Страна советов: организация рабочих мест для офисных сотрудников

05.04.202027.11.2023 Журнал БОСС

«БОСС» в помощь | Обмен опытом | Выпуск март-апрель 2020
Текст | Анастасия САЛОМЕЕВА

Тема нового выпуска «Страны советов» — организация рабочих мест для офисных сотрудников.

Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:

По какому принципу в вашей компании организовано рабочее пространство для офисных сотрудников? Как обустроены индивидуальные рабочие места, насколько их размещение зависит от конкретного вида деятельности сотрудника, его компетенций, а также от его взаимосвязей с коллегами в процессе труда?
Учитываются ли предложения сотрудников при организации рабочего пространства в вашей компании? Предоставляется ли им возможность донести до руководства свои пожелания к рабочему месту?
Принят ли у вас формализованный свод правил поведения в рабочих зонах, есть ли оформленные требования к рабочему месту офисных сотрудников? Действуют ли какие-то правила, с которыми должны считаться сотрудники, адаптируя свое рабочее место под себя (например, по ограничению личных предметов на рабочем столе)? Если да, то чем это обосновано?
Насколько сильно, на ваш взгляд, правильная/неправильная организация рабочего места влияет на продуктивность работы конкретного сотрудника и его вовлеченность?
Какие ошибки совершают компании при организации рабочего пространства для сотрудников, работающих в офисе?

Юлия АКСЁНОВА, директор по развитию Basis Genomic Group:

В нашей компании рабочие места организованы по принципам функционального разделения. Мы стараемся, чтобы люди, задействованные в одном процессе или проекте, были друг у друга на виду или в зоне быстрого доступа, тем самым значительно ускоряются информационные потоки внутри компании. Также мы учитываем специфику работы: у нас разведены по разным кабинетам те сотрудники, которые много разговаривают по телефону, и те, которым для работы необходима тишина. А вот по компетенциям или уровню в иерархии компании мы персонал не делим — руководители и директора сидят вместе со всеми подчиненными. Мы придерживаемся политики максимальной открытости, а в случае приватного разговора можно воспользоваться переговорками.
Да, безусловно, учитываются. Нам важно, чтобы людям, которые работают в компании, было комфортно на их рабочих местах.
У нас нет оформленных требований к рабочему месту, но действует правило «внутреннего консультирования», согласно которому ты можешь создавать себе комфорт, если твои действия не нарушают границы коллег. На практике это выглядит так, что фактически сотрудник должен уточнить у всех, кто находится с ним в одном кабинете, устраивают ли их изменения и согласны ли они с ними. Например, принести цветы, если у кого в комнате на них аллергия, нельзя.
Я убеждена, что человеку должно быть приятно приходить и находиться в офисе. Вы бы хотели проводить большую часть дня в месте, где вам некомфортно? Так что мы разрешаем обустраивать рабочее место любым образом, если это добавляет комфорта или эффективности в день сотрудника. Часто речь идет о достаточно простых вещах вроде картины, которая что-то значит именно для этого человека, или фотографии, которая кому-то поднимает настроение. Кстати, многие наши сотрудники вешают на стены свои «карты желаний» или что-то связанное с планированием, обучающие модули и т. п. Мы верим, что с хорошим настроением работать лучше, чем без него, поэтому, если человек может окружить себя вещами, которые поднимают ему настроение, мы его в этом поддерживаем.
Мне кажется, что в данном вопросе руководитель всегда в поиске некой золотой середины. Слишком формализованные правила на самом деле приглушают в сотрудниках творчество и радость от работы, отсутствие правил, с другой стороны, приводит к хаосу и недовольству между членами коллектива. Мы стараемся решать задачи порядка не созданием сводов правил, а поддержанием определенной корпоративной культуры. Иными словами, в компании существует набор определенных принципов, на основании которых сотрудники могут сами решать и договариваться друг с другом о том, как лучше поступить.

Наталья ПАУЛИ, директор по связям с общественностью ГК «Обувь России»:

Большинство сотрудников нашей компании работает в просторных кабинетах, каждый из которых оборудован и предусмотрен для трех — пяти человек. У сотрудника есть отдельная рабочая зона, включающая стол, кресло, компьютер, телефон и кабинку для хранения личных вещей. Также в список оборудования могут входить дополнительные опции, такие как МФУ, принтер, веб-камера, второй монитор и т. д. — в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Все рабочие места организованы с соблюдением санитарно-эпидемиологических норм. Учтены комфортная площадь размещения на каждого работника, освещенность, оборудование, необходимое для работы.

Крупные отделы, такие как колл-центр, служба финансовой безопасности, юридическая служба, размещаются в больших кабинетах. Однако они организованы не в формате open space; перегородки делят пространство на зоны, таким образом, у каждого сотрудника есть свое рабочее место и индивидуальное пространство. При этом руководители крупных отделов, как правило, работают в отдельных кабинетах, но в рамках этого же пространства. Сотрудники небольших отделов располагаются в одном кабинете с руководителем, что позволяет выстраивать работу подразделения более эффективно и оперативно решать текущие вопросы. Для топ-менеджеров компании предусмотрены отдельные кабинеты.

В некоторых случаях пожелания сотрудников учитываются, например, если речь идет о работе крупного подразделения, отдельных специалистов (фотографа, дизайнера и других), которым необходимо нестандартное оформление рабочего места. При этом в компании обращают внимание на то, чтобы эти условия были реально выполнимы. Скажем, в летнее время в большом кабинете, в котором работает десять человек, устанавливается дополнительный кондиционер.
В договоре каждого сотрудника компании прописан свод правил, которые необходимо соблюдать на рабочем месте. Среди основных: исполнение предписанных договором трудовых обязанностей, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также трудовой дисциплины, соблюдение требований по охране труда и обеспечению трудовой безопасности. Кроме того, предписано бережное отношение к имуществу работодателя. Каких-то специальных требований к оформлению рабочих мест нет.
Правильная или неправильная организация рабочего места сильно влияет на процесс и эффективность работы. Есть факторы, которые могут существенно ухудшить производительность труда. К ним относятся: непроветриваемое помещение, невозможность открыть окна в кабинете, слишком большое количество сотрудников на один кабинет, жесткие ограничения по организации личного пространства, строгий регламент перерывов на отдых и другое. Если сотрудник чувствует себя комфортно эмоционально и физически, то и работать он будет более эффективно.
—

Марк ШЕРМАН, управляющий партнер коммуникационного агентства B&C:

В организации рабочего пространства для своих сотрудников мы исходим из функционала, из понимания взаимодействия разных сотрудников между собой и отделами, из того, что входит в понятие «эффективность работника». Имеется в виду, что рабочее место сотрудника помимо того, что оно должно быть полностью обеспечено технически, еще и располагаться должно таким образом, чтобы человек тратил минимум времени на рутинные рабочие моменты, такие как распечатка документов, переговоры с другими отделами и прочее. Организация рабочего места персонала в полной мере отражает известное выражение: «Время — деньги». Сотрудник благодаря функционально оборудованному рабочему месту должен тратить минимум времени на сопутствующие действия, основное время должно быть посвящено выполнению поставленных задач.

Также у нас сотрудники, которые по функционалу выполняют одинаковые задачи, или сотрудники взаимосвязанных подразделений располагаются рядом, по соседству, чтобы все возникающие вопросы по работе можно было решать максимально быстро.

Конечно. Любая компания — это живой организм, и мы всегда прислушиваемся к пожеланиям и предложениям своих сотрудников. Часто в процессе работы линейный персонал отмечает моменты, которые раньше не были продуманы, и предлагает изменения. Мы можем поменять конфигурацию расположения рабочих мест или кабинетов, убедившись, что это благотворно скажется на рабочем процессе и на конечном результате.
Некий свод правил поведения в компании (в том числе и на рабочих местах), конечно, существует — это корпоративные правила. У нас нет каких-то особых запретов или нестандартных требований к сотрудникам на рабочих местах. Все требования исходят из принципов рациональности и безопасности. К примеру, принимать пищу и пить кофе за рабочим столом не рекомендуется, потому что можно пролить жидкость на оргтехнику или документы — это стандартное требование во всех компаниях. Существуют требования по соблюдению общего порядка на рабочем месте, ответственности за оргтехнику. По ограничению личных предметов у нас такого нет. Каждый сотрудник, приходя на работу, приносит с собой что-то личное, как-то обживает пространство — это хорошо, ведь тогда офис становится для него вторым домом. А если сотруднику комфортно и с точки зрения заработной платы, и с точки зрения общего комфорта в офисе, значит, этот работник будет лоялен к компании. А это очень важно.
Организация рабочего места зачастую сильно влияет на результативность сотрудника. Есть категория людей, для которых беспорядок или малейшие неудобства неприемлемы. Если это присутствует в компании, эффективность такого сотрудника снижается. И наоборот: творческие люди часто не любят формализованный подход, им необходима доля креатива для лучшей работы. Таким сотрудникам следует пойти навстречу и разрешить что-то изменить в рабочем пространстве. Вообще желательно учитывать психологические особенности людей — как при приеме на работу, так и в организации их рабочего места.
Ошибки, как правило, связаны с экономией и непродуманностью пространства, в результате чего сотрудник или лишен элементарного удобства в работе (например, за распечатанными документами нужно куда-то идти), или человек понимает, что на нем сильно экономят (а ведь даже неудобное кресло способно снизить эффективность работника). Офис должен быть удобным, функциональным, комфортным, но при этом настраивать на рабочий лад, не давать расслабляться. Создание рабочей атмосферы и поддержание делового микроклимата в офисе — это целая наука, которую необходимо учитывать в построении эффективного бизнеса.

Надежда КЛИМАНОВА, руководитель отдела внутренних и внешних коммуникаций FM Logistic в России:

Все офисы компании FM Logistic организованы в едином стиле: лаконичные, светлые, открытые пространства. При планировке особое внимание уделяется эргономике и удобству. Каждый отдел может добавить какие-то особенные детали в свои кабинеты, но сохраняя при этом единый корпоративный стиль.
Руководство прислушивается к пожеланиям, однако окончательное решение всегда принимается согласно принципу соответствия корпоративному стилю. Сотрудники чувствуют, что они работают в одной команде. Для всех создаются одинаковые условия независимо от должности и функционала.
Специального свода правил нет, но есть основной принцип организации работы в open space: не мешать окружающим.
Конечно, влияет. Если вспоминать пирамиду Маслоу, то физическое удобство находится на базовом уровне. Компания должна поддерживать желание сотрудника сделать все, чтобы ему было комфортно работать и при этом ничто не отвлекало его от трудового процесса.
Самая грубая ошибка, по моему мнению, это полное обезличивание рабочего места. Ведь мы не в армии, сила команды в индивидуальности каждого. Любимая чашка, семейная фотография, удобные полки: все это дает ощущение спокойствия, уверенности, помогает преодолевать сложности и иногда даже конфликты.

Светлана ГАЦАКОВА, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group:

Мы — технологичная компания, в которой сотрудники постоянно ведут и применяют новые разработки и внедрения решений класса ERP и i-ERP. Для эффективной работы программистов и консультантов и применения наших методик рабочее место должно быть организовано определенным образом. У нас в рабочее пространство входят:

СУИ (системы управления изменениями) — наша внутренняя разработка для учета рабочего времени, а также учета, распределения и контроля внутренних регламентов и процессов.
Виртуальные канбан-доски.
Физические канбан-доски, календари.

У программистов, как правило, более мощные компьютеры, по требованию и запросам для одного программиста выделяется несколько мониторов. То есть мощность компьютера, число мониторов на одного пользователя зависят от вида деятельности, компетентности сотрудников, от их взаимодействия с коллегами в процессе труда. Например, у системного архитектора в подчинении много разработчиков, его команде приходится иметь дело с большим объемом кода, он постоянно что-то пишет, проверяет, анализирует.

При приеме сотрудника на работу мы дарим ему небольшой подарочный пакет, в котором есть открытка, блокнот, ручка и т. д. Когда приходит новый сотрудник, на его рабочем месте есть необходимые канцелярские принадлежности и предусматривается минимум «физических» средств продуктивности на каждом рабочем столе. Но не каждый сотрудник это использует, потому что зачастую все делается на рабочем столе компьютера, осуществляется электронный ввод информации. Так, многие программисты, которые, приходя на собеседование, заполняют нашу анкету, говорят, что разучились писать, им сложно заполнить анкету физически.

Да, конечно, мы за любые предложения, особенно по организации рабочего пространства, и локально они решаются офис-менеджером. Все просто: сотрудник подходит к офис-менеджеру и просит то, чего ему не хватает на рабочем месте, — ему все дают. Были в какой-то период запросы на доски, мы их повесили, в каждом open space есть маркерные доски, которые активно используются проектными командами на совещаниях.
Да, у нас есть свод правил, мы его в любом случае проговариваем при адаптации с каждым новым сотрудником. Этот свод правил касается всей деятельности в компании: нормы, правила общения, поведения на рабочем месте и внесение в него изменений. Преобладают простые, общепринятые правила в бизнесе, в деловом общении. Мы проговариваем дресс-код, хотя он и не строгий. Бывает, сотрудники временно переводятся с нашей площадки на площадку заказчика. Тогда мы разъясняем, что у заказчика могут действовать свои нормы поведения, правила, дресс-код. Все уточняющие вопросы, как правило, можно задавать администратору, который находится на той или иной площадке. К примеру, у нас в офисе можно пользоваться кофемашиной, микроволновой печью, а у некоторых заказчиков это делать нельзя, о чем написано в их кодексах, положениях. Поэтому при приеме на работу мы данную информацию проговариваем, так же как и при переводе сотрудников.

Сотрудники адаптируют свои рабочие места под себя, у нас нет особых ограничений, но мы следим за чистотой, у нас на столах, например, нельзя хранить продукты: для этого есть кухня, специально отведенное место. У заказчиков то же самое. В остальном мы не очень ограничиваем сотрудников. Нет такого требования, что должно быть пусто на столе в конце рабочего дня. Как сотруднику удобно, так он вправе организовать свое рабочее место. Если у нас пройти вдоль столов, то большого нагромождения не будет. Столы бывают действительно завалены у нескольких категорий людей (скажем, у администраторов), постоянно работающих с бумагами. Как правило, у тех, кто напрямую связан с производством, нагромождения нет.

Я придерживаюсь мнения, что рабочее место сотрудника должно быть таким, как ему комфортно, как он привык. Как я сказала ранее, многое зависит от того, чем сотрудник занимается в компании, и как он сам у себя организует порядок. Это зависит от человека, от степени его системности. Его рабочий стол, папки — личное пространство, которое он организовывает сам, здесь нет жестких правил насчет, к примеру, названий папок. Что касается общего доступа, когда идет проектная разработка, то предусмотрены хранилища, где существуют правила расположения, наименования папок, архивирования, комментирования кода. Есть также стандарты 1С для разработки кода. Им нужно следовать, мы за этим следим.
В каждой компании по-разному. Первая ошибка — это отсутствие всяких норм. На продуктивность прямо влияют нормы по безопасности и комфорту рабочих мест, скажем, сколько пространства должно быть выделено на человека, какое излучение от компьютеров допустимо, каким должно быть помещение с компьютерами, также есть требования к рабочему столу. Все нормы должны быть сформулированы и соблюдены, их игнорирование — вторая распространенная ошибка. Третья ошибка — не прислушиваться к самим сотрудникам, не собирать и не обобщать их пожелания. Четвертая ошибка — не пересматривать правила при изменении методик работы, например, цифровизации рабочих мест или применения той или иной формы Agile. Кстати, для многих компаний, если это не вступает в противоречие с их корпоративной культурой, может быть полезно проводить постоянные улучшения на рабочих местах и в организации всего рабочего пространства, к примеру, с помощью Lean-подхода.

Екатерина АРИМОВА, руководитель отдела персонала компании «Аванпост»:

Большинство наших сотрудников работает в open space. При планировании пространства мы в свое время пришли к идее о том, что для максимально эффективной и быстрой коммуникации хотели бы организовать небольшие зоны для удобного расположения команд разработки. Поэтому обустройство рабочего места напрямую зависит в нашей компании от занятости в той или иной команде, выполнения конкретных проектных/продуктовых задач.

Несомненно, по мере возможности мы стараемся учитывать пожелания сотрудников, так как у многих есть свои предпочтения или ограничения (расположение относительно окна, кондиционера, двери и т. п.). Также мы предоставляем выбор между установкой стационарного ПК или предоставлением в работу ноутбука.

Рабочее место сотрудников в нашей компании — их личное пространство. Большинство наших сотрудников — молодые люди в возрасте от 22 до 35 лет. Единственное требование, которое мы предъявляем к ним, — это содержание своего рабочего места в чистоте и порядке. Что, по нашему мнению, является выражением уважения к себе и своим коллегам.

На наш взгляд, правильная организация рабочего места, его функциональность, оснащение, комфортность очень важны. В данный момент многие мебельные и девелоперские компании уделяют большое внимание созданию и оснащению эргономических офисных пространств. Это не только делает работу более приятной и комфортной, но и максимально экономит время сотрудников в процессе выполнения ими рабочих задач (к примеру, правильное и доступное расположение принтера или факса и т. п.), позволяет эффективно взаимодействовать с коллегами из других подразделений (планировка зон и кабинетов с учетом необходимости коммуникации) и т. д.

Ошибки могут быть обусловлены как самим пространством (вряд ли можно вырубить окно, если ваш офис расположен в подвальном помещении), так и неправильным решением по зонированию, расположению рабочих мест конкретных сотрудников. При планировании офиса старайтесь подумать о том, что на работе мы проводим большее количество времени, чем где-то в другом месте, а также о том, что потребуется сотрудникам для выполнения своих ежедневных функциональных задач.

Александр ФИЛИМОНОВ, партнер Artisan Group Public Relations:

Мое глубокое убеждение: вопрос организации рабочего места (open space, group space, 4-walls и т. д.) — дело второстепенное. Большие компании имеют возможность уделять этому много внимания, так как бизнес любой крупной компании построен на экономии в масштабе. В среднем и особенно в малом бизнесе все не так. Главным или, если хотите, первостепенным для бизнеса является персональный комфорт сотрудника. Малый бизнес не может себе позволить других дополнительных мотивационных опций.
Безусловно, учитываются, и с их же пожеланий начинается планирование. Более того, расположение сотрудников в офисе может меняться по нескольку раз за год.
Конечно же, такого рода правил нет. Я более чем уверен, что правила рассадки (кроме, конечно, знаменитого clear desk policy, принятого большинством крупных компаний в конце 1990-х) создаются по причинам, далеким от оптимизации производства. Чаще всего это один из способов реализации амбиций офис-менеджеров или завхозов, реже — топ-менеджеров.
Я вообще не понимаю, что такое правильная рассадка и что такое неправильная организация рабочего места. За все время существования нашей компании — а это сотни клиентов — я еще ни разу не видел компанию, в которой организация рабочего места на уровне всей компании, а не конкретного менеджера что-то решала. Кроме, разумеется, настроения сотрудников пресс-службы, которым приходится регулярно встречаться с представителями самых разных подразделений — им просто неприятно ходить из одного крыла здания в другое.
Как всегда, главная ошибка — это излишнее увлечение процессом и формализация. Чем больше мы создаем правил, тем меньше у нас возможности им следовать. Нередко создание правил бывает неоправданным, а их изменение — краткий или долгий, простой или сложный, но все же процесс. В итоге получается проблема на пустом месте, которая вообще-то занимает ресурсы и время. Учитывая, что сейчас для бизнеса недостаток ресурсов — в первую очередь из-за снижения спроса и, если уж быть до конца откровенными, повышения налогового бремени — дело обычное, если десять лет назад это можно было себе позволить, то сейчас едва ли.

Филипп БЕРЕЗИН, главный редактор Prian.ru:
1. Безусловно, организация рабочего места влияет на продуктивность работы конкретного сотрудника и его вовлеченность. Строгих правил организации рабочего пространства у нас в компании нет. Тем не менее в основе организации работы лежат здравый смысл и уважение к личному пространству окружающих.

Наша компания — молодой и демократичный коллектив, в котором любые пожелания как руководителя, так и подчиненных часто рассматриваются в неформальном порядке. Для небольшого коллектива такая схема представляется вполне рабочей. Однако с увеличением количества сотрудников формализация рабочего пространства каждого сотрудника представляется целесообразной.
Организация рабочего пространства в значительной степени зависит от сферы работы компании. Например, в нашей структуре работают:

— программисты, для которых чуть не единственный рабочий инструмент — это компьютер, а дополнительную информацию они размещают на специальных досках,

— сотрудники отдела продаж и секретари, организация работы которых чаще связана с канцелярскими принадлежностями,

— журналисты, которые работают с распечатанными документами, книгами и т. д.

Соответственно, жестких стандартов необходимых и обязательных вещей на столе не существует.

Елена ШАДРИНА, генеральный менеджер клуба World Gym —Стерлитамак:

В нашей компании не очень много офисных сотрудников, тем не менее я как руководитель понимаю, что комфортные условия влияют на эффективность работы всей команды. Во фронт-офисе кабинет руководителя отдела продаж отделен стеклянной перегородкой от пола до потолка, так что за работой менеджера можно наблюдать, не отходя от рабочего места. Бэк-офис расположен в нескольких кабинетах. Некоторые сотрудники, объединенные выполнением одного функционала, работают вместе в одном помещении, а руководители подразделений — в отдельных. Это необходимо, для того чтобы руководитель лично встречался с подчиненными для бесед и ему было легко сосредоточиться на текущих задачах. Мы решили, что open space не подходит для нашей компании, так как в таком пространстве сложно сконцентрироваться и сотрудники могут мешать друг другу разговорами. Также отдельно организована зона отдыха и приема пищи, где есть wi-fi, большой диван и кофемашина. Благодаря этому наши сотрудники не обедают в обнимку с компьютерами, а ненадолго меняют обстановку в течение рабочего дня.
Организацию фронт-офиса мы доверили дизайнеру, который сделал функциональный и удобный интерьер в фирменных цветах компании. Менеджеры, работающие в этом пространстве, по собственной инициативе дополнили его аквариумом. В бэк-офисе коллеги сами выбирают цвет стен и необходимую мебель. Я считаю, что, когда сотрудники принимают участие в благоустройстве своего рабочего пространства, у них намного больше желания соблюдать в нем порядок и чистоту.
На нашем предприятии все помещения соответствуют требованиям СанПиН, что подтверждено специальной оценкой труда. Кроме того, мы следим, чтобы сотрудники тоже следовали определенным правилам организации рабочего места, закрепленным в нормативном акте. Они должны заботиться о чистоте рабочих поверхностей, отсутствии посуды, еды, напитков на рабочем столе, сортировке документов по лоткам, хранении личных вещей в закрытых тумбах, а верхней одежды в гардеробе или закрытых шкафах. В то же время у нас не запрещается дополнить свой стол личными предметами: сувенирами, наградами или фотографиями. Люди чувствуют, что место принадлежит им, а в компании ценят их индивидуальность. Единственное ограничение — личных вещей должно быть не более двух, чтобы не создавалось ощущение беспорядка.

Успех любой компании, особенно это касается сферы услуг, зависит от сотрудников. Если точнее, то от того, насколько они себя комфортно чувствуют в офисе, насколько удобно взаимодействовать с коллегами и как организован трудовой процесс. Поэтому рабочее место должно нравиться подчиненным. И, хотя его организация — задача непростая и зависит не только от желания, но и от финансовых возможностей предприятия, следить за их чистотой и порядком под силу каждому руководителю. Наградой будет положительный настрой, новые идеи, желание приходить в офис и проводить там большую часть времени. Также организация рабочего места имеет значение при принятии кандидатов на вакансии, ведь первое впечатление складывается от увиденного на предприятии.
Основные ошибки: несоблюдение норм СанПиНа при организации рабочих мест, отсутствие комнаты приема пищи и/или комнат отдыха, нехватка мест хранения, начиная от лотков для документов и заканчивая архивом или складом, отсутствие правил организации рабочих мест, формальных или неформальных, отсутствие правил работ в open space, а также недооценивание влияния организации офисного пространства на сотрудников. Последний пункт особенно касается сотрудников старшего возраста.

Екатерина МАКАРОВА, руководитель отдела по организации и коммуникациям офиса «Леруа Мерлен»:

Сейчас мы находимся в процессе устройства будущего Центрального офиса «Леруа Мерлен ЗИЛ». Главный принцип создания рабочих мест — равенство и комфорт. Этот принцип удалось в полной мере реализовать в офисном пространстве «Леруа Мерлен ЗИЛ», так как еще на этапе строительства мы позаботились о том, чтобы обеспечить комфортные условия нашим сотрудникам. Вне зависимости от того, где сидит сотрудник, его рабочее место должно быть уютным, эргономичным, хорошо освещенным, в этом месте должна быть хорошая акустика. Равные и комфортные условия мы создаем за счет разных типов рабочих мест.

Например, сотрудник, который сидит у окна, находится в максимально комфортных условиях, у него естественное освещение, его место удалено от проходной зоны и шума. Поэтому такому сотруднику мы дадим первый тип мебели — стандартный стол.

Сотрудник, который сидит ближе к центру, находится в менее комфортных условиях, получит менее уединенный стол. Как показывает практика, такие сотрудники стараются максимально загородиться и создать свой уголок. Поэтому им предоставляется второй тип мебели: стол большего размера и с электроприводом. Благодаря ему сотрудник может работать стоя, что очень хорошо сказывается на его здоровье. Следовательно, хоть это место и не у окна, привлекательность его ничуть не меньше.

Наконец, есть сотрудники, рабочие места которых находятся у прохода, а это самая шумная зона. Для них есть третий тип мебели — «кабинет». Чтобы сделать эти места желанными, мы делаем столы с акустическими напольными экранами высотой 150 см. Это позволяет нам в открытом пространстве создать для сотрудника маленький «кабинет», который убережет его от всех внешних раздражителей.

Благодаря разделению посадочных мест на типы мы добиваемся равенства в комфорте. Важно отметить, что, хоть у нас и open space, мы разбили его на ячейки, до 30 мест в каждой. Разделение формальное, но с ним исчезает «эффект вокзала» и появляется уют.

Наша задача — построить гибкое рабочее пространство, поэтому размещение сотрудника не зависит от конкретного вида деятельности. Наоборот, сотрудник занимает рабочее место исходя из своих потребностей. Это значит, что весь офис разделен на зоны для разных видов активностей: места для тихой индивидуальной работы; места для совместной проектной работы; места для больших встреч и мозговых штурмов; места для переговоров на малое и большое число людей.

Мы всегда выслушиваем предложения сотрудников, ведь наша задача —сделать так, чтобы всем коллегам было комфортно. И, если предложение действительно стоящее, мы применим его на весь офис. У сотрудников всегда есть возможность высказать свои пожелания с помощью внутреннего ресурса компании Helpoffice.
Сейчас одна из наших задач — разработать кодекс поведения в офисе, в котором будут прописаны и требования к рабочему месту. Это необходимо, потому что через дисциплину и соблюдение правил мы проявляем уважение друг к другу. Если все сотрудники соблюдают правила, то они могут больше времени тратить на себя, на работу, а не на то, чтобы убирать, к примеру, за коллегами.

В новом офисе «Леруа Мерлен ЗИЛ» будет принята концепция hot desk. Это значит, что за конкретным столом нет закрепленного сотрудника, за него может сесть любой человек. В таких условиях весьма важно, чтобы рабочее место было чистым, потому что мало кому хочется тратить время на то, чтобы убирать рабочую поверхность за другим — относить кружку в кофе-поинт или думать, куда убрать оставленные документы.

Другой пример: всем приятно заходить в чистую переговорную комнату, где стулья аккуратно расставлены, ручки и маркеры лежат на своих местах, доска чистая. Когда ты заходишь в переговорную, где не хватает половины стульев, потому что их растащили коллеги, где нет маркеров, ручек, а доска вся исписана, то свое время приходится тратить на уборку за другими. Если бы каждый за собой задвинул стул или вернул его на место, вытер после встречи доску, оставил на месте маркеры или ручки, время коллег было бы сохранено. И таких примеров множество. Моя миссия — разработать правила так, чтобы они помогали сотрудникам эффективнее использовать офисное пространство и жить в согласии друг с другом.

Я считаю, что правильная организация рабочего места влияет на продуктивность почти на 50%.

Компания должна заботиться о сотруднике в том числе через эргономику рабочего места. Все в этом процессе очень важно, на каком кресле сидит сотрудник, есть ли у этого кресла поддержка спины, на правильной ли высоте находится экран, не дует ли сотруднику в спину, достаточно ли света, достаточно ли глубины стола, есть ли крючок для сумки — каждая мелочь играет свою роль.

Правильная организация рабочего места позволяет сотруднику дольше находиться в тонусе, он меньше устает, меньше отвлекается, тем самым более эффективен для компании. А самое главное — таким образом компания бережет здоровье сотрудника. Я убеждена, что удовлетворенность коллег своим рабочим пространством делает их более вовлеченными в бизнес компании, и считаю, что главный клиент — это всегда сотрудник. Если счастлив он, то и компания будет развиваться быстрее.

Ошибок может быть довольно много. В первую очередь компании недооценивают важность вложений в рабочее пространство. Не следят за новыми тенденциями, не вкладываются в технологии, не анализируют пространства, экономят на отделке, инженерных системах, аренде, делают открытый open space, который давно признан неэффективным. Любые улучшения — это дополнительные инвестиции, которые быстро окупаются, но отобразить это в цифрах невозможно. Конечно же, ко всему должен быть здоровый и рациональный подход, ведь именно он позволяет нам делать пространство эффективным.

Михаил ОПОЛЬКО, управляющий директор СК «Перспектива»:

В 2019 году мы построили собственный офисный центр. Решение было принято в связи с увеличением штата. Будущий офис должен был отражать наши ценности и миссию, быть удобным и комфортным, органично объединять людей разных специальностей: проектировщиков, обслуживающие подразделения, строителей, которые приезжают с площадок. Была сформирована уникальная концепция, соединяющая в себе элементы классического open space и гибридного пространства.

Диагностика функционала сотрудников и их рабочих мест выявила особенности работы различных подразделений. Например, департаменты, работа которых требует постоянного присутствия в офисе и тишины — бухгалтерия, юристы. Или отделы, сотрудники которых находятся в постоянных разъездах и проводят в офисе мало времени: строительные специальности, руководители проектов. Рассадка сотрудников была произведена таким образом, чтобы специалисты разных отделов, часто взаимодействующие друг с другом, находились рядом, могли быстро и эффективно решать свои ежедневные задачи. Для мобильного персонала мы закрепили временные рабочие места, которые также расположены в open space. Приходя на работу, сотрудник занимает свободное место, подключаясь к удаленному рабочему столу. Также у нас реализованы переговорные комнаты, оснащенные передовым техническим оборудованием, поддерживающие работу небольших проектных групп, неформальные пространства и комфортный обеденный зал с кофе-поинтом.

—
Не все сотрудники смогли быстро адаптироваться к новому офисному пространству и расстаться с цветами, аквариумами и прочими элементами декора классического кабинетного офиса. Тем не менее спустя несколько недель удобство и функциональность нового офиса пришлись всем по душе. В период адаптации hr-отдел вел разъяснительную работу с недовольными. Это помогло быстрее прийти к взаимопониманию и комфорту. Хотя формализованных правил в компании нет, гармоничный стиль офиса располагает к поддержанию рабочих мест в порядке. Это можно сравнить с новым ремонтом в квартире, когда жилец сам хочет, чтобы все было красиво, чисто и аккуратно.
Офис — это часть бренда компании, и для многих сотрудников при выборе места работы удобство офиса основополагающее. Сотрудники стали больше времени проводить в новом офисном пространстве, что напрямую сказалось на эффективности их работы. Интерьер, выполненный в стиле лофт, создал уютную атмосферу, в которой приятно работать.

В новом офисе улучшилось взаимодействие между сотрудниками различных подразделений. Правильная организация рабочих мест позволила упростить процесс обсуждения различных задач и проблем, результативность увеличилась.

Главное при организации офиса — правильный выбор локации с хорошей транспортной доступностью, одинаково удобной как для сотрудников, так и для посетителей. Также в современном офисе следует установить достаточно гибкую климатическую систему, удовлетворяющую потребности каждого сотрудника.

При оформлении интерьера рекомендую организовать комфортное освещение, избегать ярких, раздражающих цветов. Стилистическое решение должно соответствовать фирменному стилю и профилю деятельности компании. Также важно уделить внимание эффективному зонированию пространства. В самих зонирующих перегородках можно обустроить шкафы.

Одна из самых распространенных ошибок — сохранение кабинетной раскладки. Сегодня в тренде пространства, располагающие к продуктивной групповой работе. Отделы лучше компоновать по принципу комфортности и частоты взаимодействия. Например, не стоит размещать юристов вместе с коммерческим отделом. В этом случае юристу будут мешать частые звонки клиентов. При организации обеденной зоны нужно позаботиться о том, чтобы сотрудников, находящихся на рабочих местах, не отвлекали запахи пищи.

Современный офис должен представлять собой эффективное рабочее пространство, увеличивающее индивидуальную и командную производительность, усиливающую доверие внутри коллектива.

Василий ПАНОВ, заместитель генерального директора компании «Адвантум»:

«Адвантум» — IT-компания, и у нас, как в большинстве софтверных компаний, довольно мягкий рабочий климат. Наш продукт — это программное обеспечение. Его создают люди: руководители проектов, аналитики, программисты. От них напрямую зависит качество продукта, скорость разработки, степень удовлетворенности клиентов. Люди в нашей команде довольно свободолюбивы и ценят свою идентичность. Поэтому мы стараемся сделать рабочее пространство наиболее комфортным и не навязываем сотрудникам жестких офисных правил. Все в нашей компании не считают оpen space комфортной средой для работы, поэтому мы выбрали офис с отдельными кабинетами. Для нашей сферы работы нет жестких ограничений по безопасности, и мы трудимся в обычном офисном пространстве.

У нас в компании несколько центров разработки. Как правило, они привязаны к конкретным проектам и продуктам. Команда, работающая в рамках одного проекта, чаще всего располагается в отдельном кабинете — так проще наладить коммуникацию и быть в курсе всех активностей по проекту. Часть коллектива объединена по функциональному признаку и работает в едином рабочем пространстве, но также в рамках отдельных кабинетов. Это маркетинг, продажи, бухгалтерия и программисты, например мобильная разработка.

Нанимая нового сотрудника, мы знаем, в какой проектной команде он будет работать, и примерно представляем, какое рабочее место у него будет. При его обустройстве стараемся учесть пожелания нового коллеги. Наиболее важен при этом выбор сотрудником рабочего компьютера. Требования к ПК выясняются еще на этапе собеседований — это связано со спецификой деятельности и особенно актуально для программистов. Обычно будущий член нашей команды высказывает пожелания к операционной системе, специализированному ПО, мощности процессора и количеству мониторов. Для программистов мы, как правило, покупаем стационарные ПК, а для сотрудников продаж — ноутбуки, чтобы они были более мобильны и могли брать их с собой на встречи.

У нас нет строгой иерархической структуры, и каждый сотрудник может подойти к руководству и высказать свои пожелания по обустройству офиса. Обычно коллеги предлагают нововведения в общих зонах: кухне, холле, комнате отдыха. Из последнего, что мы сделали, — приобрели корпоративные зонты, чтобы можно было ходить на обед в условиях нынешней «европейской» зимы. Также развили коммуникационные возможности общих зон: повесили информационные доски даже в коридоре, увеличили количество переговорных.
Каждый сотрудник сам обустраивает свое рабочее место. За компанией — предоставление ему компьютера под его требования, комфортного рабочего стола и офисного кресла.

Мы никого не ограничиваем в личных предметах на столе, и для нашего коллектива развесить картинки вокруг своего рабочего места — это нормально. Летом, когда температура превышает комфортную, мы не запрещаем сотрудникам надевать шлепки и шорты, если это не беспокоит никого из коллег. Правда, у нас запрещено питаться на рабочем месте, чтобы «приятные» запахи не пропитывали кабинеты.

Тут все довольно индивидуально. Кто-то не может сосредоточиться в кабинете, где сидит более двух человек, включая его самого. Кто-то, напротив, испытывает дискомфорт, работая в собственном отдельном кабинете. Наш офис позволяет учесть пожелания каждого. Личные предпочтения иногда выявляются опытным путем, и сотрудник может мигрировать из кабинета в кабинет, пока не найдет удобное для себя место. Для некоторых сотрудников по их просьбам мы покупаем более комфортные стулья. Когда человек проводит в рабочем кресле по восемь часов в день и более, было бы ошибочным не учесть его пожелание.
На наш взгляд, неправильно усаживать в одном помещении сотрудников отделов продаж, разработки и технической поддержки. Продавцы и техническая поддержка всегда активно общаются по телефону, а это раздражает команду разработки. Функционал, область работы, да и психологические характеристики сотрудников этих отделов довольно разные, и их работа в одном помещении, скорее всего, будет неэффективной.

Следите за нашими новостями в Telegram, ВКонтакте