Земфира БУСИНА: необходимо ужесточить требования к хранению документации на предприятиях

Текст | Василий НОВИКОВ
Фото | Александр ДАНИЛЮШИН

Генеральный директор ООО «Переплетная фирма АРТ» (Москва) Земфира Бусина убеждена, что современное архивное законодательство нуждается в совершенствовании в части повышения ответственности руководителей компаний за состояние документов, прежде всего касающихся личного состава.

— Земфира Нифталиевна, насколько востребованы архивные и переплетные услуги в деятельности современного бизнеса, некоммерческих и государственных организаций?

 

— Любая организация имеет большой документооборот. В него входят бухгалтерские, кадровые, управленческие документы, а также документы, касающиеся личного состава. Значительная часть этих документов подлежит длительному хранению на самом предприятии или в государственном архиве.

В частности, многие документы, касающиеся личного состава, в том числе и заработной платы, хранятся 75 лет — ведь на основании этих документов определяется трудовой стаж, назначается пенсия. Подлежат длительному хранению также некоторые категории финансовой документации — например, сводные бухгалтерские отчеты, годовые бухгалтерские отчеты, документы по сделкам, которые еще не завершены или оспариваются в судебном порядке, договора, контракты и т.д.

Часть архивных документов, образовавшихся при деятельности организаций, может быть в установленном архивным законодательством порядке отнесена к составу архивного фонда Российской Федерации, и по истечении срока хранения в организации эти документы должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Вместе с тем во многих организациях не предусмотрены должности специалистов-архивистов, отвечающих за организацию хранения документов. Это связано, на мой взгляд, с еще имеющейся недооценкой рядом руководителей значения архивной информации для создания и использования информационной базы для деятельности предприятия.

Следует подчеркнуть, что в зарубежных странах — Великобритании, Франции, США и др. — хранению и использованию, прежде всего в оперативных целях управления, архивной информации придается первостепенное значение.

В связи со сложившейся в современной России ситуацией, большую роль в организации работы с архивными документами, их упорядочении, а в ряде случаев и организации их хранения играют специализированные фирмы. В таких фирмах работают специалисты разного профиля, выполняющие широкий спектр работ, охватывающих экспертизу ценности документов, их упорядочение, создание учетно-справочного аппарата, а также технические виды работ, такие как подшивка, переплет, оформление обложек дел и т.п.

— А может ли небольшое предприятие самостоятельно заниматься организацией хранения и утилизации документации — на основании нормативных актов по этим вопросам?

 

— Организации делятся на две категории. Первая часть — это организации, передающие свои архивные документы в государственные или муниципальные архивы (так называемые организации первого списка). Согласно действующему архивному законодательству, эти организации не являются собственниками документов. Документы находятся в оперативном пользовании. Поэтому государственные или муниципальные архивы осуществляют контроль над обеспечением сохранности, упорядочением этих документов и своевременной передачей их на постоянное или длительное хранение — последнее относится к документам, касающимся личного состава.

Ко второй относятся негосударственные организации, которые являются собственниками образовавшихся в процессе их деятельности документов и полностью отвечают за их сохранность и предоставление архивной информации соответствующим государственным органам (судебным, правоохранительным, налоговым, административным).

Следует также иметь в виду, что в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на предоставление ему документной информации, подтверждающей его социальные права — она содержится в документах по личному составу. К сожалению, сегодня суды завалены исками граждан о несохранности информации, подтверждающей стаж их работы, все виды льгот и выплат.

Обеспечение сохранности этих документов является важной составляющей социальной ответственности бизнеса, так как это касается судеб миллионов людей.

Частные организации теоретически имеют право самостоятельно организовать хранение архивных документов, их учет и упорядочение, а также проведение экспертизы ценности с последующим выделением ряда документов, срок хранения которых истек, к уничтожению. Однако следует иметь в виду, что эти работы требуют высокого профессионализма и специальных знаний, которыми не обладают сотрудники организаций. Поэтому, как показывает практика, при самостоятельном проведении документационных работ имеют место многочисленные ошибки.

Особенно это касается экспертизы ценности документов, оформления ее результатов и выделения определенных видов документов к уничтожению.

Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что большинство организаций в данный момент не готовы самостоятельно выполнять эти сложные работы в соответствии с требованиями архивного законодательства, тем более что не все организации систематически занимаются такими работами. Поэтому зачастую в бизнес-структурах скапливаются большие объемы неупорядоченных документов за значительные периоды времени, что зачастую ведет к их утратам с соответствующими последствиями (жалобы, иски, судебные разбирательства, штрафы). Следовательно, целесообразно привлекать к работам по упорядочению документов и их технической обработке специализированные архивные и переплетные фирмы.

— Просто так сжечь документы нельзя?

 

— Ни в коем случае, это является грубым нарушением архивного законодательства.

— Как влияет на ситуацию с документацией развитие электронного документооборота?

 

— Пока электронные документы только приобретает юридический статус. Они скорее дополняют бумажные, чем заменяют их. Как только они приобретут четкий правовой статус, мы готовы будем заниматься и такими документами.

— А кто ваши основные клиенты?

 

— Их много. Это крупные и мелкие государственные и негосударственные организации г. Москвы. Мы им очень благодарны за долгосрочное сотрудничество. Ведь основа нашего бизнеса — репутация и доверие. А раз к нам обращаются снова и снова, рекомендуют коллегам, значит, доверие к нам есть, репутацию мы завоевали.

Это дает возможность уверенно вести бизнес, планировать его на долгие годы. Стараемся работать так, чтобы к нам не было никаких претензий.

— Какая часть вашей клиентуры приходится на структуры малого и среднего бизнеса?

 

— Примерно половина. И таких клиентов становится все больше, потому что постепенно растет управленческая культура малых и средних компаний, культура ведения бизнеса, а также формируется ответственное отношение руководителей к организации работы с документами, их сохранности.

— А кто ваши специалисты?

 

— У нас в основном две категории специалистов: архивисты и переплетчики. Специалисты нашей фирмы оттачивали свою квалификацию годами. Мы их отбираем с большой тщательностью. Обычно рассматриваем не менее двух десятков кандидатов на каждую вакансию.

Впрочем, это связано не только с нашей требовательностью, но и качеством подготовки специалистов в учебных заведениях. К сожалению, средние специальные учебные заведения и вузы сегодня почти утратили связь с практикой. Их выпускники обладают очень приблизительными и несистемными знаниями.

Архивисты — специалисты с высшим образованием — самая большая проблема. Технических работников, переплетчиков при наличии первоначальных навыков можно научить на рабочем месте за несколько месяцев. А вот на обучение закончивших вуз архивистов уходят годы. Для этого требуется прежде всего желание обучаемого — а оно не всегда есть. Работа архивиста нелегкая, нудная, рутинная, временами даже грязная.

Иногда документы хранятся в неприспособленных для этого условиях, что сказывается не лучшим образом на их состоянии. И эту массу документов приходится приводить в вид, пригодный для архивного хранения. Это тяжелый и, увы, порой неблагодарный труд.

— Вы начинали заниматься бизнесом еще в конце 80-х годов…

 

— Да, еще в эпоху кооперативного движения. Начальный этап развития предпринимательства — конец 80-х, начало 90-х годов — это работа без правил. Законов не было, понимания, как действовать в тех или иных условиях, тоже.

И в то же время появилась возможность работать самостоятельно. Многих в конце 80-х пугали начавшиеся тогда сокращения штатов в государственных структурах. Однако лично для меня это стало поводом создать свою фирму. Сначала она имела статус кооператива, потом — ИЧП, затем стала ООО.

Первое время фирма занималась исключительно техническими видами работ, обеспечивающими физическую сохранность документов.

Во многом это было связано с тем, что в силу действующего на тот момент законодательства многие архивные фирмы не имели соответствующих лицензий на проведение работ, касающихся упорядочения и экспертизы ценности документов.

У многих вызывало удивление, что мной был выбран такой, якобы не эффективный, вид бизнеса. Однако, как показала практика, архивный бизнес в нашей стране стабилизировался и стал быстро развиваться, в то время как многие другие виды предпринимательства канули в Лету.

— В бизнесе очень важно найти нишу, дающую возможность стабильного развития и заработка…

 

— Совершенно верно. Можно сказать, что наша фирма нашла свою нишу и стабильно развивается уже более 20 лет.

— Бизнес не страдает даже в периоды экономических кризисов?

 

— Да, не страдает. По крайней мере в кризисные периоды — в 1998 и 2009 годах — мы не страдали от резкого сокращения заказчиков, как многие другие компании. Объемы заказов росли медленнее, но они продолжали расти.

— Что изменилось на рынке переплетных и архивных услуг с 90-х годов?

 

— Рынок стал более цивилизованным. На новый уровень вышло федеральное архивное законодательство, учитывающее современные тенденции архивного дела. В нем коммерческим организациям дано право оказывать архивные услуги. Раньше такое право было исключительно у государственных и ведомственных архивов. Кстати, наша компания одной из первых в России получила соответствующую лицензию.

— Какова конкурентная ситуация на вашем рынке?

 

— За эти 20 лет в России, в том числе и в Москве, образовалось большое количество частных компаний, оказывающих архивные услуги, что привело к обострению конкурентной борьбы за заказы.

Конкуренция стимулирует нас внедрять новые методы ведения бизнеса. В частности, мы относительно недавно открыли собственный call-центр, продуктивность и качество работы которого намного выше, чем тех сторонних call-центров, с которыми мы сотрудничали раньше.

— Ваша компания — типичный представитель малого и среднего бизнеса, и работаете вы в значительной степени в интересах развития малого и среднего бизнеса. Какую роль этот сектор экономики играет в развитии страны?

 

— Малый и средний бизнес — это основа экономики, основа конкурентных отношений, занятости населения. Создание условий для массового предпринимательства — это важнейший вопрос экономической и социальной политики в нашей стране.

Если будет расти предпринимательство — будут заполняться все рыночные ниши, будет повышаться производительность труда. Не станет проблем с занятостью населения, особенно в регионах.

— Правильно ли говорят, что архивное и переплетное дело — более женское, чем мужское?

 

— Вопрос имеет многолетнюю историю. В дореволюционной России архивное дело было исключительно прерогативой мужчин. Кстати сказать, многие видные государственные деятели и деятели культуры начинали свою карьеру именно с архивов. (Вспомните у А.С. Пушкина «Архивные вьюноши толпою…», «Евгений Онегин», гл. 8.)

В то время работа в архивах считалась престижной. Достаточно вспомнить имена Ф.И. Тютчева, Б.Н. Чичерина, А.С. Грибоедова и многих других носящих громкие дворянские фамилии, которые начинали свою деятельность в архиве.

Непрестижной архивная работа стала только в годы советской власти. Она считалась вспомогательной, технической и поэтому была малооплачиваемой.

Именно в силу этих обстоятельств она стала малопривлекательной для мужчин. Но это чисто советское явление. В других развитых странах этот труд является уважаемым, почетным, хорошо оплачиваемым.

Однако, к сожалению, большинство технических работ выполняют именно женщины. Зачастую для них это является дополнительным заработком.

— Каковы, с вашей точки зрения, факторы эффективности женщины — предпринимателя и руководителя?

 

– Законопослушность, надежность, ответственность, склонность советоваться с более опытными коллегами… Женщины — предприниматели и CEO — легче вписываются в незнакомую среду, они придают больше значения межличностным отношениям, что позитивно сказывается и на климате в коллективе, и на отношениях с клиентами.

Для их деятельности характерна большая социальная ответственность. Немаловажно и то, что женский бизнес помогает решать многие проблемы общества и семьи.

— Какие усовершенствования вы считали бы необходимым внести в российское архивное законодательство?

 

— Сегодня архивное законодательство более совершенно и требовательно, чем в прошлые годы, — прогресс очевиден. Но оно все-таки отстает от требований жизни.

Многие руководители организаций безответственно относятся к документации, касающейся личного состава. Государство должно поставить надежные заслоны — защиту от ущерба интересам граждан: установить более жесткие требования, более четкую ответственность руководителей предприятий и организаций за сохранность документов, подлежащих государственному архивному хранению.

Это очень важно для защиты интересов граждан. А мы со своей стороны готовы помочь предприятиям в решении этой задачи.

Насколько нам известно, в настоящее время Федеральное архивное агентство представило в Правительство РФ свои предложения по совершенствованию действующего архивного законодательства. Надеемся, что эти предложения не будут положены под сукно, а поднимут эту работу на более высокий уровень.


ООО «Переплетная фирма АРТ» специализируется на двух видах деятельности:

• архивная обработка документов долговременного (75 лет) и постоянного сроков хранения;

• переплет архивных, бухгалтерских, банковских документов.

В 2011 году фирма награждена Главной всероссийской премией «Финансово-экономический Олимп».