Как выбрать исполнителя IT-проекта: экономим время и нервы  

«БОСС» в помощь | Бизнес-процессы
Текст | Артем ДЕГТЯРЁВ, CEO IT-компании Dunice

Как CEO IT-компании, я хорошо знаю, с какими проблемами сталкиваются заказчики проектов. В статье я помогу вам разобраться: как составить техническое задание, почему называть бюджет — важно, как выбрать компанию-исполнителя и нормально ли менять договоренности. Мы поговорим о некрупных проектах, стоимостью до 5 миллионов рублей.

Как выглядит типичный кейс

Обычно поиск исполнителя выглядит так. Клиент кратко формулирует свою идею и присылает ее на электронную почту 20—30 компаниям. Он ожидает получить два параметра: сколько стоит проект и как скоро его выполнят.

Крупные компании получают огромное количество таких запросов. Например, на почту Dunice в месяц приходит больше сотни. Качественно отвечать на каждый нет смысла: из описания непонятно, что хочет автор письма — и очевидно, что он разослал его десятку конкурентов. Бороться за внимание такого клиента — трата времени.

Разберем типичный пример. Клиент пишет: «Хочу интернет-магазин». Непонятно, будет это небольшой сайт-витрина или же логистическая система, которая контролирует склад, поставки и персонал. Поэтому в ответ компания-исполнитель напишет: «Наша работа будет стоить от двухсот тысяч до пяти миллионов».

«Вилки» и уточняющие вопросы от 20 компаний — это бесполезный поток информации и общения, в котором заказчик тонет и теряет время. Он мог бы избежать этих испытаний — если бы следовал простым правилам, о которых я расскажу.

Как составить ТЗ, чтобы получить точную сумму и сроки

Грамотно составить техническое задание важно — иначе гениальная идея проекта не попадет из вашей головы в голову сотрудника, который читает письмо. Чтобы написать ТЗ, не нужно IT-образование или консультация программиста. Вам понадобится только чистый документ и максимум 3 часа.

Ответьте на четыре вопроса:

  • Для чего вы реализуете этот проект?
  • В каком случае вы будете считать сервис успешным?
  • Какие типичные сценарии взаимодействия пользователя с сервисом?
  • Какие основные экраны будут в приложении или на сайте?

 

Давайте разберем пример правильного и неправильного ТЗ.

Как не надо:

Мне нужно приложение, которое будет подсказывать минимальную стоимость продуктов. Чтобы на основании этих данных пользователь знал, в какой магазин пойти.

На такое письмо вам не ответят или назовут «вилку», которая никак не даст вам понять, сколько стоит ваша мечта о магическом поиске дешевых продуктов.

Как надо:

Я хочу создать приложение, которое позволит кафе и ресторанам выбирать оптимального поставщика продуктов. Особенно это актуально для небольших кафе.

Приложение будут работать по методу подписки. Я буду считать проект успешным, когда за небольшую сумму пользователи будут покупать подписку и облегчат себе жизнь.

Планирую работать с пятью оптовыми сетями и сканировать только их стоимости товаров, также буду получать обратную комиссию от магазинов.

Когда пользователь в первый раз откроет сервис, он сможет выбрать из чек-листа список типичных продуктов, которые закупает еженедельно, и место, где происходят покупки. С текущего момента, если выгода от покупки в другой торговой сети составит более 5%, клиент получит пуш-уведомление.

Основные экраны:

  1. Экран выбора продуктов и их количества.
  2. Экран, где пользователь указывает информацию о себе.
  3. Страница подписки.
  4. Админ-панель для выбора содержимого пуш-уведомлений.

 

Из такого ТЗ потенциальный исполнитель поймет, зачем ваш проект, каков его функционал и объем работ. Вам назовут примерную цену и сроки.

В чем разница между бюджетом и стоимостью, и почему это важно

Вопрос «Каков бюджет проекта?» часто ставит в тупик заказчика. Особенно, если он не имеет никакого отношения к рынку IT-услуг и не представляет, сколько стоят работы. Хочется и не пообещать слишком много, и не показаться бедным.

Давайте разберемся, почему важно называть заказчику сумму, которую вы можете потратить. Для начала, выясним, в чем разница между бюджетом и стоимостью.

Бюджет — деньги, которые вы можете потратить на проект, чтобы он был вам выгоден. Например, делать сервис, который будет приносить 50 тысяч в месяц за пять миллионов — нерентабельно.

Стоимость — это сумма, которую исполнитель хочет за работу. Она может оказаться больше или меньше вашего бюджета. От этого зависит, будете ли вы заказывать проект у исполнителя.

Бюджет не изменяется в зависимости от стоимости. Его стоит продумать еще до переговоров с исполнителем. Предположим, вы хотите полететь на отдых. Вы точно знаете, что, если авиабилет стоит дороже 20 тысяч, вы не будете его покупать и поищете направление бюджетнее. Даже если это рейс самым новым и быстрым самолетом. Так и с проектом: определите максимум, при котором он вам выгоден.

Определить бюджет проекта, конечно, сложнее, чем планировать отдых. Но это важно, чтобы он оказался рентабелен. Если заказчик назовет исполнителю случайную сумму, на которую банк готов выдать кредит — он рискует никогда не окупить затраты и не получить прибыль с проекта.

 Чтобы уложиться в бюджет, приоритизируйте функции сервиса. Не пытайтесь сделать швейцарский нож — это дорого и, чаще всего, бессмысленно.

Когда вы называете исполнителю ваш бюджет, он предложит вам способы в него попасть. Не бойтесь расставаться с неосновным функционалом. Например, если вы запускаете интернет-магазин книг, откажитесь от оплаты через криптовалюты — абсолютное большинство ваших покупателей предпочитают банковские карты.

Если заказчик называет космическую сумму или просто выходит за ваш бюджет — откажитесь от сотрудничества. Конечно, если такое случилось со всеми компаниями, куда вы отправляли ТЗ — это повод задуматься: либо вы сильно недооцениваете стоимость разработки, либо выбрали очень дорогих исполнителей. О них поговорим дальше.

Как выбирать исполнителей

Вести переписку с тридцатью компаниями — долго и сложно. Чтобы сократить их количество, нужно сразу отсеять те, которые точно не подойдут.

Самый простой способ это сделать — посмотреть на портфолио. У каждой IT-компании на сайте есть списки клиентов. Посмотрите, есть ли там фирмы, которые находятся с вами в одной «весовой категории». Заказывать сайт частной школы у компании, которая сотрудничает с ведущими банками — круто только на словах. На деле — это дорого, и велика вероятность, что вам просто не ответят.

Заранее планируйте, к какому сроку выберете исполнителя. Каждый заказчик может бесконечно откладывать решение и вести переговоры. Но этим он делает хуже сам себе. Исполнители, которые пару месяцев пишут ему и получают в ответ, что он еще думает, могут отказаться сотрудничать. Откладывается запуск проекта — а вместе с ним и прибыль.

Менять ТЗ и бюджет во время переговоров — нормально. Если вы уже готовы заключить договор с IT-компанией, но вас озарила гениальная идея, не надо тянуть. Сразу обрадуйте исполнителей, чтобы они проверили, уложитесь ли вы в бюджет, и спланировали работу над новой функцией.

Одна из самых неприятных ситуаций возникает, когда половина проекта готова, и заказчик хочет новый набор функций при том же бюджете. Тогда либо заказчик доплачивает, либо исполнитель урезает функции, которые еще не готовы — и это не всегда возможно.

Чеклист грамотного заказчика

  • Составил ТЗ по схеме:
  1. Для чего вы реализуете этот проект?
  2. В каком случае вы будете считать сервис успешным?
  3. Какие типичные сценарии взаимодействия пользователя с сервисом?
  4. Какие основные экраны будут в приложении или на сайте?
  • Установил бюджет так, чтобы проект был рентабелен.
  • Приоритизировал функции, отделил главные от второстепенных.
  • Посмотрел портфолио компаний, выбрал потенциальных исполнителей с похожими на свой бизнес успешными кейсами.
  • Отправил потенциальным исполнителям ТЗ и бюджет.
  • Знает, к какому сроку сделает выбор. Сообщил об этом исполнителям и не тянет время.

 

Надеюсь, эта статья увеличит количество заказчиков, которые знают, чего хотят. Пусть деловые коммуникации становятся быстрее и продуктивнее!