Мотивация, самоизоляция, прокрастинация – какое слово лишнее?

В период самоизоляции многие компании были вынуждены перевести часть штата сотрудников на удаленную работу. Для многих это непривычное событие стало стрессом. 17–18 апреля Школа Бизнеса «Синергия» проводит один из самых крупных антикризисных форумов страны Synergy Online Forum. На форуме выступят эксперты-практики со всего мира. В своих выступлениях они поделятся прогнозами и рекомендациями относительно сложившейся в мире ситуации. В преддверии этого события руководитель корпоративного университета Школы Бизнеса «Синергия» Ирина Сазонова рассказывает, как грамотно мотивировать и организовать работу сотрудников в период самоизоляции.

 

Удаленка и самоизоляция – в чем разница?

Начнем с того, что самоизоляция настала неожиданно, поэтому компании не успели подготовиться и настроиться на работу в онлайн-режиме. Из-за отсутствия технических решений люди в основном пользуются личными девайсами и техникой: ноутбук, смартфон, личная почта, wi-fi или даже мобильный интернет – это минимальный набор сотрудника. Сейчас ситуация осложняется еще и тем, что на те же гаджеты претендуют дети, которые должны учиться онлайн. Соответственно, в режиме самоизоляции присутствует хаос, неорганизованность и, как результат, снижение продуктивности. Помимо этого, ненастроенная система принятий решений и отсутствие общей стратегии  замораживает многие проекты. Это могут заметить те, кто работает с партнерами или клиентами. При попытках решить какой-то вопрос вам, скорее всего, ответят: «Все разъяснится, когда мы выйдем в офис». Плюс указ президента о том, что данные дни – «нерабочие», отбивает у людей желание эффективно трудиться. Многие откровенно пользуются моментом, чтобы спокойно отдохнуть дома. В то же время люди, которые работают на удаленке постоянно, и сейчас выкладываются по полной: они изначально соглашались на эти условия и работают с другим уровнем самоорганизации и продуктивности.

 

Основные ошибки работодателей

Основная ошибка настройки работы в период самоизоляции – это попытки руководства компании повторить всю ту работу, которая была в офисе, но только уже в онлайн.

  • Сохранение типичного графика работы с 9 до 18, с четко оговоренным обеденным перерывом.
  • Отсутствие налаженной системы коммуникации. В результате сотрудников дергают по каждой мелочи во всех возможных мессенджерах, что сильно отвлекает от работы.
  • Использование «шпионских» софтов, которые фиксируют время, проведенное сотрудником за компьютером, а не результат работы.
  • Попытки тотального контроля, отслеживание количества совершенных звонков, оформленных заявок и пр.
  • Регулярные групповые видеосовещания на час и более.
  • Требование моментально отвечать на все звонки, письма и сообщения в мессенджерах.

 

В тех компаниях, которые адаптированы под работу в режиме home-офис, все процессы четко регламентированы и настроены. К примеру, для постановки задач используются специальные сервисы (типа Master Tasks), внутренние CRM-системы и т.д. Помимо этого, отлаженный процесс коммуникации сводит все разговоры к минимуму, оставляя львиную долю общения на письменный формат. Совещания в режиме аудио- и видеозвонков проводятся максимум на 15 минут. Крупные собрания организуются только в случае необходимости принять какое-то серьезное решение. То же самое касается и требования быть на связи 24 часа в сутки – в большинстве компаний есть четко установленное время, в которое сотрудник обязан проверять каналы коммуникации. Как правило, это один раз утром и один раз ближе к вечеру. Руководство не пытается полностью контролировать время работы сотрудника и больше ориентируется на количество и качество выполненной работы. Отсюда идет и построение системы мотивации – не по временным показателям, а по результату.

 

Как настроить людей на работу?

  1. Поставить четкие цели и задачи. Человек должен понимать, чего от него хотят, как это будет измеряться и оцениваться. Необходимо проговорить с сотрудником некий образ конечного результата, и желательно, чтобы он был оцифрован.
  2. Обратная связь от руководства. Сотрудник скинул отчет, руководитель в обязательном порядке просмотрел его и дал свои комментарии. Здесь важно не критиковать, а акцентировать внимание на том, что в следующий раз нужно сделать по-другому.
  3. Использовать опросники. Людям важно понимать, что их мнением интересуются. Желательно хотя бы раз в неделю уделять сотруднику время на встречу один на один, в рамках которой будут обсуждаться цели сотрудника, его состояние, сложности и достижения.
  4. Признание достижений. Для этого можно создать чат «моя маленькая победа», где сотрудники будут подбадривать друг друга и делиться достижениями за день. Сюда подойдет любое, даже самое маленькое достижение, главное, чтобы люди рассказывали о своих результатах именно публично. Также важно, чтобы это было неформальное, приятельское общение, где можно использовать лайки, стикеры, эмоджи. Это поддержит «внутренний климат» команды.
  5. Тимбилдинг. В этот период нужно периодически радовать людей проведением совместных видео- и настольных игр, также можно устраивать просмотр и обсуждение фильмов. Это тоже своего рода элемент мотивации, релакса и снятия стресса. В ситуации, когда человек остался дома, он не уверен в будущем и не понимает, что происходит, ему нужна поддержка.
  6. Тестирование. Возможно, самое время выявить, какая деятельность для сотрудников будет мотивирующей. Что людям будет интересно, каким проектом они хотели бы заняться для развития компании. Вполне вероятно, что результаты будут неожиданными, но если дать сотрудникам возможность, то есть вероятность рождения удачного креатива или решения, которое позволит компании оставаться на плаву.

 

Самое главное в сложившейся ситуации – сохранять настрой и соблюдать информационную гигиену. Старайтесь в рабочих чатах не распространять негативную информацию, которая сеет панику. Наоборот, делитесь тем, что помогает, – успехами, хорошими новостями, создайте в компании островок надежности и доверия. Тогда, выйдя с удаленной работы в офис, сотрудники будут рады и признательны за то, что вы смогли сохранить команду. И самое главное! После того как все закончится, поблагодарите сотрудников за то, что их силами, вовлеченностью и работой в сложных, непривычных условиях были достигнуты достойные результаты.