Страна советов: дистанционная работа. Продолжение
Рубрика | Обмен опытом | Босс №07 2013
Текст | Анастасия САЛОМЕЕВА
Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:
1. Какова политика вашей компании в отношении работы в офисе/вне офиса?
2. Какие категории специалистов работают вне офиса?
3. Какие инструменты взаимодействия с ними используются?
4. Расскажите о формах контроля за их работой.
5. Какова специфика внеофисной работы специалистов по продажам?
6. В чем особенности внеофисной работы творческих сотрудников — технических писателей, копирайтеров, дизайнеров, программистов и других?
7. Какие типичные ошибки совершают компании в отношении работы в офисе/вне офиса?
Иван ОВЧАРОВ, президент ГК «Профиль Медиа»:
1 Наша компания реализует различные проекты в сфере PR и маркетинга. Именно поэтому мы привлекаем к нашей работе внештатных специалистов. В этом нам помогает совместный с АНО «Во имя семьи» проект «Работа для мам». В офисе, по моему мнению, должны работать сотрудники, от которых зависит окончательный результат проектов, — менеджеры.
2 Мы привлекаем копирайтеров, журналистов, дизайнеров, редакторов и специалистов по маркетингу в социальных сетях. Им не обязательно работать в офисе.
3 Для работы с внештатными и удаленными специалистами используется система планирования и постановки задач. Чаще всего оплата сотрудникам, которые работают вне офиса, формируется из оклада и бонусов, выплачиваемых после сдачи работ.
4 Мы применяем различные современные программы, позволяющие оперативно по каждому сотруднику увидеть поставленные задачи и степень их готовности.
5 Наша практика показывает, что менеджер по продажам в удаленном доступе работает на 50% менее эффективно, чем его коллега в офисе. У офисных сотрудников есть командный дух и возможность мотивации посредством продаж других менеджеров. Продажи, на мой взгляд, — один из самых сложных бизнес-процессов, и дистанционно его реализовать нельзя.
6 У данной категории сотрудников есть такое понятие, как вдохновение. Представители творческих профессий чаще всего работают в другое удобное для них время и порой могут за несколько часов выполнить недельный объем работы. Именно поэтому данной категории сотрудников удобнее работать дома, чтобы не дезмотивировать коллег по офису.
7 Передают важные функции, такие как продажи, финансовое планирование, управление проектами, на удаленный доступ. А ведь взаимоотношение с клиентами и управление деньгами — это ежесекундный процесс. На моей практике происходили случаи, когда надо было срочно принять решение, а удаленный сотрудник в этот момент отдыхал или был недоступен.
Виктория КРЫЛОВА, руководитель кадровой службы ЗАО «Юрэнерго»:
1 Как правило, место работы сотрудников — офис компании. Работа основного состава сотрудников предполагает бо2льшую часть времени проводить в офисе с возможными выездами к клиентам и в командировки. Удаленная работа – это, скорее, исключение, хотя такие сотрудники есть.
2 В компании всего два сотрудника с подобным графиком. Специалист по продвижению сайта работает исключительно дома и системный администратор, работающий на неполной занятости, при необходимости решающий вопросы в удаленном режиме.
3 Чаще всего взаимодействие происходит через электронную почту или телефон. Сотрудник, работающий дистанционно, в обязательном порядке раз в неделю приезжает в офис для обсуждения предстоящих задач на следующую неделю.
4 Контроль состоит в регулярной отчетности о проделанной работе перед непосредственным руководителем, ежедневная связь по телефону, электронной почте, еженедельные встречи в офисе для подведения итогов прошедшей недели и обсуждения планов на будущую. При таком режиме работы предполагается, что сотрудник будет находиться в постоянном доступе по мобильной связи. То есть основные способы контроля — это регулярная отчетность для понимания, что и как делает сотрудник, и эффективное использование средств связи.
5 Рабочее место специалистов по продажам в нашей компании непосредственно в офисе с выездом на переговоры к клиентам.
6 Специфика работы вне офиса — в особом режиме труда. Как правило, у этих сотрудников рабочее время отличается от работников офиса и не регламентируется часами (9–18), то есть отсутствуют рамки рабочего дня. При срочной необходимости могут работать и ночью, чтобы уже утром в офисе увидели результат. В большинстве случаев эти люди работают еще в одной или нескольких компаниях по совместительству. Опасность такого графика в том, что может появиться иллюзия возможности сделать работу в любое удобное время, передвинуть на потом. При работе в таком режиме важны внутренняя собранность, умение самостоятельно построить собственный график работы.
7 Существуют категории сотрудников, которым в силу специфики должности и самой компании эффективнее работать вне офиса, а не в офисе. Перевод некоторых сотрудников из офиса на удаленную работу имеет ряд преимуществ и для самой компании — уменьшение издержек на аренду помещения или освобождение необходимых рабочих мест. Работа вне офиса для кого-то уже является определенной мотивацией, пропадает ощущение рутины и обязаловки. Многим компаниям имеет смысл более гибко подходить к этому вопросу, особенно в Москве, когда добираться до офиса с каждым годом становится все труднее. Что касается работы вне офиса, тут важно не пустить труд сотрудника на самотек, отслеживать процесс его работы и, конечно, подключать к работе все современные средства коммуникации.
Константин МАКАРОВ, исполнительный директор компании «Бинго-Бум»:
1 ООО «Бинго-Бум» стремится к тому, чтобы все сотрудники компании работали в офисе. Для компании важно оперативное взаимодействие между сотрудниками.
2 Вне офиса работают представители творческих, креативных профессий, в услугах которых компания нуждается в эпизодических моментах. Также вне офиса работают агенты компании, занимающиеся развитием бизнеса ООО «Бинго-Бум» в регионах.
3 Классические инструменты взаимодействия — это и периодические встречи, и совещания в офисе при личном присутствии или при помощи современных технологий (skype), телефонная и электронная связь.
4 К формам контроля относятся заполнение табеля рабочего времени, а также отчеты о результатах проделанной работы.
5 Специфика заключается в значительной удаленности от московского офиса и невозможности личного контакта с сотрудниками офиса. Внеофисные специалисты по продажам бо2льшую часть своего времени проводят в регионах.
6 В целом внеофисная работа позволяет представителям творческих специальностей создать себе наиболее благоприятные условия для эффективного и плодотворного труда. В компании «Бинго-Бум» важные особенности внеофисных работников отсутствуют. В основном это мелкие поручения по производству определенного контента или решение задачи, которое полностью контролируется сотрудниками нашего офиса.
7 Важным является создание понятной и простой коммуникации между владельцами бизнеса, офисными и внеофисными сотрудниками. Большинство ошибок и проблем возникает как раз из-за непонимания между сотрудниками.
Одна из типичных ошибок, когда сотрудник вне офиса получает указание и отчитывается по одному виду работ перед разными представителями компании.
Также стоит уделить внимание мотивации и лояльности сотрудников, работающих вне офиса. Необходимо постоянно вовлекать их в совместную работу, общественную активность, уделять внимание вознаграждению за результат работы и признавать их индивидуальный вклад в общее дело.
Александр ФИЛИМОНОВ, младший партнер Artisan Group Public Relations:
1 PR-агентства, занимающиеся корпоративными и финансовыми коммуникациями или же маркетинговыми коммуникациями в интеллектуальноемких сферах (например IT или финансовый сектор), как правило, отличает высокий уровень внутренней дисциплины. Он невозможен без жесткой политики в отношении работы в офисе как для рядовых сотрудников, так и менеджеров среднего звена. Работать вне офиса могут, пожалуй, только топ-менеджеры и сотрудники, род деятельности которых не предполагает необходимости постоянно быть в офисе.
2 Для нас это служба мониторинга, анализа и исследований, а также служба digital communications (служба по коммуникационной поддержке клиентов в социальных сетях, на форумах и в блогосфере). Род деятельности этих специалистов не предполагает их обязательного пребывания в офисе в силу специфики самой работы: скажем, для медиааналитика офисный шум крайне вреден, а время, которое специалист должен затратить на поездку до работы, используется им для работы. То же можно сказать и о специалистах службы digital communications: у них более быстрые и локальные задачи, а время, которое они обычно тратят на поездку в офис, вполне может быть использовано продуктивнее.
3 В первую очередь это средства мгновенного общения (например skype). Обязательным условием являются постоянно включенные средства такого общения — хотя бы с целью того, чтобы руководство компании понимало, где в данный момент времени находится тот или иной сотрудник, могло задать ему рабочие вопросы. Для специалистов этих направлений предусмотрен удаленный доступ к информационным ресурсам компании.
4 Форма контроля за удаленными сотрудниками — это жесткие временны2е рамки получения результата и жесткие рамки для корректировки. Как тот или иной сотрудник будет выполнять задачу — дело только этого сотрудника, при удаленной работе руководство интересует именно результат. Кстати, проследить механизмы выполнения задач сотрудниками в офисе немногим проще.
5 Нередко это люди со смещенным жизненным ритмом, которые могут начинать в шесть утра или даже раньше и заканчивать рабочий день часа в три-четыре, когда все вопросы по их направлению решены. Главной причиной, почему они работают вне офиса, является отсутствие необходимости их постоянного нахождения на рабочем месте.
6 Я думаю, все разговоры о специфике работы творческих сотрудников сильно преувеличены. Просто в ряде случаев люди, занимающиеся исключительно творческим направлением деятельности, не показывают большей эффективности, работая в офисе. Впрочем, они должны находиться в офисе, если входят в рабочие группы, так как решение комплексных задач требует совместной работы. Практика показывает, что даже самые современные средства для совместной деятельности не могут заменить личного общения.
7 Самой распространенной, на мой взгляд, ошибкой является введение штрафов за опоздания в офис. Серьезные опоздания без уважительных причин или систематические опоздания, безусловно, являются предметом дисциплинарных взысканий — необязательно материальных. Однако опоздание на несколько минут, пусть даже и регулярное, на мой взгляд, не должно облагаться штрафом. Это сильнейший демотивационный фактор, который по опыту наших клиентов пока никому очевидной пользы не приносил.
Следующим моментом является организация общения сотрудников внутри офиса, а также коммуникация с удаленными сотрудниками. Излишняя запротоколированность коммуникации, как правило, выливается в затягивание решений операционных задач и ведет к общему снижению эффективности работы компании. Впрочем, тут бывает и другая крайность — отсутствие какого-либо протокола общения. Когда информация — в особенности от руководителя к подчиненному или между двумя руководителями рабочих групп — передается только на словах, важные аспекты могут быть потеряны, и тогда любая неудача превращается в историю без виноватых.
Алексей ПАВЛЕНКО, ИТ-директор компании КРОК:
1 У всех сотрудников компании должна быть возможность выполнять свои задачи независимо от того, где они находятся: в командировке, в отпуске или в офисе. Мы активно пользуемся возможностями удаленной работы, это позволяет быть в курсе всех бизнес-процессов компании, делает работу намного эффективнее.
2 Такая возможность есть у всех сотрудников компании. Мы приветствуем желание коллег работать вне офиса, ведь это ускоряет коммуникации с партнерами и заказчиками. Если специалист просит удаленный доступ к корпоративным ресурсам, ИТ-служба настраивает рабочее место на его личном ноутбуке, домашнем компьютере или планшете. Но все зависит от обязанностей сотрудника и ситуации. Технические менеджеры проводят бо2льшую часть времени в командировках, они не могут обойтись без удаленного доступа. Работа бухгалтера или финансиста не предполагает командировок, но если в период сдачи отчетности он заболеет, то сможет работать из дома.
3 У нас реализовано множество вариантов удаленной работы. Прежде всего это терминальный доступ: на монитор домашнего компьютера или ноутбука выводится информация со стационарного рабочего места. У сотрудников появляется возможность использовать все программы и приложения, доступные в офисе.
Также для взаимодействия с сотрудниками мы применяем унифицированные коммуникации — это платформа, которая объединяет между собой электронную и голосовую почту, обмен мгновенными сообщениями, аудио- и конференц-связь. У нас все коммуникации выстроены на базе Microsoft Lync. Менеджеры, которые бо2льшую часть времени проводят в командировках, могут таким образом экономить на мобильной связи, просто переведя звонок с внутреннего рабочего номера на Lync, и он поступит на ноутбук.
В последнее время очень популярна концепция Bring Your Own Device, которая, несомненно, актуальна и для удаленной работы. Половина сотрудников пользуется личными девайсами для доступа в почту, документы, корпоративные приложения. Можно даже работать с бизнес-процессами в системе Business Performance Management (BPM).
Для менеджеров компании разработан мобильный портал на платформе MS SharePoint, оптимизированный для Apple iPhone/iPad и Android. Портал обеспечивает быстрый доступ к информации о решениях, проектах, заказчиках компании, этот инструмент представляет большую ценность для менеджеров, которые много времени проводят в разъездах.
Еще один инструмент — мобильный клиент CROC CRM, разработанный ИТ-департаментом компании. Это приложение для iOS, с помощью которого сотрудники могут работать на своих iPhone/iPad/iPod с корпоративной информационной системой CRM — организациями, возможными сделками (в том числе бюджетированием) и контактами из системы без активного подключения к сети.
4 —
5 —
6 —
7 Позволяя сотрудникам работать вне офиса, важно подходить к этому обдуманно. Нужно понимать, что не у всех условия работы дома способствуют полноценному рабочему процессу. Кроме того, существуют задачи, которые можно решать только в командном обсуждении. При удаленной работе намного сложнее контролировать занятость сотрудников, практически невозможно отследить, за какой срок была выполнена задача, чем занимался специалист в оставшееся время: личными делами или приступил к другому заданию. И еще один не менее важный нюанс — это обеспечение информационной безопасности. Необходимо с особым вниманием подходить к защите конфиденциальной информации. Мы, например, используем систему Information Rights Management (IRM), которая предоставляет доступ к файлам только авторизированным сотрудникам. А в случае если документ случайно попадет на сторонний носитель, никто не сможет его прочитать.
Олеся НИКОЛАЕВА, HR и бизнес-партнер компании Bausch + Lomb в России и странах СНГ:
1 «Бауш энд Ломб» — зарубежная компания. Для любой зарубежной компании возможность работы вне офиса, или так называемый home office, является довольно типичной, поэтому и в российском представительстве было решено поддержать подобную идею. На текущий момент у нас есть две категории сотрудников — это «полевые» сотрудники и сотрудники, работающие в офисе.
2 «Полевые» сотрудники работают home based или в разъездном режиме. Главное — тут правильно и корректно донести до сотрудников, что это значит. Все мы, конечно, понимаем, что работа из дома и выходной — это не одно и то же, но все же необходимы хорошая информативная поддержка и контроль как со стороны линейных менеджеров, так и со стороны HR. Не последнюю роль в организации процесса работы вне офиса играет и ИТ-оснащенность сотрудников, необходимы хорошая техническая поддержка для обеспечения удаленного доступа и, конечно же, современные гаджеты.
Сотрудники, работающие в офисе, также не обделены возможностью иногда работать из дома или же выбирать для себя график работы. Зачастую в одном отделе могут работать одновременно как офисные «совы», так и «жаворонки», и жестко определенный график, например с 9 до 18, бывает неудобен. Сотрудницам с маленькими детьми больше подходит график с 8 до 17, чтобы было время забрать ребенка из детского сада или же отвести его после школы на вечерний кружок. Сотрудникам, живущим далеко от офиса или же добирающимся на машине по московским пробкам, более удобен график с 10 до 19. Руководство компании «Бауш энд Ломб», приняв во внимание все вышеперечисленные факторы, старается придерживаться принципа поддержания баланса личной жизни сотрудников и работы.
У офисных сотрудников есть возможность взять один день работы из дома по согласованию со своим линейным руководителем в случае, например, если они приболели, но не хотели бы брать больничный, или же некому остаться в этот день с ребенком. Качество работы от таких home office-дней не страдает, более того, сотрудники сами распределяют свое время и имеют возможность заканчивать работу уже вечером, что в офисе считалось бы переработкой.
3 – 4 Для взаимодействия офисных сотрудников, взявших один день дистанционной работы, есть несколько инструментов. Во-первых, это техническая возможность удаленного подключения электронной почты, SAP, Epicore, 1C и т.д. Во-вторых, это наличие оборудования с возможностью удаленного доступа: ноутбук, blackberry, iPhone или iPad. В-третьих, это заранее организованная телефонная связь с линейным менеджером в середине дня или электронное письмо о результатах работы или с вопросами по текущим загрузкам и проектам сотрудника. Для «полевых» сотрудников помимо всех вышеперечисленных инструментов существуют также различные приложения — например Salesforce.com, где сотрудники в режиме реального времени или же в конце дня могут отчитываться по своим результатам, то же самое в принципе можно делать и по электронной почте, ну и, конечно же, конференц-связь с линейными руководителями.
5 Такие специалисты у нас в основном работают вне офиса. Часто они весь день находятся в разъездах. Компании важнее, чтобы рабочее время сотрудники проводили с большей пользой, общаясь с клиентами, нежели тратили его на пробки по дороге в офис или из него. Специалисты по продажам должны быть в первую очередь «в полях», так как это напрямую влияет на их результат.
6 Возможность работать вне офиса имеют все вышеперечисленные специалисты. Для многих из них в таком режиме есть свои плюсы — это возможность планировать свой рабочий график самостоятельно и отсутствие необходимости каждый день рано вставать, стоять в пробках или толкаться в метро. Для работников подобных профессий это еще и возможность выбирать подходящее время. В то же время работа вне офиса имеет и свои минусы. Например, когда вы работаете дома, отсутствуют рамки как рабочего дня, так и рабочей недели, и в результате ваш график может не совпадать с графиком членов семьи или друзей. Дома создается впечатление, что работу можно доделать позже, в любой момент, а следовательно, отвлечься и заняться другими делами. В результате работа может оказаться незаконченной или быть сделана не очень качественно.
Удаленный режим некоторых категорий сотрудников имеет свои плюсы и для работодателей. К ним относятся и экономия расходов на рабочие места и мебель, и снижение транспортных расходов, и отсутствие оплаты переработок. Также это положительно влияет на сокращение текучести персонала, так как сотрудники испытывают меньше стресса, как следствие, более довольны своим работодателем и реже ищут новую работу.
7 Типичные ошибки — это, наверное, отсутствие контроля и правильной и своевременной коммуникации, а также непонимание смысла и принципов удаленной работы. Прежде чем давать сотрудникам возможность удаленного доступа, работодатель должен убедиться, что все стороны знают правила игры. Зачастую не только сотрудники забывают о сроках или не выполняют работу, но и многие руководители в течение определенного времени забывают о контрольных конференц-звонках, систематически их переносят, как следствие, теряется ощущение взаимосвязи, и теперь уже и сотрудники начинают нарушать сроки, делают ошибки. Как и в любом другом деле, важны систематичность и прозрачность процессов взаимодействия.
И конечно же, важна корпоративная культура. Сотрудники, оторванные от офиса, намного меньше участвуют в корпоративной жизни и зачастую бывают не осведомлены о некоторых важных событиях или нововведениях в компании. Здесь HR или же отдел внутренних коммуникаций должен взять на себя функцию информирования и вовлечения всех сотрудников в водоворот корпоративной жизни.
Татьяна КУЗНЕЦОВА, заместитель генерального директора «Компании Грако М»
и сети магазинов «ДЕТМАРТ»:
1 Для эффективной деятельности нашей компании необходима работа как в офисе, так и за его стенами. Всегда полезно выйти из «зоны комфорта офиса» и посмотреть, что происходит за его пределами. Как меняется рынок, что хотят видеть ваши потенциальные покупатели, чтобы оперативно реагировать на изменения и при необходимости перестраивать работу. Это касается не всех специалистов, есть категория офисных сотрудников, таких как бухгалтера, операторы ПК, оптовый отдел продаж, которые «привязаны» к месту. Большинство же может в большей или меньшей степени при необходимости выполнять свои должностные обязанности и в офисе, и вне офиса.
2 В основном вне офиса работают директор по развитию, директор розничной сети наших магазинов «ДЕТМАРТ», визуальный мерчандайзер, специалист по работе с социальными сетями и видеооператор. Что касается заместителя генерального директора и менеджера по связям с общественностью, то они строят свой график в зависимости от запланированных активностей, деловых встреч и переговоров.
3 В наш век прогресса с этим нет никаких проблем: телефон, электронная почта, skype. Помимо этого обязательно участие в совещаниях, если к данному специалисту есть вопросы.
4 Различные формы отчета в зависимости от специалиста и поставленных перед ним задач и сроков реализации.
5 Как сотрудники из отдела оптовых продаж, так и розничные продавцы-консультанты сети «ДЕТМАРТ» участвуют в московских специализированных выставках, фестивалях и ярмарках, что позволяет лучше понимать своего конечного потребителя, особенно это касается отдела оптовых продаж.
6 Это возможность планировать свой график, выбирать удобное время для работы и отдыха. Не всегда наши биологические часы согласны, что вставать нужно в 7 утра, чтобы успеть в офис. Если человек «сова», то график работы с 9 до 18 часов может стать для него большим испытанием.
7 Что касается работы внеофисных сотрудников, то отсутствие четких рамок и некая рассинхронизация с офисными сотрудниками, как правило, расхолаживают. Могут возникать задержки в решении возникающих вопросов и согласовании. Поэтому руководитель должен постоянно держать под контролем их работу и требовать выполнения поставленных задач в оговоренные сроки. Работа же в офисе, с одной стороны, дисциплинирует, а с другой — делает людей тяжелыми на подъем. И при возникновении производственной необходимости офисный сотрудник, как правило, с большой неохотой покидает его. Это напрямую сказывается на качестве работы. Поэтому руководители должны время от времени «выдергивать» сотрудников с насиженных мест. В нашей компании мы обязываем сотрудников отдела оптовых продаж, рекламы, продавцов-консультантов сети «ДЕТМАРТ» работать на специализированных выставках, а также отправляем их в командировки.
