Бюджет на внебюджетные расходы

Решения об инвестициях в информационные технологии (ИТ), как и любые другие деловые решения, принимаются исходя из экономической целесообразности. Она определяется, как минимум, тремя факторами: выгодой, риском и расходами.


Первые два фактора, используемые для оценки инвестиций в ИТ, зависят от конкретной фирмы и отрасли промышленности. Поэтому рассмотрим третий: расходы.

СОВРЕМЕННАЯ МОДЕЛЬ


Анализ расходов на ИТ необходимо проводить с помощью той или иной модели совокупной стоимости владения — модели ТСО (total cost of ownership). Использование этой модели, кроме всего прочего, позволяет не упустить связь между расходами на программно-аппаратные средства и другими статьями затрат, например на техническую поддержку, обучение и простои.

Модель ТСО, разработанная Microsoft в сотрудничестве с компанией Interpose (www.interpose.com), позволяет оценить все статьи затрат и напрямую использовать эту оценку для выработки эффективных планов улучшения структуры расходов на ИТ.


Согласно исследованию компании Interpose, Inc., каждый компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0, как правило, обходится организации в 6515 долл. ежегодно. При этом капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют всего лишь 25% общей стоимости развертывания и владения компьютерами.


Большая часть затрат связана с администрированием и технической поддержкой, которые ведутся IТ-специалистами, а также со скрытыми расходами на управление и поддержку компьютерных систем самими пользователями.



Модель ТСО помогает менеджерам предприятия анализировать и управлять плановыми (прямыми) и внеплановыми (косвенными) затратами, связанными с владением и использованием компонента ИТ на протяжении всего срока его службы. Хорошая модель ТСО способствует выявлению текущих проблем, показывает, что и как надо изменить, и обеспечивает постоянную обратную связь в управлении затратами.


При использовании несовершенных моделей в анализе структуры расходов часто упускают из виду тот факт, что рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости, а чрезмерная экономия (например, на обучении), напротив, приводит к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой. На это обстоятельство обязательно нужно обращать внимание.


Кроме того, во многих моделях ТСО оцениваются средние затраты организации для конкретной среды на одного клиента по сравнению со среднеотраслевыми. При этом за основу берутся средние показатели для гетерогенного состава субъектов информационной системы и фиксированные соотношения клиентов и серверов. При этом для оценки среднего значения ТСО удельные затраты на одного клиента умножаются на общее число клиентов. Такие упрощения зачастую дают слишком большую погрешность.

Microsoft и Interpose считают, что нужно анализировать структуры затрат для каждого типа субъектов (серверов, клиентов, принтеров и т.д.), классификация этих субъектов (портативные компьютеры — настольные, сервер файлов и печати — сервер приложений) и операционная система (Windows 3.1 — Windows 95). Такая модель ТСО учитывает все особенности каждого типа субъектов и предоставляет способ “настройки” исходных данных для анализа структуры затрат в ТСО, исходя из точных показателей по субъектам разных типов, соотношений серверов и клиентов, пользователей и принтеров, топологии сети и других факторов.



ЗАТРАТЫ ПРЯМЫЕ И КОСВЕННЫЕ


Общие затраты на ИС следует разделять на две группы: прямые и косвенные. Прямые затраты можно узнать, анализируя бюджеты типичных информационных систем. С косвенными сложнее.


Как только начинается работа по использованию модели ТСО, сразу выясняется, что в организации отсутствует четкое понимание бюджетных вопросов. Большинство компаний не слишком аккуратно отслеживает расходы на ИС: нет детальной информации по местонахождению субъектов информсистемы, общей численности пользователей и трудозатратам.

Они возникают в связи с тем, что конечные пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам. Такие затраты редко учитываются организациями, работающими с ИС. Но по мере сокращения бюджета информационной системы и переноса бремени технической поддержки непосредственно на конечных пользователей может начаться неконтролируемый рост этих затрат.


Как показывают исследования Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии образуются вне традиционных бюджетов ИС. Косвенные затраты приблизительно можно оценить по записям, которые ведет служба технической поддержки, и путем опроса пользователей (к кому они обращаются за помощью — в службу технической поддержки или к коллегам).


Анализировать необходимо косвенные затраты:


— связанных с конечными пользователями (при этом выделяя случаи самостоятельного разрешения проблем, обращения к коллегам, нерегулярного изучения каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);


— вызванных простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).


Верная оценка затрат позволяет контролировать развитие информационной системы с финансовой точки зрения.



Иван Петров

При подготовке двух статей, опубликованных в этой рубрике были использованы материалы

веб-сервера (www.microsoft.com/rus)