Трудовые книжки: правила выдачи при увольнении


Елена Пеняева,
консультант по налогам и сборам
ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ»

Начинаем публиковать серию материалов о трудовых
отношениях. Первый посвящен оформлению трудовых
книжек при увольнении.

В день прекращения трудового договора производится окончательный расчет, работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении, а также по его письменному заявлению в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы), выписка из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др. При выдаче сотруднику на руки трудовой книжки с него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, и вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая тоже удостоверяется его подписью.
Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (в последнем случае составляется акт, подписанный свидетелями) и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку это допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (статья 84.1 ТК РФ).

!Обратите внимание
На практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт от работодателя, но в нем не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и т. п.).
Для избежания подобных ситуаций и с целью обеспечения возможности отстоять свою позицию в суде рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Кроме того, законодатель дополнил перечень случаев, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, а именно:
1) при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ;
2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.
Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», а также статье 234 ТК РФ при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя тот обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя, требуя компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда нужно еще доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и т. д. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация (статья 237 ТК РФ).
Также в случае задержки выдачи трудовой книжки работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Затруднения с выдачей трудовой книжки

Рассмотрим некоторые проблемные и спорные ситуации, вызывающие затруднения, связанные с выдачей трудовой книжки.
Законодателем установлено,
что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только
в случае его увольнения. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы может выдать копию трудовой книжки для предъявления в различные органы. Но достаточно часто некоторые органы требуют предъявления подлинника документа. Например, Пенсионный фонд Российской Федерации для назначения пенсии, ОВИР при оформлении загранпаспорта и др.
Необходимо заметить, что за сохранность трудовых книжек отвечает сотрудник, ответственный за ведение и хранение, и при выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. Как же поступать в такой ситуации?
Министерством труда Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это довольно проблематично, а если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому вопреки требованиям закона на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. При этом рекомендуем взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки. Часто срок возврата указывается номинально, так как в реальности работник может вернуть трудовую книжку только после того, как получит ее у затребовавшего органа. Но тем не менее этот срок должен быть проставлен.
Нередко трудовую книжку просят выдать для снятия нотариально заверенной копии. С такой просьбой чаще всего обращаются юристы, главные бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций. Нотариально заверенная копия необходима для получения профессиональных сертификатов. Есть два варианта. Можно, как уже говорилось, выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника на определенный срок. Или же работник отдела кадров должен самостоятельно обратиться к нотариусу, чтобы заверить трудовую книжку сотрудника. Согласно закону второй вариант более правильный.

!Обратите внимание
При выдаче трудовой книжки могут возникнуть и другие спорные ситуации. Например, сотрудник при увольнении просит передать ее третьим лицам (родным, друзьям, коллегам) или переслать с курьером.
Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности. Без такой доверенности трудовая книжка выдается лишь в случае смерти работника. Тогда основанием для ее выдачи будут служить свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим, и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены отделом кадров и подшиты в личное дело работника. В книге движения трудовых книжек требуется сделать запись, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
В соответствии с пунктом 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работник может направить письмо с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Отказ от получения трудовой книжки

На практике возможна ситуация, когда работник отказывается получать трудовую книжку, каким-то образом мотивируя свое решение, например, он считает, что расчет, произведенный при увольнении, был неверен. Как должен поступить работодатель в этом случае, будет ли он обязан оплатить заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

!Обратите внимание
В соответствии со статьей 233 ТК РФ выплата заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки производится, если эта задержка произошла по вине работодателя. В описанной ситуации его вины нет, сотрудник сам отказался от получения трудовой книжки, поэтому не вправе рассчитывать на выплаты. Можно порекомендовать специалистам кадровой службы документировать такой отказ работника в качестве доказательства и направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.
В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом место нахождения его неизвестно, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется обратиться в суд с иском о признании работника безвестно отсутствующим. На основании судебного решения можно прекратить с этим сотрудником трудовой договор. В трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим». Основанием для внесения такой записи будет являться приказ об исключении работника из списочного состава, основанный на решении суда.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при ее отсутствии организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.
Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Исправительные записи не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Наиболее часто встречающаяся ситуация — изменение анкетных данных. Например, причиной может служить вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и т. д. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных о фамилии, имени, отчестве, дате рождения предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее инструкция № 69).
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Причем одного документа недостаточно. Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.
Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности довольно распространенная ситуация. Например, человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование. В соответствии с пунктом 2.4 инструкции № 69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. Если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то тогда заполняются пустые строки.
Часто специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

!Обратите внимание
Законодательство (а именно инструкция № 69) этой ссылки не предусматривает, соответственно делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки из-за ее небольшого размера.