотреть по Sony Trinitron, а не слушать по радио.

Ученые давно нашли этому объяснение. По данным современной психологии, более 80% информации в мозг человека поступает через визуальный канал восприятия. А одновременное воздействие на два важнейших органа восприятия: зрение и слух (как раз то, что обеспечивает телевидение), позволяет достичь гораздо большего эффекта. Считается, что, в общем, мы удерживаем в памяти лишь 10% того, что нам говорится, но эта цифра возрастает до 50%, когда устное выступление подкрепляется средствами наглядного изображения.

Эти выводы психологов должны учитываться в деловом общении, особенно при проведении совещаний, презентаций, конференций и любых других мероприятий, где людям преподносится какая-то информация, которая должна быть ими усвоена, осмыслена и на ее основе принято решение. Успех совещания в значительной мере зависит от качества выступлений и от того, как они воспринимаются.

Всем нам известно еще со школьной скамьи, что материал, поясненный с помощью графического изображения, проще усваивается и запоминается. Но раньше школьный учитель, лектор в университете или выступавший на деловом собрании писали на доске, объясняли написанное, потом стирали, писали заново и т.д.

Сегодня имеeтcя целый набор презентационного оборудования, которое выполняет важнейшую функцию обеспечения наглядности и облегчает восприятие даже самой “тяжелой” информации. Оно улучшает процесс группового общения, сглаживает отсутствие у выступающих лекторских навыков. И, что не менее важно, не требует специальных навыков: работать с ним так же просто, как писать фломастером или ручкой.

Использование специального презентационного оборудования организует выступающего, заставляя его систематизировать свои идеи. В результате доклады становятся менее длительными и однообразными, больше времени остается на обсуждение и обмен мнениями.

Выступающий показывает себя более компетентным и заслуживающим доверия. Его речь становится убедительнее и оказывает большее влияние на аудиторию. Наглядно представленные доводы и аргументы позволяют лучше оценить ситуацию, и в момент принятия решения участники запоминают больше аргументов. В результате сокращается продолжительность совещаний и повышается их продуктивность.

По мере того как число участников совещания увеличивается (обычно, когда их становится больше20), ощущение личной причастности к происходящему слабеет. Взамен нарастает ощущение отстраненности. Но еще Дейл Карнеги подчеркивал, что докладчик, если хочет добиться успеха, должен построить свое выступление так, чтобы каждый присутствующий чувствовал, что оно обращено кнему.

Оборудованные презентационной техникой залы совещания позволяют руководителям, находящимся друг от друга на любом расстоянии, общаться практически лицом к лицу. При этом выступающий будет виден на экране каждому абоненту всей коммуникационной сети.

СРЕДСТВА НАГЛЯДНОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Старейший и самый известный тип демонстрационного оборудования — слайд-проектор, который используется в школьном обучении и деловых коммуникациях с 1945 года. Он прекрасно подходит для демонстрации слайдов. Но если вам в ходе работы потребуется нарисовать схему, дать поясняющий рисунок, слайд-проектор не поможет, так как он работает только с готовыми материалами и в фиксированной последовательности.

Этот недостаток устраняют оверхед-проекторы. Они используются для демонстрации изображения, которое легко подготовить путем нанесения на прозрачную пленку с помощью фломастера и можно показывать частями и в любой последовательности.

Самый совершенный вид проекторов — мультимедиа-проекторы, способные демонстрировать как компьютерное, так и видеоизображение. Большинство из них имеет объективы с переменным фокусным расстоянием, которые дают возможность изменять размер изображения на экране, не меняя местоположения проектора.

Мультимедиа-проекторы поддерживают широкий спектр видеостандартов и типов персональных компьютеров и имеют возможность одновременного подключения до четырех устройств (компьютеров, видеомагнитофонов, видеокамер, проигрывателей лазерных дисков) к одному проектору. Многие мультимедиа-проекторы содержат встроенную аудиосистему (динамик и колонки), обеспечивающую аудиоподдержку презентации в небольшом помещении.

Проецируемый на экран материал подается быстро, в цвете, в динамике. Сухие цифры, таблицы и длинные тексты превращаются в красочные схемы и наглядные графики, которые позволят оживить доклад и добиться большей убедительности.

В последние годы наблюдается значительный рост спроса на мультимедиа-проекторы, который объясняется и возросшими техническими потребностями современного бизнеса, и улучшившимся качеством самих проекторов. Раньше их масса составляла в среднем более 11 кг, а цены достигали 15 тысяч долларов.

Теперь такие устройства более портативны и доступны. Новые модели мультимедиа-проекторов обеспечивают гораздо больше возможностей за меньшую плату: при снижении массы, габаритов и цены изделий изображения получаются ярче, с более высоким разрешением.

Задача любого выступающего — не только захватить внимание аудитории, но и постараться как можно дольше удержать его. Чем дольше слушатели будут помнить вашу идею, тем больше шансов, что они примут вашу точку зрения и согласятся действовать в нужном вам направлении. Самый простой способ задержать информацию в памяти аудитории — дать в руки слушателей конспект лекции. Если в вашем распоряжении электронная копирующая доска, то для того, чтобы сохранить написанную на ней информацию, не нужно переписывать все от руки. Достаточно нажать одну кнопку на устройстве, встроенном в доску, и только что написанная информация будет распечатана, а бумажные копии могут быть розданы аудитории. Можно выводить на поверхность доски изображение с компьютера, писать и рисовать на ней (правда, без использования цвета), при этом все нарисованное можно потом распечатать или ввести в компьютер.

Более совершенная технология — интерактивная доска позволяет вводить информацию простым прикосновением пальца к ее поверхности. С помощью мультимедиа-проектора на ее экране можно отобразить любое изображение: компьютерное, видео, фото.

В процессе работы вы можете в рукописной форме вносить любые правки, выводить графические данные и при этом сохранить весь этот материал в электронном виде и обращаться к нему в любой момент совещания. Изображение может транслироваться в реальном времени на все компьютеры офиса или через Интернет в любую точку земного шара.

В свою очередь содержимое любого или всех одновременно компьютеров офиса может быть отображено на большом экране. Руководитель имеет возможность провести видеосовещание, вызвав видеоизображение любого сотрудника (или нескольких сотрудников) по своему желанию.

Использование этих технических средств позволит более эффективно проводить совещания.