Трудовые книжки: правила выдачи при увольнении


Елена ПЕНЯЕВА, Консультант по налогам и сборам ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ»

Предлагаем вашему вниманию окончание статьи, посвященной вопросам, связанным с оформлением и выдачей трудовых книжек при увольнении, публикацию которой мы начали в сентябрьском номере нашего журнала.

Исправление неверных записей
В случае обнаружения в трудовой книжке неверной или неточной записи, внесенной по прошлому месту работы, или при внесении неверной записи необходимо их исправить.
Правовому регулированию исправления внесенных неверных или (и) неточных записей посвящен раздел 1.2 инструкции № 69 и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек.
Ранее исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел. Это вызывало множество проблем. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждениях, зачеркивание, замазывание, исправление неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Пример 1
Н.В. Графова 20 января 2005 года устроилась главным бухгалтером в ОАО «С». Руководитель организации подписал приказ № 5-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.
В июне Графова подала в ОАО «С» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом № 75-к от 30 июня 2005 года она была уволена на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ.
В трудовую книжку были внесены следующие записи:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Число

Месяц

Год

1

2

3

4

 

 

 

 

Открытое акционерное общество (ОАО) «С»

 

1

20

01

2005

Принята на работу бухгалтером

Приказ от 20.01.2005 № 5-к

2

21

01

2005

Запись за № 1 недействительна, принята 20.01.2005 в бухгалтерию на должность главного бухгалтера

Приказ от 20.01.2005 № 5-к

3

30

06

2005

Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 30.06.2005 № 75-к

 

 

 

 

Начальник отдела кадров Суворова Л.П. (подпись)

 

 

 

 

 

М.П.

 

 

Пример 2
Допустим, согласно медицинскому заключению работник нуждается в предоставлении другой работы. Однако он отказывается от данной работы. Специалист кадровой службы ошибочно внес запись в его трудовую книжку об увольнении по пункту 3 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию), хотя должен был сделать запись о расторжении трудового договора на основании пункта 8 статьи 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением).
Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Число

Месяц

Год

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

5

25

07

2005

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 25.07.2005 № 35-к

6

25

07

2005

Запись за номером 5 недействительна

 

7

25

07

2005

Уволен в связи с отказом от перевода, пункт 8 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 25.07.2005 № 35-к

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении сотрудника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе, то нужно указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».
С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.
Например, ситуация, когда неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и в трудовой книжке после нее появились уже другие записи. В таком случае исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
После последней по хронологии записи, ставится следующий порядковый номер, например 7, и под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем, 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и, если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, обязательно необходимо указать, на чей именно приказ ссылаетесь.
Также неверная запись может обнаружиться сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. А раз увольнение оформлено, то соответственно блок записей, произведенных в организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Но внесение записи без наименования структуры приводит к спорной ситуации, будет непонятно, кто является ее втором. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вновь указывается в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.
Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас.

Право работника на информацию о записях в трудовой книжке
В соответствии со статьей 89 ТК РФ «Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя»
Работники имеют право на:
«свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом».

Таким образом, Трудовым кодексом Российской Федерации установлено, что работник имеет право своевременно получать информацию о записях, сделанных в его трудовой книжке. Администрация организации обязана знакомить владельца книжки (вкладыша) с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении. Факт ознакомления работника с записью в трудовой книжке подтверждается письменно. Поэтому не следует оформлять данный факт на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Расписка работника должна находиться в графе 6 раздела 3 личной карточки Т-2. В самой же трудовой книжке работник расписывается только один раз – на титульном листе при заведении трудовой книжки ранее не имевшему ее работнику.
Если организация действует в условиях территориальной разобщенности ее структурных подразделений, инструкцией № 69 предусмотрено проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке Т-2.

Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек
Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Исходя из этого лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка в данной области. Согласно пункту 45 этого документа ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Его приказом назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за перечисленные функции. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по статье 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Кроме того, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее тоже является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная статьей 5.27 КоАП РФ.
1. «Нарушение законодательства о труде и об охране труда
влечет наложение административного штрафана должностных лиц в размере от пяти до 50 минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пяти до 50 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц – от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет».

В соответствии с постановлением пленума Верховного суда Российской Федерации от 24 марта 2005 года № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»
«под аналогичным правонарушением, указанным в части 2 статьи 5.27 КоАП РФ, следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда (например, первый раз должностное лицо не произвело расчет при увольнении одного, а позднее – при увольнении другого работника)».
Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.
Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно статье 234 ТК РФ наступает, если заработок не получен в результате:

  • незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
  • отказа работодателя от исполнения либо несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
  • задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения;
  • других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором.

К примеру, неполучение трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений может быть вызвано отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения трудовой книжки. При таком положении работодатель согласно статье 62 ТК РФ обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Период времени со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащий оплате. Поэтому, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен на следующий же день отправить ему уведомление. Тем самым он оградит себя от материальной ответственности. В противном случае работодатель обязан выплатить работнику заработную плату за весь период задержки трудовой книжки.
Кроме того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов статьей 13.20 КоАП установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда, а на должностных лиц организаций – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.