Страна советов Выпуск 8 | 2008


Текст | Анастасия САЛОМЕЕВА

Время, как говорится, — деньги. И то, как сотрудники проводят
свои драгоценные часы на рабочем месте, заботит каждого
руководителя. С некоторых пор ответить на этот насущный
вопрос им помогает система электронного учета рабочего
времени. Однако всегда ли она эффективна?
Тема этого выпуска «Страны советов» — как правильно организовать систему электронного учета рабочего времени.

Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:

1. Насколько, с вашей точки зрения, на предприятии необходима электронная система учета рабочего времени?

2. Обеспечиваете ли вы обязательность регистрироваться в электронной системе учета рабочего времени? Как решаете вопрос правового закрепления
этой обязанности?

3. Какие управленческие задачи решает электронная регистрация?

4. Как должна быть построена работа по обобщению и анализу информации
системы электронной регистрации?

Сергей Педзевичус, вицепрезидент по безопасности
группы «Вестер»:


1.
Более чем необходима, особенно в компаниях, где численность
персонала превышает 50 человек.

Данная система также известна как
система контроля управления доступом, которая обеспечивает санкционированный вход на тот или иной
объект и в зоны ограниченного доступа (здесь разграничение доступа
может быть по времени, статусу и
пр.). Кроме этого, СКУД может совместно работать и с видеонаблюдением, а также контролировать рабочее время. В свою очередь контроль
рабочего времени сотрудников необходим для Службы внутреннего контроля (СВК), для службы персонала,
а также для руководства любого департамента в компании. Система позволяет отслеживать время нахождения сотрудника на рабочем месте,
количество перекуров за день и т. д.

2. Первоначально при трудоустройстве каждый сотрудник имеет
возможность в службе персонала
группы «Вестер» ознакомиться и
подписать документ о внутреннем
распорядке в компании. В документе прописано время прибытия на работу, убытия, обеда и технических
перерывов. Далее каждый сотрудник получает в СВК карточку (считыватель), его данные заносятся в программу, которая контролирует все
перемещения.

3. Основная задача — поддержание трудовой дисциплины на предприятии, а также безопасность самих сотрудников и сохранение
товарно-материальных ценностей.

4. Здесь нельзя обобщать. Все
зависит от конкретного случая.

У каждого департамента, будь то
СВК, Служба персонала или непосредственный руководитель, может
возникнуть вопрос к тому или иному
сотруднику. Если коротко, то вся информация стекается на один компьютер, который может вывести любые данные по каждому работнику.

Важно отметить, что на военных
объектах данные системы играют
стратегическую роль, тогда как в
коммерческих структурах это больше дисциплинарный инструмент, поэтому его применение требует учета
конкретных обстоятельств.

Светлана Шевцова, директор по
персоналу холдинга «МИЭЛЬ»:


1.
С моей точки зрения, любая
электронная система, позволяющая
оптимизировать какой-либо бизнеспроцесс, нужна и важна. Это вопрос
цели, которую вы хотите достичь.

Если система создается исключительно как элемент контроля, то она
не более чем неэффективное «забивание гвоздей компьютером». Если
же система позволяет в автоматическом режиме, например, формировать табель, учитывать переработки
и прогулы, она полезна.

2. Если, для того чтобы зарегистрироваться, человеку нужно
предпринять какие-то дополнительные шаги — это, пользуясь автомобильной терминологией, уже не
«автомат», а «механика». Мы можем выпустить массу приказов,
распоряжений и инструкций, но человеческий фактор останется,
а значит, данные не будут абсолютно достоверны. С моей точки зрения, система должна автоматически
срабатывать на какое-либо событие: проход по электронному пропуску, включение компьютера, открытие программы и т.п.

3. Регистрация позволяет экономить время на соединениях. Наличие электронной регистрации позволяет оператору контакт-центра переводить звонки клиентов, что называется, с первого захода. Руководителю, подчиненные которого сидят в
разных офисах, система также помогает быстро определить, где сейчас нужный сотрудник: на работе, в
отпуске или на учебе.

4. Я не крупный специалист в ITвопросах, но, опять же повторюсь,
система должна быть автоматически
настроена под определенные
бизнес-процессы и в зависимости от
целей ее создания выдавать необходимые отчеты. Если же это не до
конца автоматизированная система,
то для «надзорных» функций она
бесполезна. Ничего эффективней
контроля непосредственного руководителя за работой своих сотрудников мы не придумаем.

Антон Захаров, директор по персоналу и коммуникациям ООО
«Эй Джи Си Флэт Гласс Клин»:

1.
Данная система является подсистемой электронного кадрового
учета. Нужно понимать, для чего необходим электронный учет, и вести
речь об автоматическом учете рабочего времени с последующей передачей данных для расчета заработной платы. В связи с тем, что в настоящее время работники могут
иметь гибкий график работы, а также различные отпуска (например,
учебный), автоматический учет значительно усложнит расчет заработной платы, и потребуется индивидуальная проверка отработанного времени по каждому работнику, что более эффективно решается ответственными табельщиками в подразделениях.

2. На нашем предприятии регистрация происходит в системе контроля и управления доступом при
проходе через проходную. Поэтому
для контроля соблюдения внутреннего трудового распорядка мы используем информацию из этой системы. Юридически этот вопрос решается локальными нормативными
актами, в которых зафиксированы
правила внутреннего трудового распорядка — начало и окончание рабочего дня, обеденный перерыв
и т.п. В трудовом договоре, который
заключается с каждым работником,
прописана его обязанность выполнять правила, принятые у работодателя, и внутренний трудовой распорядок в том числе, который как раз
и является таким локальным нормативным актом.

3. Контроль за соблюдением внутреннего трудового распорядка —
начало и окончание работы.

4. Руководитель в случае необходимости получает отчет по своим
сотрудникам, анализирует его и может провести работу с персоналом,
нарушающим режим. Однако, на
мой взгляд, основной недостаток системы электронного учета рабочего
времени в том, что она ориентирована, скорее, на количественные показатели, а не на качественный анализ
результатов труда. Настоящую оценку эффективности работы сотрудника может дать его непосредственный руководитель. А данная система
безлична, и основывать свои выводы о персонале только на ее данных
я не рекомендую.

Татьяна Кузнецова, заместитель
генерального директора компании «Пересвет-Недвижимость»:

1.
Если у компании есть производственная необходимость учитывать рабочее время сотрудников, то
электронная система учета — продвинутый и технологичный способ
сделать это. Использовать электронную систему только потому,
что это новое, модное, технологичное веяние, смысла нет, кроме отрицательного резонанса со стороны сотрудников, это ничего не принесет.

2. Специфика работы в компании
«Пересвет-Недвижимость» предполагает ненормированный график рабочего времени. Наши риэлторы, как
правило, ориентируются на запросы
клиентов: время встречи, место. И если говорить об основных принципах
работы, эффективность сотрудника
для нас определяется прежде всего
результатом, а не количеством потраченного на его достижение времени.

3. В первую очередь, система
электронной регистрации позволяет
контролировать четкое соблюдение
рабочего графика, с которым может
быть связана мотивационная программа сотрудника. Если система регистрации установлена на компьютере сотрудника, то она может являться системой контроля и защиты внутренней информации компании.

Электронная система учета может
быть также предназначена для корректирования путей утверждения документов.

4.

Андрей Кухтин, бренд-менеджер
ABSOLUT, Maxxium Russia:


1. Мы никогда не считали, что лимитирование и тотальный контроль — хорошие помощники в делах. Наоборот, мы на этапе подбора
команды собираем профессиональных, интересных, необычных, креативных и самоорганизованных людей, которых не нужно много контролировать, и идем, скорее, по
управлению задачами, нежели
управлению временем.

2.

3. Электронная система регистрации времени работы призвана повысить эффективность работы сотрудников компании. Правда, одна из
моих знакомых трудится в компании
с электронным учетом, и ничего,
кроме демотивации, им это не добавило. Возможно, система эффективна в компаниях или отделах, где от
персонала требуется механическое
исполнение процессов. Ожидать интеллектуальных усилий от персонала при такой системе не приходится.

4.