За штурвалом автоматизации
«БОСС» в помощь | Бизнес-процессы
Текст | Всеволод КОРДОНСКИЙ, исполнительный директор компании «ФинГрад – Управление Финансами»
Как автоматизировать управленческий учет, чтобы все пошло прахом.
Зачем автоматизировать управленческий учет
Может быть, автоматизировать и не нужно?
Это тоже решение, и когда-то оно работало. Сейчас маржинальность сокращается, условия меняются, и чуйка, которая выручала раньше, в момент турбулентности начинает подводить: что-то изменилось, повысилось, понизилось, вы об этом не знаете или не понимаете, что произошло и куда вы движетесь. Дальше вы принимаете неверные решения и обретаете шанс либо больших потерь, либо вообще гибели бизнеса.
Это сравнимо с работой пилота: управляя самолетом в ясную погоду, вы можете не смотреть на приборную доску. Но, когда бушует ураган, полагаться только на вид из кабины и не смотреть на приборы – это довольно странно. Автоматизированные отчеты – та же приборная доска. Прозрачная отчетность нужна, это мастхэв.
При этом отчетность ради отчетности – это зло. Вам необходимо понимать, какие решения вы будете принимать на ее основе. Оптимально, когда отчетность заточена под бизнес-идею, человека или отдел, который принимает решения.
Как не должна выглядеть автоматизация учета финансов
Начнем со страшилок об убытках от автоматизации. В интернете их много с названиями и цифрами. Например, на внедрении SAP компания Whirlpool потеряла $650 млн, Hewlett-Packard – $275 млн, National Australia Bank по итогу внедрения списал $400 млн убытков, из которых 200 млн – на SAP. Внедрять ERP-отчетность – занятие опасное.
И в то же время прибыльное: если на IPO выходит компания с уже внедренной системой отчетности – это весомый плюс для компании.
Когда к нашим клиентам приходят аудиторы и инвесторы и анализируют отчетность, то отдают должное ее качеству и прозрачности, говоря, что давно не было так комфортно оценивать текущее состояние бизнеса и принимать решения об инвестициях.
Как должна выглядеть автоматизация отчетности: правила учета
Раскрываемость отчетов
В каждую цифру отчетности вы можете «провалиться» и увидеть ее происхождение. Это позволит вам в любой момент понять дополнительную суть анализируемых данных.
Актуальность отчетов
Важна не прошлогодняя отчетность, а сегодняшняя. Это как пилотировать самолет и видеть по приборам то, что было пять минут назад – в принципе полезно, но лучше знать, что происходит именно сейчас.
Достоверность отчетов
Достоверность достигается при помощи триады отчетов: отчета о движении денежных средств, отчета о прибылях и убытках и баланса. К тому, зачем нужны ДДС (движение денежных средств. – Ред.) и ОПиУ (отчет о прибылях и убытках. – Ред.), вопросов нет. Все в курсе, что деньги полезно контролировать в моменте, а прибыли и убытки анализировать регулярно. С балансом ситуация сложнее. Большинство российских систем управленческого отчета его не строит по внутренним объективным причинам, да и финансисты часто не привыкли анализировать баланс. Это чревато тем, что у вас нет возможности проверить ОПиУ: вы смотрите на приборную панель и видите недостоверную информацию. Собранный баланс – единственная гарантия правильного отчета о финансовом результате (ОПиУ).
Учет по центрам финансовой ответственности
Важно вести учет прибыли не только по компании в целом, но и по центрам финансовой ответственности (ЦФО), аналитикам: отделам, магазинам, регионам, номенклатурным группам и т. д. Если у компании есть автономные подразделения, бизнес-единицы, ЦФО, необходимо отслеживать их прибыльность.
Важно анализировать по ЦФО не движение денег, а именно прибыль. Если вы видите, что в сети из 20 аптек три-четыре аптеки убыточны, вы их закрываете. Если у вас две концепции ресторанов, и вы видите, что одна из них приносит гораздо больше прибыли, чем другая, то понимаете, какую из концепций стоит развивать. Аналогично с оптовыми, розничными и интернет-продажами: анализируйте прибыль и принимайте решения по каждому отдельному направлению.
Важное замечание: в некоторых ситуациях часть расходов надо не делить на бизнес-единицы, а оставлять их на управляющей компании. Правильно: распределять только те расходы, которые изменяются при масштабировании (переменные), остальные (постоянные) делить не надо.
Методология учета
Методология учета важна, потому что автоматизация – это всего лишь инструмент, скальпель в руках хирурга. Хирург с тупым скальпелем – это плохо, но еще терпимо. Плохой хирург с острым скальпелем намного опаснее.
Почему автоматизация учета бывает убыточной
Упомянутые выше случаи с Whirlpool, HP и другими компаниями в значительной степени произошли потому, что их автоматизация v это большие проекты, у которых практически нет результата до момента полной сдачи. Я знаю компанию, которая планировала переход с одной ERP на другую и пять лет тестировала приходную накладную силами собственных разработчиков. Потом они заказали этот переход у стороннего поставщика со сроком год и за сумму Х, но в результате это обошлось им в 3Х и заняло еще три года.
Почему? Потому что крупные ERP-системы приходят и три месяца составляют объемное, качественное ТЗ. Нюанс в том, что никакое ТЗ не бывает верным более чем на 75%. Кто-то что-то забыл сказать, кого-то не опросили, кого-то неправильно поняли, не проверили и т. д. Через год систему отгрузили, еще год уходит на внедрение – за это время в компании заказчика многое меняется, и выясняется, что система не подходит. Дальше идет бодание по цене, все недовольны, проект стоит как несколько самолетов, это скандалы, крики, угрозы судебных исков. Чтобы завершить проект, требуются взаимные уступки и много усилий со стороны и поставщика, и компании-заказчика.
Как Agile и low-code упрощают автоматизацию учета
С ERP это частая ситуация, но с управленческой отчетностью все намного проще: ее можно автоматизировать step by step. Мы же используем Agile-подход, постоянную отгрузку результата. Сразу отгружаем первые отчеты, ими начинают пользоваться, мы строим следующий отчет и т. д. В каждый момент мы контролируем, куда идем, так как постоянно коммуницируем с клиентом, вместе смотрим отчеты, настройку и результаты и уточняем направление работы. Иногда меняем источники данных, потому что какой-то информации в нужных разрезах не оказалось в том источнике, где мы рассчитывали ее получить. А узнать это до начала работы, пока конечный пользователь не посмотрит первые отчеты в нашей системе, было затруднительно.
Agile-подход возможен только в low-code решениях. Если требуется серьезное программирование, то это исключено: пишется ТЗ, программист уходит на месяц или два, потом приносит первый результат. За это время меняются и бизнес, и запросы, и разработанный механизм теряет актуальность. Мы же учитываем это моментально и оперативно вносим изменения в настройки.
Для управленческой отчетности лучше использовать более легкое и простое решение.
Отчетность нужна здесь и сейчас, и важно уметь менять эту отчетность в процессе. Low-code и Agile позволяют быстро отгружать необходимый результат. Выбирайте, хотите ли вы смотреть только в лобовое стекло или предпочитаете приборную доску, насколько уверенно вы себя чувствуете и насколько больше уверенности и комфорта хотите.Б
