Менеджер без PC — деньги на ветер

В нашей стране многие менеджеры практически не используют богатые возможности компьютера. В компании Procter&Gamble с ними категорически не согласны. Потому что считают, что без компьютерных систем не имели бы сотой доли тех управленческих и информационных возможностей, которыми обладают благодаря им.

ЕДИНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ…


Руководители фирмы имеют возможность управлять всеми процессами, происходящими в компании, с помощью системы поддержки бизнеса SAP, отвечающей стандартам ERP (этот стандарт, напомню, позволяет планировать ресурсы предприятия и управлять ими). Система создает общую среду для всех отделений Procter&Gamble, увязывает между собой заводы и научно-исследовательские институты, склады и офисы корпорации.


Система управления, созданная в Procter&Gamble на основе SAP, имеет подсистемы по основным направлениям деятельности корпорации — финансы, производство, снабжение и сбыт, хранение и техобслуживание оборудования и продукции. Она контролирует все технологические и управленческие процессы.


Контроль пронизывает все процессы. Например, при доставке сырья, скажем, из-за границы в Россию информация о поставке идет по компьютерной сети “параллельно” пути следования сырья. Она попадает в компьютеры на “перевалочных пунктах”. На всех этапах сведения проверяют, но необходимости вводить данные каждый раз вручную нет.


Во всех областях деятельности менеджерам предоставляются приложения, наиболее удобные для работы с информацией именно в данной сфере. SAP предлагает ему такие программные инструменты, с помощью которых управленец может анализировать рынок, осуществить маркетинговое исследование, рассчитать себестоимость, прибыль и т.д.


Менеджеры Procter&Gamble работают в совместимых приложениях, что позволяет им обмениваться информацией. Директор отдела маркетинга в России и маркетинг-директор в США легко могут получать документацию друг друга с помощью SAP.


Другое свойство системы — возможность работы с информацией другого отдела. Управленец в любом филиале при необходимости может открыть данные, полученные из бухгалтерии, на своем компьютере (разумеется, данные, к которым он допущен).


Быстрота принятия управленческих решений на основе анализа данных в значительной степени обеспечивается возможностями высокоскоростной обработки и обмена информацией, которые предоставляет SAP. Это немаловажно в условиях серьезной конкуренции, когда оперативность и гибкость играют значительную роль в политике фирмы.


Скорость — одно из главных преимуществ единой системы управления. Время перевода данных из одного формата в другой при работе на основе разных систем управления в различных подразделениях компании “съедало” бы многие конкурентные преимущества. Кроме того, перевод мог быть чреват ошибками.


Единая система форматов позволяет также создавать единую отчетность, реализовывать единые процедуры принятия решений в рамках всей компании.

…И ИНФОРМИРОВАНИЯ


Кроме системы поддержки бизнеса, менеджеры Procter&Gamble обеспечены также единым внутрикорпоративным информационным пространством Intranet.


Если система SAP позволяет управлять процессами, то Intranet используется в основном для обмена информацией. Эта система представляет собой изолированную от Интернета, но аналогичную ему внутрикорпоративную сеть.


Управленцы благодаря Intranet получают комплексную информацию о деятельности всей корпорации и обмениваются опытом. Руководители любого звена могут воспользоваться страницами филиалов корпорации в отдельных странах.


Менеджер может получить в Intranet сводную информацию об отдельных показателях работы того или иного филиала. Здесь и объемы продаж за определенный период, и закупки, и объемы производства. Помещаются также публикации, рассказывающие о новых продуктах, организационных нововведениях и различных усовершенствованиях.


Еще с внутренних страничек можно почерпнуть сведения об общей политике компании, просмотреть отчетность, списки контактных телефонов и адресов. Менеджеру Procter&Gamble предоставляется возможность подписаться по сети на определенные интересующие его новости, выбрав их из множества предложенных.


Новости могут касаться не только деятельности компании. Это могут быть сводки погоды или цены на авиабилеты. Такая информация весьма важна, учитывая мобильность большинства менеджеров, их постоянные отъезды в командировки.


Управленцы Procter&Gamble вообще подолгу не задерживаются на одном месте: после нескольких лет работы их обычно переводят в другое подразделение или филиал. Это позволяет накапливать опыт и дает возможности для профессионального и карьерного роста.


Из-за постоянной миграции могут возникнуть проблемы установления контакта с нужным сотрудником. Чтобы этого не случилось, информация о контактах с “исчезнувшим” менеджером находится на внутренних web-страничках. Обновляется она практически ежедневно.


И если, например, начальник какого-либо отдела болен или находится в командировке, в компьютерной сети будет оставлено упоминание об этом. Когда по электронной почте данному сотруднику придет письмо, то отправителю тут же будет выслан ответ с извинениями.


Кстати, электронную почту в компании предпочитают обычной телефонной связи. Когда менеджеру необходимо сообщить одну и ту же информацию разным людям, то гораздо удобнее не обзванивать всех, а один раз написать текст и разослать на нужные адреса.


Проблему общения между руководителями, говорящими на разных языках, решает использование стандарта, предусматривающего создание всей внутрикорпоративной почты только на английском языке.


Системы позволяет менеджерам контактировать с центральным офисом и филиалами в разных странах, дает возможность взаимодействия с удаленным пользователем. Очень удобно.

DHL ШАГАЕТ В НОГУ С ПРОГРЕССОМ


В компании DHL для автоматизации работы менеджеров используются различные программные средства. Менеджеры отдела маркетинга обеспечены таблицами Lotus, в которых осуществляется бюджетирование и планирование. Менеджеры отдела рекламы создают материалы для презентаций в Power Point.


Для анализа статистической информации, обработки экономических показателей используются продукты DSS/OLAP фирмы Business Objects.


На основе Microsoft Aсcess в DHL был также создан целый ряд программ, широко используемых в работе менеджерами разных подразделений для расчета себестоимости или прибыльности.


Отслеживание почтовых отправлений в компании автоматизировано при помощи Global Track and Tracing System.


В компании DHL имеется внутрикорпоративная информационная сеть Intranet. В основном для обмена информацией между отдельными филиалами и подразделениями. Заболевший или уехавший в командировку менеджер оставляет информацию об этом на внутренней страничке. Вышестоящий начальник всегда знает, где его найти и почему он отсутствует на рабочем месте.


Помимо Intranet, в компании создана система сетевых дисков, которые аккумулируют ту или иную информацию, касающуюся всех направлениий деятельности фирмы.


Сетевые диски устраняют необходимость обмена данными посредством электронной почты, дискет или распечаток. Сотрудники в зависимости от специфики своей работы имеют доступ к определенной части диска. Зная пароль, можно с любого компьютера в любом отделении корпорации получить нужные сведения.


Руководителям отделов для работы предоставляются ноутбуки. Таким образом, любой из них может “скачать” информацию с доступного ему сетевого диска и работать с ними за пределами офиса.