«Налоговая» СЭД идет на мировой рекорд


Текст | Сергей СЕРГЕЕВ


Компания «АйТи» расширяет возможности и масштабы системы электронного документооборота (СЭД) в ФНС России

Несмотря на кризис проекты по информатизации органов государственной власти продолжаются. Одним из ярких примеров успешного применения информационных технологий, несомненно, может служить совместный проект компании «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра (ГНИВЦ) ФНС России по созданию системы электронного документооборота ФНС России. Внедрение этой системы началось в 1999 году, а в настоящее время в ней более 88 тыс. пользователей. По крайней мере на протяжении нескольких лет система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в стране и претендует на одно из лидерских мест в Европе и мире.

Как известно, Федеральная налоговая служба РФ — одно из самых больших экономических ведомств страны. Ежегодно в ФНС поступает и обрабатывается более 200 тыс. документов от граждан, юридических лиц и государственных учреждений. Поэтому одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами.

СЭД ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном аппарате, управлениях и межрегиональных инспекциях ФНС России, ИФНС России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.

В качестве платформы для создания СЭД ФНС используется семейство продуктов Lotus Notes/Domino. Основой ведомственной системы стала российская разработка — система электронного документооборота «БОСС-Референт: Госуправление». В ходе реализации проекта разработан набор специализированных баз данных в среде Lotus Notes, широкий функционал по генерации различных отчетов, создана система сопровождения, технической поддержки и обучения пользователей.

Задачами проекта были:

• создание единого информационного пространства для эффективного взаимодействия всех структурных подразделений ФНС России;

• перевод документооборота и других видов информационных потоков в электронную форму;

• сокращение сроков рассмотрения и подготовки документов;

• обеспечение быстрой и гарантированной доставки документов до исполнителей.

Их решение включает разработку на базе программного комплекса «БОСС-Референт» решения СЭД ФНС, адаптированного по функционалу к потребностям ведомства, и поэтапное внедрение системы в Центральном аппарате Федеральной налоговой службы, в управлениях ФНС России по субъектам РФ, районных, межрайонных и городских инспекциях.

Проект выполняется поэтапно.

На первом была реализована система электронного документооборота центрального аппарата ФНС и выполнены пилотные проекты по внедрению СЭД в 11 управлениях ФНС. На втором этапе создания СЭД ФНС (проект СЭД-Регион) завершился процесс внедрения системы во всех УФНС (МРИ) и осуществлена интеграция СЭД УФНС (МРИ) с СЭД центрального аппарата ФНС.

На третьем этапе проекта внедрения были осуществлены реализация пилотного проекта СЭД в инспекциях трех регионов и подключение ИФНС к СЭД ФНС.

На четвертом этапе проекта в прошлом году выполнялось постепенное полномасштабное подключение всех инспекций к единой СЭД ФНС.

«С самого начала проекта функционал СЭД ФНС России постоянно расширяется. Действующее решение в значительной степени отвечает потребностям ведомства в области документооборота. В 2001 году проектная команда начала вести работы по адаптации системы для центрального аппарата, а позже и для региональных управлений. Поскольку задачи, которые решают центральный аппарат налоговой службы, региональные управления и инспекции, несколько отличаются, то в результате мы получили трехуровневое решение: СЭД для центрального аппарата, СЭД для региональных управлений и СЭД для инспекций», — комментирует Николай Пашкин, исполнительный директор департамента систем электронного документооборота компании «АйТи».

Функциональные возможности СЭД ФНС включают в себя все ключевые процессы ведомства в области документационного обеспечения управления:

• обработку входящей / исходящей документации, включая заявления налогоплательщиков;

• работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов;

• ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).

Архитектура СЭД ФНС построена с учетом иерархической структуры ведомства и содержит более 50 баз данных.

Важной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует так называемая многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами только тех пользователей, которые наделены соответствующими правами доступа.

Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия-ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

По такому же принципу базы данных «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков) разделены для ЦА, управлений и инспекций.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

Для обеспечения эффективного взаимодействия между всеми уровнями крупнейшей в нашей стране единой территориально распределенной системы электронного документооборота — СЭД ФНС в процессе работы, в частности для придания при пересылке циркулирующим в рамках СЭД ФНС документам юридической значимости, специалистами «АйТи» был разработан функционал использования электронной цифровой подписи. Основой данного функционала стал программный продукт «АйТи-Штамп».

В рамках данного функционала реализована возможность формирования электронной цифровой подписи на все вложения в поле «Документ» регистрационной карточки документа непосредственно при утверждении документа руководителем, отображение результата проверки подлинности подписи в регистрационной карточке документа автоматически при ее открытии, а также возможность подписывать отдельные файлы, экспортировать и импортировать подписанные файлы в СЭД ФНС.

«В настоящее время 70% документооборота ФНС ведется в электронном виде. В результате внедрения СЭД сократилось время обработки документации. Стало возможным быстро осуществлять передачу информации между структурными подразделениями Федеральной налоговой службы, а следовательно, принимать решения и согласовывать документы. На мой взгляд, велика заслуга СЭД ФНС и в повышении уровня исполнительской дисциплины: движение документов абсолютно прозрачно, что облегчает контроль за исполнением назначенных в системе поручений и соблюдением установленных сроков. Включение в ведомственную СЭД инспекций — один из ключевых моментов проекта, так как именно на уровне инспекций происходит основная работа с налогоплательщиками. С расширением системы и включением в нее новых инспекций синергетический эффект от использования СЭД будет только расти», — отмечает Георгий Ломинашвили, начальник отдела сопровождения и внедрения ПО электронного документооборота ГНИВЦ ФНС России.

В настоящее время специалисты «АйТи» и ГНИВЦ осуществляют работы по технической поддержке решения, а также занимаются дальнейшим тиражированием системы в районных, межрайонных и городских инспекциях ФНС России.