Страна советов | Выпуск №05 | 2007
Текст | Елизавета Милютина | Босс №05 2007
Правильное оформление и своевременный учет необходимых нормативных и распорядительных документов способны не только облегчить жизнь компании, но и избавить ее от многих неприятностей. Тема нашей новой «Страны советов» — как правильно организовать работу с нормативными и распорядительными документами на предприятии (предыдущие опросы см. в № 12 за 2005 год, № 1—12 за 2006 год и № 1—4 за 2007 год).
Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:
1. Все ли нормативные и распорядительные документы вашего предприятия являются официальными или же существует некоторая часть документов «джентльменского характера»?
2. Используете ли вы в своем управленческом документообороте институт коммерческой тайны, есть ли официально закрытые нормативные и распорядительные документы?
3. Какова процедура составления и согласования таких документов? Участвует ли в ней юрист?
4. Имелись ли случаи правовых споров с сотрудниками по поводу изданных предприятием нормативных и распорядительных документов?
5. Каковы наиболее типичные ошибки в работе с нормативными и распорядительными документами предприятия?
Валерий АНДРЕЕВ, директор по науке и развитию компании «ИВК»:
1. Несмотря на то что наша компания относительно невелика, мы активно используем документооборот в повседневной работе. Применение этого инструмента позволяет достичь максимально оперативного и согласованного взаимодействия разработчиков, проектировщиков, инженеров, специалистов финансово-хозяйственной службы и других участников проекта на всех стадиях его реализации. Кроме того, отлаженная система документооборота играет важнейшую роль в управлении производством вычислительной техники, логистикой, сбытом. Все это, безусловно, ключевые факторы успешной работы компании в целом.
Сегодня система документооборота — один из важнейших инструментов управленческой деятельности. Ведение документации необходимо как для обеспечения внутрихозяйственной деятельности организации, так и при ее взаимодействии с внешней средой. Построение документооборота может стать шагом к технологизации процесса управления как такового. А поскольку система документооборота дает возможность получать актуальные и точные сведения о состоянии процессов в организации, своевременно вносить необходимые коррективы, контролировать проектную работу компании, она служит важным инструментом информационной поддержки принятия управленческих решений .
Безусловно, большая часть нормативных и распорядительных документов в нашей компании носит официальный характер. Однако, как и в большинстве коммерческих структур, существует ряд документов, предназначенных исключительно для внутреннего пользования. Это, например, договор о передаче исключительных авторских прав.
2. Как и во многих компаниях, в ИВК есть документы, доступ к которым имеет лишь строго ограниченный круг лиц. Прежде всего это те, что относятся к категории «Документы особой важности». Они официально закрыты, об их существовании знает очень узкий круг сотрудников. Кроме того, имеется категория документов, содержащих коммерческую тайну компании. Как правило, в нее попадают все документы, напрямую касающиеся know-how и различных инновационных разработок ИВК.
3. В составлении таких документов юрист играет решающую роль. Ведь от тщательности их юридической проработки зависит судьба критически важных для компании направлений бизнеса.
4. Всякое случалось. Как известно, сколько людей, столько и мнений. И не всегда правила компании находят полное понимание у персонала. Но в абсолютном большинстве случаев такие споры мы решаем путем индивидуальных переговоров с сотрудниками и не доводим дело до суда.
5. Одной из типичных ошибок при создании системы документооборота является желание многих руководителей сэкономить на реализации этого проекта. Популярное мнение, что «и так сойдет», зачастую приводит к печальным результатам. Также распространена ситуация, когда систему пытаются создать в максимально сжатые сроки. А поскольку любая крайность не приводит ни к чему хорошему, я бы рекомендовал последовательное формирование документооборота в полном соответствии с проектом.
Среди наиболее типичных ошибок в работе с корпоративной документацией я бы выделил следующие: слабая юридическая проработка, допущение неумышленной и умышленной утечки информации, недостаточное внимание сотрудников и руководства к деталям в оформлении документов. Еще одна ошибка — отсутствие четкой и обязательной процедуры ознакомления персонала с правилами работы с информацией. Это в равной мере относится и к всевозможным письменным, и к устным коммуникациям. В итоге сотрудники порой просто не знают, что наносят вред своей организации. Но опасна и другая крайность — излишняя бюрократизация.
Павел БЕЛЕНКО, старший партнер консалтинговой группы «ИМИКОР»:
1. Внутренняя политика компании в отношении нормативно-распорядительных документов предельно ясна — только официальный документооборот, включающий в себя весь документооборот, предусмотренный ТК РФ, а также договоры между работодателем и сотрудниками.
Существующие в отдельных организациях так называемые джентльменские соглашения в нашем случае имеют место в несколько ином ракурсе. «ИМИКОР» дает сотрудникам возможность дополнительно заработать за счет своих знаний и умений. Если люди трудятся в выходные и выполняют работу сверх своих функциональных обязанностей, то они оплачивают налоги в соответствии с российским законодательством как частные предприниматели.
2. Институт коммерческой тайны используется в нашей компании. Сегодня трудно представить организацию, способную конкурировать в современных условиях и не обладающую информацией, которая может быть отнесена к коммерческой тайне в соответствии с федеральным законом Российской Федерации от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Но особенность нашей деятельности — консалтинг в сфере человеческих ресурсов — состоит в том, что мы обязаны охранять от посторонних информацию, полученную в ходе интервью от кандидатов на вакансию, а также от наших клиентов. Никто из сотрудников «ИМИКОРа» не имеет права разглашать название компании-клиента и данные из биографии соискателей. Соответствующий пункт содержится в договоре на оказание нашей услуги: «2.1.4. Соблюдать конфиденциальность в отношении информации, полученной от заказчика и кандидатов на вакансию».
3. С 1 мая 2007 года в штат «ИМИКОРа» вводится позиция юриста, до этого юридическими услугами мы пользовались на аутсорсинге. Ранее менее сложные документы юридического характера собственники писали самостоятельно, а наиболее ответственные доверяли составлять профессионалам. Пока «ИМИКОР» был небольшой компанией, было удобнее отдавать юруслуги на аутсорсинг, но сейчас в связи с ростом штата до 60 человек и увеличением документооборота необходимо иметь у себя в штате собственного юриста.
4. Нет, у «ИМИКОРа» не было никаких правовых споров. Во-первых, собственники-основатели всегда очень внимательно подходили к составлению документов, регламентирующих деятельность фирмы. Некоторые базовые документы даже стали образцами для многих компаний, как и мы, занимающихся подбором персонала. Во-вторых, развитие компании невозможно без постоянного обучения. «ИМИКОР» проводит семинары по вопросам трудового права: «Вас проверяет государственный инспектор труда РФ», «Правовое регулирование оплаты труда», «Трудовой договор», «Делопроизводство в кадровой службе». Их посещают даже сотрудники компаний «большой четверки». Руководители «ИМИКОРа» и подразделений нашей консалтинговой группы также занимаются на этих семинарах и используют полученные знания в своей работе.
5. В самом начале нашей деятельности, пока не были прописаны бизнес-процессы, иногда случались конфликты с сотрудниками. Но уже несколько лет, после прописания бизнес-процессов и установления на их основе системы оплаты труда, они прекратились. Кроме того, у нас грамотные сотрудники бухгалтерии и менеджеры. У них нет каких-то типичных ошибок в работе с документами предприятия.
Светлана СОКОЛОВА, президент компании «ПРОМТ»:
1. У нас в компании есть небольшое количество неофициальных документов, регламентирующих внутреннюю деятельность.
2. Существует положение о коммерческой тайне, в котором описан объем информации, относящейся к ней. Все сотрудники при приеме на работу подписывают документ с обязательством о неразглашении коммерческой тайны.
3. Положение о коммерческой тайне уже давно разработано, и, конечно, с участием юриста. Пока еще ни разу не возникало необходимости дополнительно согласовывать с сотрудниками какие-то части этого положения.
4. Нет, у нас не было таких споров.
5. Скорее всего, это отсутствие некоторых нормативных документов или процедуры ознакомления с этими документами.
