Страна советов

Текст | Анастасия САЛОМЕЕВА

Тема этого номера «страны советов» — политика в области офисной недвижимости в кризис.

Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:

1. Как изменилась ваша политика в области офисной недвижимости в период кризиса — как в плане объемов арендуемых площадей, так и условий, на которых вы ее используете?

2. Как вы оптимизировали размещение персонала в офисных помещениях? Использовали ли такой способ пополнения дохода, как субаренда со стороны партнерских или иных организаций?

3. Насколько принципиально для компании приобретение недвижимости в собственность?

4. Каковы, на ваш взгляд, ключевые риски аренды недвижимости и ключевые особенности рынка аренды?

5. Работаете ли вы на рынке офисной недвижимости через посредника или напрямую?

6. Какие типичные ошибки совершают компании, работая на рынке офисной недвижимости?


Варвара МАРЧЕВСКАЯ, заместитель генерального директора компании ABBYY Россия по административной работе:

1. С началом кризиса мы, как и большинство компаний, начали искать новые возможности для аренды офисных помещений. Связано это было, во-первых, со значительным снижением арендных ставок, а во-вторых, с необходимостью для компании переехать в более просторное здание высокого класса. Можно сказать, что в какой-то степени в этом плане кризис нам помог. Мы нашли лучшее помещение за меньшую стоимость, сделали ремонт. К оформлению помещений мы привлекли дизайнеров, которые подошли к работе очень творчески. Так что новые офисные помещения ABBYY не только более просторные, но и красивые.

2. Размещение персонала в новом офисном здании мы оптимизировали за счет больших площадей. Что касается субаренды, то с ней мы решили не связываться. Компания занимает четыре этажа здания, на каждом из которых сидят сотрудники, и пускать сюда сторонние компании было бы не очень удобно.

3. С наступлением кризиса мы, конечно же, смотрели здания, выставленные на продажу. Но оказалось, что собственное здание для нас — это не самый лучший вариант. Дело в том, что до кризиса компания очень быстро развивалась. Нам нужно было учитывать постоянный рост штата и покупать большое здание, в котором можно разместить не только текущих сотрудников, но и тех, кто будет работать у нас в будущем. А это, во-первых, дорого, во-вторых, повлекло бы за собой необходимость субаренды (что для нас также не очень удобно).

4. Если говорить о рисках, то, по опыту, могу сказать, что они связаны прежде всего с недобросовестностью собственников. Именно поэтому крайне важно составлять грамотный и максимально детальный договор с арендодателем.

5. Мы работаем с агентами, которые представляют интересы собственника, но не привлекаем посредников, занимающихся, к примеру, мониторингом рынка. Считаем, что с подобными задачами мы вполне можем справиться самостоятельно.

6. Думаю, что главная ошибка — это неправильно составленный договор. Очень часто упускаются значительные детали, которые в дальнейшем могут привести к трудностям.

Олег ЛЕОНОВ, коммерческий директор компании «Сумма Телеком»:

1. Мы не совсем типичная компания. Во-первых, активное развитие мы начали как раз в кризис. И по мере расширения компании требовались дополнительные площади. Во-вторых, эти дополнительные площади должны быть в том же здании, что и основной офис, так как мы привязаны к определенному оборудованию (тем же серверам). Это затрудняло поиск, на который ушло минимум полгода.

2. Да, когда нам не хватало помещений, мы использовали субаренду на льготных условиях у наших партнеров. Как временное решение оно идеально.

3. Приобретение в собственность для нас непринципиально, однако мы рассматриваем и такой вариант, особенно когда это касается площадей, на которых расположено наше телекоммуникационное оборудование, так как это позволило бы минимизировать ряд рисков.

4. Ключевой риск в случае аренды недвижимости — неожиданное изменение условий аренды со стороны собственника, когда, например, повышаются ставки в пять раз или резко заканчивается срок аренды.

5. Мы работаем на рынке напрямую — использовать посреднические услуги на данном рынке на сегодняшний момент довольно неэффективно, так как ситуация меняется очень динамично, пересматривается цена и т.п.

6. Основной ошибкой для большинства компаний является уверенность в некоторой стабильности: в том, что если вы сняли офис в центре недорого — это надолго. На рынке коммерческой недвижимости все меняется очень быстро.

Александр СМИРНОВ, генеральный директор Nobel Biocare Russia:

1. От кризиса Nobel Biocare, как компания, работающая в медицинской отрасли, не пострадала — в свое здоровье люди продолжали вкладывать даже более активно, будучи неуверенными в завтрашнем дне. Наоборот, на фоне существенно упавшего рынка недвижимости для нас открылись отличные перспективы — за те же самые деньги мы смогли найти для компании гораздо лучшие варианты.

В свое время оба офиса — в Москве и Санкт-Петербурге — мы взяли на пике цен, это было пару лет назад. В Санкт-Петербурге мы снимали неплохой, но в целом традиционный офис в центре города, в небольшом бизнес-центре на Невском проспекте. С января арендовали аналогичное по площади помещение в Доме Зингера (историческое здание, расположенное на Невском проспекте, 28, на углу с Каналом Грибоедова, известное всем петербуржцам и многим гостям города как Дом книги — знаменитый книжный магазин на Невском. — Ред.), архитектурном памятнике города, за те же деньги, получив гораздо более презентабельный, удобный по расположению, высокотехничный офис с шикарным видом на Казанский собор и изумительной отделкой внутри. Сейчас планируем переезд и в Москве.

2. К счастью, мы не столкнулись с такой необходимостью. В Москве мы снимаем этаж в особняке, где у нас одно крыло — рабочее, там сидит большинство сотрудников, а второе предназначено для проведения переговоров, встреч клиентов, там находятся кофе-зона, тренинг-рум. Если бы нас постигли финансовые неурядицы, мы прежде всего отказались бы именно от помещений, расположенных во втором крыле, которые создают определенный комфорт и удобства, свидетельствуют о престиже компании, но не являются необходимыми.

3. Так как мы являемся прежде всего представительством иностранной компании, то следуем общей политике холдинга: не приобретать в собственность, а арендовать здания и внеоборотные активы (машины и др.). Это позволяет нам быть более гибкими и в случае необходимости даст возможность переехать в более удобное место без всяких проблем, а также избавит от больших финансовых вложений.

4. Озадачившись вопросом поиска арендного помещения, мы сразу же столкнулись с существенной динамикой предложения объектов недвижимости на рынке. Являясь представительством иностранной компании, такие важные вопросы мы всегда должны согласовывать с головным офисом компании, и на это нужен не один день. В Москве же офис, который свободен сегодня, может оказаться арендованным уже через неделю. Эту проблему мы решили путем сотрудничества с подрядчиками, заинтересованными в статусных арендодателях (с успешной историей работы на рынке) и готовых вести длительные переговоры.

Что касается ключевых рисков аренды недвижимости, их перечень достаточно широк: не зря договор аренды обычно занимает не менее 15 страниц и предлагает наличие большого перечня пунктов, за каждым из которых могут скрываться подводные камни.

Важно учесть в ходе предварительных переговоров вопрос валюты, в которой будет закреплена цена аренды. Не стоит ожидать, что, заключая сейчас выгодный договор аренды в евро, ваши траты не подвергнуться серьезной корректировке с его ростом. Обязательно проговорите вопрос возможности выхода из договора, предусмотрев определенные пути отступления. Проигнорировав этот пункт, в случае необходимости переезда в сжатые сроки вы можете столкнуться с «неожиданным» штрафом за полгода-год, который серьезно ударит по вашему бюджету.

Обратите внимание на скромный пункт об обязательном страховании арендуемого помещения и гражданской ответственности. При стоимости арендуемого помещения $5—10 млн, вы можете потратить дополнительные 10—15 тыс. у.е. на страховку.

Следует обратить пристальное внимание и на пункт договора, связанный с условиями приемки помещения и ремонта. После срока аренды вас, например, могут заставить вернуть его в исходное состояние. Заключая договор, задумайтесь, что будет, когда вы покинет в офис, и стоит ли делать перепланировку и косметический ремонт. Так, с вопросом ремонта мы сами столкнулись весьма близко: старинное здание, в котором располагается наш офис, выполнено в едином архитектурном и отделочном стиле. И небольшие изменения, которые мы иногда планируем — как, например, пара отверстий в стене для крепления картин — требуют долгих переговоров и согласования с арендодателем.

Немаловажно обратить внимание на статью, касающуюся допрасходов. Каждый офис уникален и имеет свои плюсы и минусы: при выборе помещения их стоит взвесить изначально. К примеру, какой поток посетителей вы планируете, хотите ли вы, чтобы ваш офис был изолирован. Отдельный вход — и вы ни от кого не зависите, однако тратите дополнительные средства на отдельную охрану. Или, например, интересна аренда помещения в историческом особняке в плане престижа, но неудобна в плане операционных сложностей, которые отсутствуют, к примеру, в бизнес-центре с централизованной охраной, обслуживанием лифта, уборкой офисных помещений, освещением фасадов и т.д. Итак, подписывая договор, обратите внимание не только на указанную ставку аренды, но и на дополнительную статью по эксплуатационным расходам — итоговая цена аренды сложится путем суммирования обоих показателей.

И основной совет: обязательно при подписании договора не пожалейте средств и воспользуйтесь квалифицированными услугами юриста — важно и нужно понимать свои обязанности и права.

5. По-разному. На серьезные проекты привлекаем профессионалов: с помощью риелторского агентства сейчас ищем новое офисное здание в Москве, где обязательно нужна помощь при выборе из огромного перечня предложений. В Санкт-Петербурге снимали офис напрямую, однако там этим вопросом лично занимался глава представительства. Офисы под временные склады, архивные помещения, то есть непритязательные квадратные метры, мы смотрим самостоятельно.

6. Ошибки обыкновенно связаны с вышеупомянутыми рисками. Среди основных — закрепление аренды в невыгодной валюте, неоговаривание дополнительных эксплуатационных расходов, ремонтных работ, отсутствие регистрации помещений сроком аренды от года и более.

Екатерина ПЕТРОВА, финансовый директор компании ИВК:

1. Практически не изменилась, так как в период кризиса наш бизнес существенно не пострадал. Напротив, мы увеличили занимаемые площади и расширили штат сотрудников. В целом на рынке аренды офисных площадей цены значительно упали, но расширился выбор. Это позволило, в том числе, при увеличении арендуемых площадей сохранить затраты на прежнем уровне.

2—3. Цена аренды офисных площадей в Москве настолько высока, что составляет существенную долю в структуре затрат компании. Более того, до прошлого года эта доля постоянно увеличивалась. Поэтому несколько лет назад мы приобрели здание под офис, часть здания занимает наша организация, а свободные площади сдаем в аренду.

4. Риски арендаторов — это риски незапланированного увеличения затрат на аренду площадей, а также прекращение договора аренды и связанные с этим потери на поиск новых площадей, переезд, смену адреса, телефонов и пр.

Для арендодателей риски в первую очередь связаны со снижением платежеспособности арендаторов, задержками платежей, падением доходов и ставок арендной платы, вплоть до потери арендаторов и возможной порчи имущества при их выезде из занимаемых помещений.

5. Работаем как напрямую с арендаторами, так и прибегаем к услугам профессиональных риелторов. На мой взгляд, оптимальный вариант — это сочетание собственных усилий с экспертизой профессионалов. В этом случае компания остается «в теме» и может лучше ориентироваться в вопросе «где, что и почем». В итоге это дает лучший результат.

6. По нашему опыту, на рынке офисной недвижимости приходится сталкиваться с двумя основными проблемами. Первая — ловушка для арендатора, когда его привлекают низкими ставками, а потом начинают повышать цены на услуги. Со второй проблемой сталкивается арендодатель: арендаторы аккуратно платят месяц-два, а потом начинаются проблемы с полной и своевременной оплатой. Чтобы обезопасить себя, надо тщательно работать с договорами, стараться собирать информацию о контрагенте.

Сергей ДЗЫСЮК, заместитель директора по персоналу и коммуникациям AGC Glass Russia:

1. Кризис поставил перед нами задачу оптимизации арендуемых площадей. В связи с произошедшей в компании реорганизацией у нас сократилось количество сотрудников, работающих в московском офисе, и он стал для нас велик, поскольку часть людей были переведены в г. Клин, где у нас расположены производственные мощности, и часть в подмосковный филиал. Офис, который мы арендовали в течение нескольких лет, уже не отвечал нашим потребностям, и мы планово сокращали арендуемые площади и постепенно возвращали их арендодателю. Условия контракта это позволяли.

Со временем был осуществлен переезд в новый офис, меньший по площади, но представляющий собой помещение более высокого класса. Сегодня это вполне реально — получить за меньшие деньги более высокое качество, так как в среднем размеры арендных ставок снизились на 20—30% по сравнению с докризисными. Раньше наш офис располагался в историческом здании, старом московском особняке, где были широкие лестничные проемы, холлы, коридоры. Под рабочие помещения отводилось места ровно столько, сколько позволяла планировка здания, и менять там ничего было нельзя. Сейчас мы имеем современный офис класса «А» и несмотря на общее снижение арендованных площадей увеличили полезную площадь. В новом офисе доля полезной площади составляет 85%.

2. В старом офисе у нас была кабинетная система размещения сотрудников. Сегодня организация офисного пространства строится по смешанной схеме. Есть кабинеты и «открытый офис», сотрудники располагаются в том или ином месте в зависимости от рода их деятельности и необходимых коммуникаций. Кроме того, у нас организованы неперсонализированные рабочие места, за которыми могут трудиться как сотрудники, у которых по роду деятельности нет необходимости в ежедневном посещении офиса, так и наши люди из других регионов, прибывшие к нам в командировку.

Мы не используем такой способ пополнения дохода, как субаренда.

3. Все зависит от конкретной ситуации, от компании, от ее возможностей. Конечно, хорошо, когда нет арендной нагрузки, но приобретение недвижимости в собственность требует серьезных инвестиций, и содержание собственных помещений тоже требует денег.

4. Ключевые риски — это риски изменения арендных ставок. Как правило, договор аренды заключается долгосрочный, на три — пять лет. За это время на рынке могут произойти различные изменения, как в сторону уменьшения, так и увеличения стоимости аренды. Например, в 2008 году арендные ставки в Москве были очень высоки, достигли максимального уровня. И компании, которые заключили в это время долгосрочные договора на аренду площадей, со временем стали терять деньги, так как уже с 2009 года арендные ставки стали падать. Сегодня же аналитики предсказывают, что в 2011—2012 годах они снова начнут расти. Такие моменты надо уметь просчитывать.

5. На рынке недвижимости много подводных камней. Мы сотрудничали с компанией, профессионально работающей в области офисной недвижимости. Их команда занималась для нас подбором объектов и сопровождала во время обсуждения условий арендного договора.

6. Думаю, что ошибкой является как раз попытка самостоятельной работы на рынке офисной недвижимости. Экономия небольшая, а рисков много. Мой совет: доверьтесь профессионалам. Каждый должен заниматься своим делом.

Антон ДОЛГОВ, руководитель компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ):

1. Безусловно, кризис не мог не отразиться и на секторе офисной недвижимости. Но это не политика нашей компании, это политика рынка. Мы стали требовательнее к арендодателям, они в свою очередь стали более податливыми, пропали так называемые «задатки», появились льготные условия.

Что касается льготных условий аренды офисных помещений в период кризиса, тут разговор идет о стабилизации стоимости аренды, предоставлении скидок или включении в аренду стоимости парковочных мест, Интернета, уборки мусора, коммунальных платежей. Выросла также и лояльность арендодателей — некоторые изменили доступ к офисным местам с ограниченного (в соответствии с рабочим днем) до круглосуточного, некоторые отменили авансовые платежи за последний месяц работы, некоторые продлили сроки оплаты аренды. Однако несколько ужесточились условия предупреждения арендодателя о расторжении договора аренды — они выросли с одного до трех месяцев.

На время кризиса наша компания приняла политику стабильного выжидания. Количество сотрудников не менялось вплоть до самого окончания кризиса. Соответственно так же ситуация обстояла и с арендуемыми площадями. Общие размеры арендуемых площадей на время кризиса держались на стандартной отметке: 3800 кв. м по Москве и 4500 кв. м по России. Теперь мы снова растем и развиваемся, стали арендовать новые помещения, нанимать на работу новых специалистов, открывать новые офисы. Если во время кризиса у нас было 46 офисов, то сейчас их 50.

2. Относительно плана оптимизации размещения персонала в офисных помещениях могу сказать, что при выборе нового помещения нужно всегда планировать так называемый коридорный коэффициент. Эффективнее арендовать помещение общим залом, а не «покабинетно». Сейчас очень много способов отделять рабочие места сотрудников друг от друга, используя, к примеру, офисные перегородки — это намного удобнее, нежели бесконечные коридоры, и выгоднее: коридорный коэффициент доходит порой до 40%.

Метод субаренды со стороны сторонних организаций наша компания не использует. Каждый наш офис мы планируем исходя из расчета только наших сотрудников на его территории.

3. Аренда офисных помещений для компании выгоднее, нежели приобретение недвижимости в собственность. Для нашей компании это обусловлено двумя факторами. Во-первых, мы не привязаны к месту (номера телефонов в компании сохраняются), а значит, можем искать более привлекательные варианты без каких-либо потерь. Во-вторых, наша компания нацелена на постоянный рост. Для нашей компании целесообразнее доснимать необходимое количество офисного места, которое нам нужно, чем приобретать его в собственность. Например, наш центральный офис в Москве переезжал семь раз, увеличивая арендуемую площадь, прежде чем занял нынешнее помещение площадью 1500 кв. м. А центральный офис БИТ в Санкт-Петербурге начинал когда-то с помещения площадью 40 кв. м — сейчас он занимает два с лишним этажа в бизнес-центре.

4. Обсуждение рисков аренды недвижимости необходимо начать с того, что договора, регулирующие условия аренды, по срокам разделяются на долгосрочные (более года) и краткосрочные (до года). Юридическая сила вторых довольно условна. Первые же регистрируют все прописанные изменения (увеличение процента стоимости аренды, ремонтные работы и пр.) и позволяют арендатору быть уверенным в отсутствии непредусмотренных договором изменений условий аренды.

5. Мы работаем как напрямую, так и через посредника. Дело в том, что наша компания активно представлена в регионах, в России у БИТа насчитывается на данный момент 50 самостоятельных офисов площадью от 50 до 1500 кв. м. В регионах порой сложно найти офисное помещение, поэтому приходится прибегать к помощи посредников. В Москве же и других городах-миллионниках, где инфраструктура активно развивается, арендодатели самостоятельно ищут клиентов, дают рекламу — в данном случае выгоднее работать напрямую.

6. —

Николай РЕЗНИКОВ, вице-президент ОАО «Мастер-Банк»:

1. Мастер-Банк продолжил активно развиваться в период кризиса. За прошедший год в Москве и регионах России было открыто порядка 17 подразделений банка. Заметим, что аренда помещений под новые офисы обошлась нам дешевле, чем до кризиса.

2. Мастер-Банк не является сторонником решений, которые могут негативно сказаться на условиях труда персонала и удобстве наших клиентов. Поэтому вопрос об оптимизации размещения сотрудников в целях экономии ресурсов не поднимался.

3. —

4. —

5. —

6. —

Ирина РОМАНОВА, руководитель административной службы подразделения APC by Schneider Electric компании «Шнейдер Электрик»:

1. —

2—3. Сложная экономическая ситуация заставляет большинство компаний, работающих в различных отраслях, оптимизировать бизнес, сокращать расходы, зачастую за счет арендуемых площадей. Многие арендаторы пытаются договориться с арендодателем о пересмотре условий аренды. Как правило, договор аренды всегда имеет ряд пунктов, по которым между арендодателем и арендатором возникают споры. До кризиса в связи с дефицитом офисных площадей условия аренды диктовались собственником. На сегодняшний день ситуация ощутимо изменилась. Арендаторам значительно легче отстаивать свои интересы, изменять условия договора. Кризисная ситуация заставила арендодателей пересмотреть свою политику по отношению к арендаторам, сделать ее более гибкой. Изменение условий договора в плане стоимости аренды позволяет оптимизировать расходы на офис в значительной степени.

Размер арендуемых площадей также можно сократить за счет более грамотной перепланировки офиса. При этом следует учитывать, что интересы сотрудников от этого страдать не должны, а санитарные нормы не могут нарушаться. Сдача освободившихся помещений в субаренду, безусловно, один из способов пополнения дохода компании, но далеко не все идут на этот шаг.

4. Одним из ключевых рисков в заключении договора аренды можно считать определение арендной платы в иностранной валюте. Заключая договор стороны должны помнить о том, что они берут на себя определенные риски.

5—6. Работа на рынке недвижимости может осуществляться как напрямую, так и через посредников. Максимально застраховать себя от ошибок можно только работая с профессионалами, имеющими хорошую репутацию.


КОММЕНТАРИИ ИГРОКОВ РЫНКА

Виталий АНТОНОВ, генеральный директор компании «Эспро Девелопмент»:

1. Очевидно, что новые офисные проекты мы строить не стали. На рынке достаточно свободных площадей и замороженных объектов.

Мы пересмотрели маркетинговую политику, однако мы понимаем, что ставки будут расти. Неизменными остались структура договора, ставки triple net, операционные расходы по принципу open book, долгосрочность заключаемых договоров. Сегодня арендатору невыгодно подписывать договор аренды на пять лет, поэтому мы рассматриваем более льготные условия на первые один-два года и закладываем более высокие ставки на дальнейший период. Во всех договорах предусмотрена индексация ставок и уровня операционных расходов.

2. —

3. —

4. Для арендатора основной риск сейчас — это опоздать с арендой в ожидании более низких ставок. Для арендодателя — сдать площади себе в убыток в надежде отыграться позже, переподписав договор, когда ставки начнут расти. Такая тактика губительна для бизнеса, рассчитанного на период более двух лет. Стабильность и предсказуемость — залог успешного сосуществования арендатора и арендодателя.

5. Мы работаем как напрямую, так и через брокеров. У нас есть свой сильный отдел продаж, который в основном и обеспечил 50-процентную заполняемость БЦ. Для арендодателя важен клиент, а не то, кто его привел. Мы активно сотрудничаем с брокерами, постоянно держим их в курсе происходящего и наших спецпредложений.

6. Неправильное позиционирование объекта, проблемы с документацией и техническим оснащением, соотношение «цена — качество», минимальные арендуемые блоки, отсутствие парковок и необходимой инфраструктуры, плохая управляющая компания.

Кирилл ЗАЙЦЕВ, генеральный директор, управляющий партнер Bluestone Group:

1. Политика компании изменилась в сторону ее соответствия мерам оптимизации бизнеса в изменяющихся кризисных условиях. На практике это означает глубинную корректировку всех бизнес-процессов, процессов взаимодействия с контрагентами, пересмотр и оптимизацию маркетинговых бюджетов. Такой подход в период кризиса дал положительный эффект, выраженный в увеличении количества сделок в активном сезоне с февраля по май. Сегодня рынок вошел в летнюю стадию и ожидает окончания летних отпусков большинства глав компаний-контрагентов.

2. К счастью, работа компании Bluestone Group продолжает оставаться стабильной, в этой связи ни одна из перечисленных мер не является необходимой. Наоборот, штат компании растет.

3. Принципиально важно, но для Bluestone Group это могло быть связано с параллельным бизнесом, больше инвестиционным, непрофильным — это брокеридж объектов на открытом рынке коммерческой недвижимости.

4. Ключевые риски связаны с отсутствием свидетельства на право собственности и заключение договора аренды с неблагонадежными собственниками. Один из рисков может быть связан с заключением краткосрочного договора с непрозрачными финансовыми условиями его пролонгирования, что автоматически может повлечь за собой отказ арендатора и поиск нового офиса.

5. Bluestone Group — профессиональная брокерская компания, работающая на рынке более пяти лет и выступающая посредником в сделках аренды и купли-продажи объектов офисной недвижимости.

6. Непрофессиональный подход к работе в целом, часто выраженный в предоставлении неактуальной информации, что приводит к тяжелым последствиям.