Страна советов выпуск 9 | 2007


Анастасия Саломеева

Тема нашей очередной «Страны советов» — как организовать работу виртуального офиса.

Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:
1. Сегодня дороговизна нежилых помещений заставляет компании экономить на офисах. Как трансформируется офисная работа под влиянием этого обстоятельства?
2. Приведет ли это к развитию виртуальных офисов? Возможно ли их развивать при нынешнем уровне корпоративной культуры?
3. Какие модели работы сотрудников в офисе и контроля за их деятельностью вне офиса будут востребованы? Присутственные дни, общие рабочие места, определенная система проведения совещаний? Различные модели нормирования и письменной отчетности?
4. Готовы ли компании финансировать каналы связи с сотрудниками в реальном времени?
5. Какие типичные ошибки допускаются при организации удаленного взаимодействия с сотрудниками и создании виртуальных офисов?
6. Что в дальнейшем будет собой представлять офис в ситуации продолжающегося роста цен на недвижимость? Кабинет руководителя, комната хранения наличности и финансовой документации и одна-две переговорные?

Андрей СТЕПАНОВ, генеральный директор ЦКТ «PRОПАГАНДА»:

1. Если в странах с высоким развитием телекоммуникаций — Финляндии, Швеции, Дании, Канаде и США — удаленная работа получает все большее распространение, то у нас еще пока нет.Компании, в которых сотрудники могут работать удаленно, будут постепенно переходить на подобный формат работы в течение ближайших пяти лет. Например, к ним можно отнести call-центры банковских и страховых структур, крупные торговые фирмы. Несмотря на то что при этом компания экономит средства (за счет сокращения арендной платы, оплаты парковки, электроэнергии и пр.), не каждый руководитель готов сразу отказаться от обычного офиса. Многие все еще предпочитают непосредственно контролировать деятельность своих подчиненных.
2. Полагаю, что в России идея виртуальных офисов может получить широкое распространение в крупных городах, где очень высока стоимость аренды офисов. Это приемлемо как для небольших и молодых фирм, где численность персонала не превышает 20—30 человек, так и для крупных структур. Удаленно могут работать сотрудники фирм, деятельность которых так или иначе связана с творчеством или индивидуальным кабинетным трудом, например менеджеры крупных региональных проектов, дизайнеры, копирайтеры, корректоры, редакторы, аналитики, специалисты по мониторингу прессы. Как правило, их рабочий график не регламентирован жестко. В основном они общаются с клиентом по телефону или электронной почте, и находиться в офисе им не так уж и необходимо.
Если команда сотрудников сплоченная, они знают цель и стратегию компании, у них высокая мотивация, то и результат труда будет ничем не хуже, сиди они ежедневно в офисе плечом к плечу. Главное, чтобы сотрудники знали и желательно разделяли цели компании, по возможности принимали участие в создании и реализации ее бизнес-стратегии. При удаленной работе сотрудникам необходимо четко понимать свои материальные и карьерные перспективы, ясно представлять свое место к команде. Они должны осознавать собственную значимость и тот вклад, который вносят в развитие компании.
3. При высоких телекоммуникационных возможностях можно постоянно оставаться на связи, проводить веб-конференции. Конечно, при удаленной работе необходимо достаточно подробно прописывать обязанности, задачи и план работы сотрудников. Для специалистов из разных областей деятельности формы отчетности должны быть индивидуальные. Но не стоит забывать, что многие все еще не настроены ответственно подходить к работе, когда они трудятся вне офиса, поэтому важно вести письменную форму отчетности и проверять, все ли сделано в рамках запланированного.
4. При современных интернет-технологиях эта статья затрат не будет очень существенной.
5. —
6. —

Михаель ХЕРГЕЗЕЛЛЬ, генеральный директор ЗАО «САК “Альянс”»:

1. Вопрос непростой. Здесь очень много тонкостей и нюансов, без учета которых нельзя дать четкого ответа. Действительно, стоимость аренды помещений и цены на недвижимость вообще, особенно в Москве и Подмосковье, достаточно высокие, и для кого-то они оказываются неподъемными. Однако нужно определиться, о каком масштабе бизнеса идет речь и чем, собственно, занимается компания. Для среднего и малого бизнеса в принципе возможно создать виртуальный офис и таким образом сократить операционные расходы. Хороший пример — интернет-магазины. Здесь не требуется какого-то специального офисного помещения, прежде всего нужен склад, который можно одновременно использовать как офис. Покупатель заказывает по Интернету товар. Приезжает курьер, покупатель видит товар и платит деньги. Результат — клиент получил то, что хотел. В данной модели ему не надо ни с кем общаться, кроме как с курьером. Поэтому необходимость в «материальном» офисе отпадает.
Но, скажем, для промышленного страхования, на мой взгляд, такая виртуальная модель пока неприемлема. В ситуации крупных промышленных объектов страхование —
это не товар на полке, который можно потрогать руками, а сложный, индивидуальный договор с четко прописанной ответственностью обеих сторон. Кроме того, страховка — это финансовая услуга, растянутая во времени. И потому при выборе страховщика большую роль играют в том числе такие факторы, как наличие офиса, квалификация сотрудников, их внешний вид и т. д. Конечно, Интернет можно использовать как канал продаж, но только в качестве одного из инструментов и не для всех видов страхования. Поэтому в нашем бизнесе наличие офиса очень важно. Таким образом можно управлять множеством различных бизнес-процессов.
Не стоит сбрасывать со счетов и угрозы, которые таит в себе виртуальный мир. Все-таки информация, предоставляемая страхователем, является конфиденциальной, и обеспечение безопасности ее передачи и хранения способно серьезно усложнить создание виртуального офиса. Нельзя также исключать различные технические сбои, системные ошибки и т. д.
2. Ответ зависит от уровня корпоративной культуры конкретного предприятия. Показатель «нынешний уровень корпоративной культуры» — это фактически то же самое, что и средняя «температура по больнице». Все зависит от конкретного примера. Но в любом случае уровень корпоративной культуры можно повысить.
3. —
4. Другого варианта просто не существует. Компаниям, которые внедрят у себя виртуальный офис, без этого не обойтись. Более того, нужны будут дополнительные инвестиции в секьюритизацию таких офисов, подбор квалифицированных системных администраторов, обучение персонала по использованию программ и оборудования, чтобы сотрудник самостоятельно мог решать многие проблемы с компьютером. Иначе придется создавать курьерскую службу сисадминов.
5. —
6. —

Михаил МОРОЗОВ, партнер комании ExDev:

1. Тема перевода сотрудников на так называемый удаленный доступ сегодня действительно приобретает все большую актуальность. Многие компании — дизайнерские бюро, редакции СМИ — частично или полностью перешли на этот формат работы. Удаленная работа популярна и среди торговых представителей, мерчендайзеров, риэлторов, поскольку их работа мало связана с офисом, куда они приезжают только для сдачи отчетов и актуализации задач. Часто встречается формат удаленной бухгалтерии, но он характерен скорее для небольших компаний, рискующих в таком случае информационной безопасностью.
Но самый показательный пример — это, конечно, софтверные компании, многие из которых вовсе не имеют офисов: сотрудники работают дома, коммуницируя по телефону и через Интернет, а встречи с клиентами и партнерами проводятся в ресторанах или других общественных местах.
2. В принципе любой бизнес, не связанный напрямую с производством, можно попытаться сделать географически «виртуальным». Но при этом нужно понимать, что для большинства компаний представительская составляющая играла и будет играть существенную роль. Клиентам и партнерам важно видеть офис с хорошей переговорной, с секретарем, приносящим чашечку кофе, — это создает образ компании и повышает уровень доверия к ней. Так что полностью отказаться от офисов в ближайшее время не получится, причем в основном именно из-за восприятия, нежели из-за технологий. Поэтому часть сотрудников останется в дорогостоящем стильном офисе, а за его пределы будет выведен тот функционал, который напрямую с офисом не связан.
Рассматривая связь корпоративной культуры и «вынесенных» рабочих мест, необходимо отметить, что система управления, не предусматривающая постоянного непосредственного контакта сотрудников, требует жестко простроенных и отработанных бизнес-процессов. Нужно также понимать и то, что перевод на удаленную работу большинства сотрудников возможен скорее в небольших компаниях, где проблемы с корпоративной культурой решаются несколько проще, чем на крупных предприятиях и в корпорациях.
3. Все зависит от области деятельности компании. Но для всех без исключения главным условием успешной работы виртуального офиса будет разделяемая всеми сотрудниками стратегия развития компании, причем декомпозированная до конкретных целей и задач. Каждый сотрудник должен не просто видеть свое место в общем развитии компании, он должен быть «хозяином» конкретных целей и задач. Для контроля достижения целей существует специальная методика TPS (targets, problems, structure). Она позволяет оптимизировать управление компанией во всех сегментах и ассимилирует на уровне каждого сотрудника механизмы организационного развития, которые отвечают за определение и корректировку целей, мониторинг их достижения, выявление, расстановку приоритетов, решение проблем и оптимизацию бизнес-процессов.
Что касается технической реализации механизмов, то она может быть различной — от телеконференций с использованием современных мультимедийных коммуникаторов типа Skype до проведения периодических стратегических сессий и митингов.
4. При наличии экономической обоснованности — безусловно. Тем более что для различных сфер деятельности вопрос реального времени стоит по-разному. Сложно представить себе какой-то вид деятельности, где нужно поддерживать в реальном времени постоянную связь с менеджером, работающим дома. В подавляющем большинстве случаев достаточно надежного интернет-канала и телефона. Телекоммуникации развиваются фантастически быстро, и уже сейчас доступен качественный мобильный Интернет, стоимость которого в ближайшее время приблизится к стоимости обычного телефонного разговора, а надежность будет такой же, как у фиксированного соединения.
5. Первая ошибка (возможно,
не по значимости, а по частоте) — непрозрачные и неэффективно построенные бизнес-процессы. Плохой информационный обмен способен свести на нет всю экономию на офисных площадях.
Вторая по частоте и более опасная в перспективе ошибка — отрыв сотрудников от компании. У человека в таких условиях развивается ощущение «винтика», не имеющего прямого отношения к развитию, успеху компании, он теряет понимание своего места в общей корпоративной стратегии. Это может снизить мотивацию и, как результат, снизить эффективность работы, а в худшем случае — стать причиной увольнения.
Третья ошибка заключается в невозможности проверить реальную занятность сотрудника и эффективность использования его рабочего времени. Не исключено, что параллельно он работает еще в нескольких виртуальных (а может, и реальных) офисах.
Четвертая состоит в риске для информационной и коммерческой безопасности. В условиях удаленного доступа высокий уровень защиты обеспечить сложно, поэтому доверие к сотрудникам должно быть абсолютным, а к каналам передачи информации нужно предъявлять дополнительные требования.
6. Большинство руководителей хотели бы управлять компанией, не находясь в офисе. Поэтому вполне можно будет обойтись и без кабинета, деньги хранить в депозитарии, финансовые документы — в хранилище аудиторской компании, а переговоры проводить в кафе.
Тенденция выводить максимум сотрудников за пределы офиса для многих бизнесов нормальна и со временем, с развитием технологий и ужесточением трафика, в крупных городах будет только нарастать.

Михаил РОМАНЕНКО, директор по развитию федеральной сети «Вестер»:

1. В крупных компаниях дороговизна офисной недвижимости не влияет на эффективную работу самого офиса. Финансово устойчивые организации не трансформируют свою работу из-за повышения цен на офисные помещения, хотя те практически сравнялись со средней стоимостью жилья на рынке.
В компаниях с меньшим уровнем дохода дороговизна недвижимости сказывается преимущественно на персонале, поскольку стремление к минимизации площадей приводит к увеличению числа сотрудников на каждом квадратном метре рабочего помещения. Это не только ухудшает качество условий труда, но и значительно снижает КПД персонала.
2. Вряд ли сегодняшняя ситуация приведет к созданию в России большого количества виртуальных офисов. Теоретически это возможно, однако трудно осуществимо, принимая во внимание российский менталитет. Скорее дороговизна офисных помещений приведет к появлению большого количества переполненных офисов, где сотрудники сидят на голове друг у друга. Как я уже говорил, крупные компании продолжат работу в обычном режиме.
3. —
4. Большинство крупных компаний не только готово, но и уже успешно финансирует подобные системы коммуникации при управлении своими региональными подразделениями. Наша компания, торговые объекты и представительства которой работают сегодня более чем в 20 городах России, Украины, Белоруссии и Казахстана, давно использует возможность наблюдения за своими объектами в режиме реального времени. Это позволяет оптимизировать процессы управления и способствует решению главной проблемы бизнесов с широкой географией — ей, как известно, является снижение управления.
Вместе с тем я не думаю, что подобные коммуникации будут активно внедряться компаниями, действующими в пределах одного региона или на локальном рынке.
5. —
6. Я считаю, что впоследствии рост цен остановится. Нынешняя ситуация спровоцирована серьезным дефицитом офисных площадей. По оценкам аналитиков, в 2006 году на рынке Москвы спрос в этом сегменте оценивался в 1,35 млн кв. м, а предложение составляло только 950 тыс. кв. м. Принимая во внимание стабильный рост экономики и постоянное увеличение числа состоятельных компаний, становится понятно, что потребность в офисных площадях класса А и В также возрастала. Подобные обстоятельства закономерно вызывают рост цен.
Однако ситуация начнет оптимизироваться с момента введения в достаточном количестве офисных помещений класса А. Спрос и предложение сбалансируются, а рост цен остановится. Вероятно, ситуация в России не дотянет до европейского уровня, при котором стоимость квадратного метра офисной недвижимости составляет 5% от дохода управления коммерческой недвижимостью, однако рынок выровняется, и по мере его насыщения офисными помещениями цены достигнут нормальной рыночной стоимости.