Практика применения BI-панелей для управления транспортным блоком грузоотправителя
«БОСС» в помощь | ИТ-решения
Текст | Александр МЕНЬШИХ, директор по развитию «Лестэр ИТ»
Крупные производители предпочитают заниматься транспортировкой своей продукции самостоятельно или с помощью аффилированных компаний. В результате образуется производство в производстве с достаточно сложными бизнес-процессами. BI-панели — это сборники визуализаций данных (схем, диаграмм, текстовых блоков), которые характеризуют работу предприятия. Они удобны для руководителей любых уровней, если правильно настроены. В проектах разработки и развития решений на базе нашего продукта ИРС «Перевозки» мы стали сопровождать любое ключевое изменение созданием информационных панелей.
Создайте рабочее место для технолога, согласуйте и визуализируйте обеспечивающие процессы
В работе каждого предприятия есть основные производственные процессы и обеспечивающие. Если говорить о транспортном предприятии или департаменте, то его основные процессы — это управление парком, управление перевозками и управление финансами. А к обеспечивающим можно отнести контроль работы информационных систем и контроль исполнения бизнес-процессов.
Обязательно включите в свою панель диаграммы, визуализирующие показатели использования информационной системы. Например, мы используем диаграмму целостности импорта данных в ИРС «Перевозки». Если в вашей информационной системе оказываются не все данные (часто такое бывает на предприятиях филиальной сети), у вас не будет полной картины и вы не сможете принять адекватных управляющих решений.
Аналогичный совет касается диаграмм для контроля исполнения бизнес-процессов. В качестве примера приведу контроль формирования исходящих документов по расходам и актам выполненных работ.
Только при нормальных показателях целостности данных и выполнения бизнес-процессов можно анализировать показатели основных процессов.
Используйте три регламента для решения технологических и бизнес-задач
Информационные панели можно использовать в трех режимах: беглая оценка обстановки, отслеживание динамики показателей по отчетным периодам и контроль оперативной деятельности.
Например, диаграмма территориального распределения порожнего парка хороша для беглой оценки. На ней наглядно видно, если порожний парк скапливается в каком-то регионе. Вариант для второго регламента — динамика обеспечения документами расходов на перевозку. Со временем все расходы в себестоимости должны быть обеспечены документами и стать фактическими, а не расчетными. Если от месяца к месяцу количество необеспеченных расходов не меняется, это повод разобраться в причинах. Пример визуализации для оперативной работы — дебиторская задолженность. При должной настройке панели совещание по обсуждению дебиторской задолженности пройдет быстро и результативно: вы увидите не просто размер задолженности в разрезе по клиентам, но и ее глубину, характер, допустимый лимит, заказы, ее сформировавшие, даты последних оплат и т. д. По этим данным сможете принять решение, с какими клиентами и по каким заказам следует в первую очередь провести работу по ее погашению.
Проанализируйте реакцию сотрудников
Фраза «Не показывайте это руководству», скорее всего, означает, что обнаружено место с большим потенциалом увеличения эффективности работы. «Мне нужен вот этот набор визуализаций», — говорят сотрудники и руководители, заинтересованные в анализе и развитии того, чем занимаются. «Давайте визуализируем отчеты из других информационных систем» — перед вами, возможно, недооцененный сотрудник.
Кстати, внедрение использования информационных панелей в ежедневную рутину часто сопровождается ничем, казалось бы, немотивированным улучшением показателей труда. Объяснение простое: результаты работы становятся очевидными, наглядно представленными. Одного этого сотрудникам хватает, чтобы быть чуть более сосредоточенными на своей работе и нацеленными на результат.
Сопровождайте BI-панелями развитие информационной системы для контроля изменений
Если на вашем предприятии идет развитие информационных систем, обеспечивающих как основное производство, так и транспортную составляющую, сопровождайте любой ключевой момент этого развития — появление новой функциональности, внедрение новой версии или новой системы и т. д. — созданием соответствующей информационной панели.
При выборе инструмента для создания панелей учитывайте, что вам часто придется что-то менять, добавлять или убирать, перенастраивать по требованию сотрудников. Поэтому эти изменения должны быть быстрыми и недорогими.Б