Трудовая книжка: дубликат


Виталий СЕМИНИХИН,
заместитель генерального директора ЗАО «BKR Интерком-Аудит»

Продолжаем цикл статей о правовой и организационной стороне отношений с сотрудниками компаний. Предыдущие статьи публиковались в № 9 и 10 за 2007 год.

Сотрудник, утративший трудовую книжку или вкладыш к ней, обязан немедленно заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом его работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Правилам заполнения дубликата трудовой книжки посвящен раздел 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек») и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»).
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых были сделаны записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. При поступлении на новое место работы сотрудник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
Аналогично выдается дубликат трудовой книжки в случае признания недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовую книжку у лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, что устанавливается соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. Работодатель также по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки, оформленный в установленном порядке, без записи, признанной недействительной.
В случае если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.), работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы ее дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением признанных недействительными. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняются по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов (распоряжений).
Если до поступления в эту организацию работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами.
В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в них указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15-е число соответ-ствующего месяца. Если документы не содержат полностью перечисленных ранее сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Возможен вариант, когда документы, подтверждающие стаж, вообще отсутствуют, тогда стаж устанавливается по свидетельским показаниям.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих сотрудников устанавливается специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. По итогам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании такого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.