Как организовать бухгалтерию без мигрени

«БОСС» в помощь | Финансы

Текст | Давид Шарковский, управляющий российским филиалом Financer.com

У современного предпринимателя широкий выбор бухгалтерских возможностей. Можно заниматься отчетностью и налогами самостоятельно, нанять бухгалтера, предать бухгалтерию на аутсорс, воспользоваться одним из многочисленных сервисов или даже поручить все дела банку. Но универсального, идеального для всех решения не существует.

Выбор способа ведения бухгалтерии – это как вечный маркетинговый треугольник. Что-то непременно пострадает: деньги, время или качество. Вопрос в том, что для каждого бизнеса «груз» конкретной потери будет разным.

Пять проблем самостоятельной бухгалтерии

  1. Изменения в законодательстве

За примерами далеко ходить не надо. Только недавно из-за пандемии был введен целый ряд мер, изменяющих сроки и ответственность за подачу отчетности и отчисление налогов. В некоторых сферах, особенно пострадавших из-за коронавируса, федеральная помощь была куда существеннее (вплоть до реальных финансовых выплат).

Однако у предпринимателей возникли сложности уже на стадии понимания, относится ли их бизнес к той сфере, которая может претендовать на дотацию. Хорошо, что ФНС на каком-то этапе запустила сервис, на котором можно прояснить этот вопрос, просто введя ИНН – https://service.nalog.ru.

Каждый год меняются страховые выплаты. Даже на нашем сайте статья о том, какие налоги платятся в текущем году и в каком размере, является одной из самых популярных.

Хорошо, если ИП работает без сотрудников – меньше нюансов, меньше правил. А если приходится еще и руководить – самостоятельно отслеживать все эти нюансы просто некогда.

  1. Особенности налогообложения

У разных систем разные сроки подачи отчетности. Разный список самой этой отчетности. И не в каждом случае можно выбрать любую форму налогообложения. Даже при работе с НДС есть нюансы (и НДС не всегда равен именно 20%).

Опытный бухгалтер знает, какие нюансы есть у УСН, ОСНО и т.д. и сможет сформировать отчетность так, чтобы законно минимизировать затраты.

  1. Нюансы заполнения деклараций

На сайте ФНС долгое время висела программа для заполнения деклараций. Впрочем, далеко не сразу было понятно, что она предназначена только для доходов физических лиц, а для ИП не подходит. В этом году у ФНС появилась программа и для ИП, но работает она пока, увы, не идеально.

Даже при использовании хороших сервисов (это не реклама, просто пример – мы сами пользуемся системой «Контур») не всегда очевидно, в какие строки что вписывать. Ребята дают ссылку на нормативные акты, но их еще нужно понять.

  1. Переход из системы в систему

Редко, но бывают ситуации, когда предпринимателю выгоднее перейти на другую систему вот прямо сейчас. Опять же, что-то поменялось в законодательстве или в деятельности самой компании. Кто это будет отслеживать? Владелец? Опять же – лишнее время и возможные ошибки.

  1. Решение спорных вопросов

Где-то произошла переплата, ошибочно начислился налог, заблокировали счет, а вы не понимаете почему – нужно либо дозваниваться до налоговой (а это иногда не один час времени), либо ехать (тоже временные траты), либо писать (а ответ в среднем приходит через 30 дней).

К чему могут привести ошибки в бухгалтерии

Минимум – к штрафам. Особенно это актуально для ИП, которые только что открылись и в первое время их никто особо не проверяет. Только это совсем не означает, что ошибки за эти годы вам просто «спишут». Просроченные декларации, недоплаченные налоги – обо всем этом вы просто узнаете через год-полтора.

Реальный пример из письма одного из наших клиентов. Он зарегистрировал ИП через помогающую фирму. Не то ее сотрудники допустили ошибку, не то в налоговой произошел сбой, но заявление на переход на «упрощенку» в системе зарегистрировано так и не было. Человек ответственно платил страховые взносы, весной сдал декларацию по доходам, а через года полтора выяснил дивное – в системе у него числится ОСН, а значит, и налог он должен платить совсем другой, и еще обязан предоставить пропущенные декларации по НДС, заплатить НДС, заплатить штрафы за опоздание с подачей деклараций.

Как он обо всем этом узнал? По блокировке счета.

Неделя ушла только на то, чтобы выяснить, что вообще происходит. Потом еще неделя — чтобы разобраться, что такое НДС, как составлять декларацию, на все расчеты, заполнения и отправки. В итоге выяснилось, что система ФНС не всегда «видит», что ИП уже все выполнил, и пришлось отдельно дозваниваться в налоговую, чтобы разблокировали счет.

Реальный убыток – несколько сотен тысяч рублей + месяц неработающий счет.

Если бы с компанией работал профессиональный бухгалтер, то сразу не было бы проблем с переходом на УСН, а следовательно – и дальнейших неурядиц.

В числе самых частых последствий бухгалтерских ошибок:

  • штрафы;
  • блокировки счета;
  • переплаты по налогам и сборам;
  • сбои в работе компании (если со счета нужно платить партнерам, а счет заблокирован).

В редких случаях дело может дойти до исполнительного производства и принудительного списания средств. Ругаться бесполезно – все по закону. Ваша ошибка — это ваши проблемы.

А если нарушены сроки оплаты налогов, уже через пару месяцев может начаться исполнительное производство, и либо счет заблокируют (если на нем нет нужной суммы), либо спишут требуемое.

Особенно неприятна такая ситуация, когда человек ее обнаруживает через пару дней после того, как (пусть и с опозданием) оплатил задолженность. Получается, что с него сумму списывают дважды и приходится отдельно подавать заявление на возврат переплаты. Занимать этот возврат может до двух месяцев (поэтому некоторые ИП просто плюют на это и подают заявление на перезачет в счет будущих налогов – так быстрее).

Стоит ли вообще заниматься бухгалтерией самостоятельно

Если ИП работает без сотрудников, соблазн такой есть – как минимум, с позиции экономии. Казалось бы, сам разобрался, сам все заполнил, сам оплатил. И не нужно отдавать лишние средства «на сторону».

Энтузиазм начинает заканчиваться уже на первой проблеме с налоговой, как только приходится тратить время и терпеть (пусть и обратимые) убытки.

Тем более, что сейчас существует достаточно предложений, позволяющих воспользоваться бухгалтерской помощью бесплатно.

Какие есть варианты «аутсорса» бухгалтерии

Найм специалиста в штат выгоден очень немногим компаниям – достаточно крупным, имеющим более пяти сотрудников и необходимость постоянного ведения бухгалтерии.

Если же вам достаточно заказывать необходимые отчеты, к примеру, раз в квартал, отдельный бухгалтер превращается просто в еще одну строчку расходов – причем, совершенно невыгодную.

  • Бухгалтер на «удаленке» – специалист, не состоящий в штате, с которым вы работаете по договору. Ведет несколько фирм, зато вы оплачиваете только реально оказанные услуги.

Безусловный плюс – в рациональных финансовых тратах и в том, что есть человек, который полностью возьмет на себя бухгалтерские вопросы и разбирательства с налоговой.

Минус – в том, что такой сотрудник чаще всего делает свою работу ровно «от» и «до». Сказали подготовить отчетность – он подготовил. Сказали разобраться с проблемой – он разобрался. У него нет мотивации искать для клиента легальные способы экономии и в принципе тратить свое время ради вашей выгоды. Кроме того, оценить квалификацию такую специалиста тоже бывает непросто. Может повезти, а можно натолкнуться на безответственного человека с низкой компетенцией, который скорее создаст новые проблемы, чем решит старые.

  • Бухгалтерские сервисы – «Мое дело», «Контур» и прочие. Чрезвычайно удобны тем, что позволяют автоматизировать большинство процессов.

Для отчетов есть уже готовые шаблоны с советами по заполнению. Более того, если для отправки документа необходимы какие-то данные или дополнительные файлы, система просто не отправит «неполный» комплект и будет напоминать, что именно следует приложить или заполнить.

Кроме того, в сервисах выставляются все данные по фирме (в том числе, система налогообложения) и вы по онлайн-календарю можете посмотреть, когда и что нужно отправить, оплатить и т.д.

Минус в том, что делать все это вам все равно придется самостоятельно. И определенное время «съедаться» будет все равно. А при любых спорах с налоговой, вам также придется самому звонить, писать и прочее.

  • Банковский сервис – услуга, доступная во многих современных банках, особенно специализирующихся на работе с ИП и ООО (Модульбанк, Точка и т.д.).

Вся отчетность подготавливается специалистами банка. Ваша задача – подписать и оплатить. Ваши проблемы с налоговой банковские сотрудники так же решать не будут, зато риск «пропустить сроки» и «допустить ошибку» фактически исключены.

Плюсы и минусы банковской бухгалтерии

В числе плюсов стоит отметить:

  • безошибочную подготовку отчетности;
  • соблюдение сроков;
  • минимум «телодвижений» со стороны предпринимателя;
  • бесплатные консультации;
  • возможность проконсультироваться с юридическим отделом;
  • быстрая разблокировка счета при спорах с налоговой (банк сам в курсе, что вы все отправили);
  • экономия – в большинстве банков, если такая услуга есть, держателям счетов она предоставляется бесплатно;
  • четкое отслеживание изменений в законодательстве – гарантирует отсутствие проблем формата «я не знал» и необходимости постоянно мониторить налоговые изменения.

В числе минусов:

  • споры с налоговой приходится решать самому;
  • «выгадывать» легальные более выгодные схемы банковский бухгалтер для вас не будет. Впрочем, можно попросить оформить налоговый вычет или еще что-то, но для этого вам сначала самому нужно узнать, что этот вычет вам дополнительно положен.

В каких случаях выгоднее наладить бухгалтерию именно через банк

Для начала – в ситуации, когда в вашем банке такой сервис в принципе есть. Хотя некоторые предприниматели специально переходят в банки, имеющие бухгалтерскую и юридическую поддержку.

Даже если вы привыкли вести дела самостоятельно или до этого отдавали отчетность на аутсорс, попробовать банковский сервис будет не лишним. К тому же, Модульбанк, Точка, Тинькофф, Альфа и многие другие допускают интеграцию с тем же сервисом «Мое дело», так что можно какое-то время тестировать оба варианта, чтобы понять, какой лучше.

Выгодным банковский сервис будет и в следующих ситуациях:

  • ИП без сотрудников или с небольшим числом сотрудников (до 10 – 15);
  • все взаиморасчеты происходят безналичным путем через один банковский счет;
  • компания начинает развиваться и собственных средств на найм квалифицированного бухгалтера просто нет;
  • вы работаете с одним режимом налогообложения.

При совмещении разных режимов налогообложения, наличном расчете, наличии расчетных счетов в разных банках, регулярной работе с наемными сотрудниками лучше поискать бухгалтера на удаленке, а при частой необходимости обращения к специалисту – потратиться на собственного бухгалтера.