Как «прогнуть» производство под госзаказчика

78-79Рубрика | «БОСС» в помощь/Обмен опытом

Текст | Сергей БАЛАНДЮК, президент корпорации «ЭЛАР»

Многие российские ИТ-компании выполняют проекты для государственного сектора, промышленности и учреждений культуры. И если взаимодействие с бизнесом стабильно и предсказуемо, поскольку компании самостоятельно регулируют сроки контрактов, то над госструктурами всегда висит дамоклов меч привязки к госбюджету.

Одно из направлений деятельности ИТ-компаний — проекты по переводу миллионов бумажных и микрографических документов в форматы электронных баз данных и архивов как для государственного сектора, так и для бизнеса. Технология работ заключается в оцифровке бумажных массивов, их индексировании и создании системы поиска, чтобы впоследствии документы в составе информационного ресурса и (или) базы данных можно было идентифицировать.

Типичный пример — оцифровка нескольких сотен тысяч договоров аренды или подряда, создание электронного архива этой документации и подключение его к системе электронного документооборота предприятия или системе финансового учета договоров.

 

Львиная доля и дамоклов меч

Особенности процедур бюджетного финансирования и законодательства о размещении заказов для государственных нужд влияют на то, что основные контракты корпорация заключает в сентябре–декабре, и в течение этого периода необходимо выполнить 60–70% годового объема. Соответственно, нагрузка на производство распределяется неравномерно: когда формируются бюджеты, мощности простаивают, а основной пик работ приходится на осень. В это время нагрузка возрастает в два-три раза, и де-факто в течение четырех месяцев требуется удвоенное, а то и утроенное количество сотрудников.

При планировании работ (в этом процессе участвуют и представители заказчика, и эксперты корпорации) мы рекомендуем заказчику реализовывать проект в полном объеме, длительностью два-три года. Заказчик тогда может увереннее управлять бюджетом по годам, а у нас будет возможность равномерно загрузить производство. Или же мы предлагаем провести тендер в конце года, дабы начать работы в «тихом», первом или втором, квартале, выравнивая, таким образом, нагрузку на производственные подразделения. Однако нечасто госзаказчики могут опереться на целевые программы, действующие несколько лет, а бюджетные средства, как правило, выделяются на один год.

Помимо нюансов Бюджетного кодекса и положений закона №94-ФЗ существуют еще особенности сознания российского чиновника: заключая контракт на очень большую сумму, государственному человеку предстоит обосновывать, а потом отчитываться за такое решение. Вдруг СМИ темой заинтересуются, опять проблемы… Намного проще разбить бюджет проекта по этапам, на подтемы или по регионам, тем самым сняв с себя львиную долю ответственности за выполнение задачи.

Таким образом, как бы мы ни старались смягчить нагрузку, растянув время на выполнение контрактов, расширяя тематику для плавного выполнения работ, мощности корпорации остаются загруженными неравномерно. Выход — строить систему гибкого производства.

Перед нами стоит несколько целей: обеспечить полноценность производственных процессов, сохранить опытный и квалифицированный персонал и быть готовыми к сезонным пикам, чтобы мощности могли вырасти мгновенно, в случае если компания получает крупные заказы. Основными инструментами для выполнения этих задач являются расширенный функционал службы персонала, а также структурирование и автоматизация производственных процессов.

Держать руку на пульсе

Создание электронных информационных ресурсов предполагает выполнение работ по сканированию и индексированию документов. Как правило, в компании есть штатные квалифицированные сотрудники — как сканеровщики, так и операторы индексирования, есть постоянный штат операторов, работающих по договору подряда, а также действует готовая система быстрого набора и обучения стажеров, если понадобится стремительно увеличить мощности.

Большой штат персонала предполагает наличие серьезной кадровой службы по набору и обучению персонала. Для целей массового подбора персонала в «высокий сезон» разработаны специальные программы тестирования соискателей на профпригодность через Интернет, автоматизированные курсы обучения и тестирования полученных знаний и навыков. Во всех подразделениях компании организована служба сертифицированных специалистов по обучению, работают наставники и кураторы для новичков. В семи региональных подразделениях действуют учебные классы, где осваивают технологию операторы индексирования. Стоит отметить, что классы не закрываются, когда нет набора персонала, а работают на повышение квалификации круглогодично — компания готова нести издержки от простоя учебных помещений, поскольку так у нас есть возможность держать руку на пульсе.

Организация обучения и повышения квалификации — одно из ключевых направлений работы HR-службы. Например, в нашей компании более 500 надомных операторов овладели уникальной технологией индексирования карточек библиотечных каталогов. Учебные программы служат не только обучению сотрудников специфическим навыкам, но и применяются в качестве одного из механизмов для движения работников корпорации вверх по карьерной лестнице. У нас трудятся специалисты, которые начали карьеру с позиции оператора ввода данных, а сегодня являются инженерами-технологами, руководителями проектов, то есть теми, кто несет наибольшую ответственность за создание масштабных информационных ресурсов.

Сложные технологии для гибких процессов

Оператор, которому предстоит «вбивать» информацию, становящуюся впоследствии поисковой, сможет приобрести, отточить необходимые навыки и использовать их в полную силу только через пару месяцев. Однако начать работать на проекте он должен через неделю. Для этого мы не упрощаем, а искусственно усложняем технологический процесс. Сотруднику без опыта не под силу квалифицированно обработать электронный образ одной страницы, но с индексированием небольшого фрагмента текста он справится, пройдя начальное обучение. Поэтому в производственную цепочку вводится дополнительный этап — разрезка текста и добавочные этапы проверки качества.

К примеру, у нас внедрена учетная система собственной разработки, которая автоматически и централизованно управляет и контролирует весь производственный цикл, независимо от того, на какой территории и в какое время осуществляются работы по проектам. В Технологическом департаменте ретроконверсии (Москва) разрабатываются технологические и маршрутные карты, а также осуществляется распределение работ на четыре региональных центра индексирования информации (Санкт-Петербург, Зеленоград, Тверь и Екатеринбург) и штат надомных операторов. В единый центр непрерывно приходят все учетные данные. Их анализ online подразумевает контроль выполнения и оперативное внесение изменений в процессы обработки информации. Запатентованная система управления производственным циклом позволяет в автоматическом режиме не только распределять нагрузку и контролировать операторов, но и вести учет рабочего времени, подсчет заработной платы и так далее.

Такая организация позволяет гарантированно выполнять проекты в периоды пиковых нагрузок и эффективно распределять время и затраты. Несмотря на усложнение производственного цикла, суммарные издержки при обработке больших объемов информации существенно снижаются, и мы можем предлагать заказчику более низкую цену за проекты.

Гибкость — едва ли не основная характеристика большинства процессов, происходящих в корпорации, и для гарантированно успешной реализации проектов привлекаются самые прогрессивные инструменты.