ДЕЛОВОЙ ПРИЕМ. ПОЛЕЗНОЕ С ПРИЯТНЫМ


Агунда АЛБОРОВА

Основная часть современного делового этикета заимствована из дипломатического протокола, поэтому ряд правил дипломатического и делового приемов перекликаются. И хотя последний более демократичен, тем не менее определенные нормы поведения должны соблюдаться неукоснительно.

Глава любой компании, независимо от масштаба бизнеса, определенное количество своего драгоценного времени вынужден тратить на посещение деловых приемов. И как бы ему ни хотелось иной раз увернуться от очередного приглашения, существующий негласный стереотип бизнес-культуры nobless oblige («положение обязывает») диктует свои правила: приемы надо посещать, чтобы, во-первых, поддерживать связи и собственную репутацию успешного бизнесмена, а во-вторых, устанавливать новые контакты. Хотя некоторые и могут себе позволить игнорировать не слишком важные и скучные, на их взгляд, тусовки, большинство деловых людей стараются выдерживать хороший тон, отправляясь на прием по приглашению.

Демонстрация максимальной открытости и стремления к новым контактам в корпоративных правилах многих европейских и американских компаний сказалась и на форме проведения деловых приемов. Она стала более демократична по сути, а нормы этикета — не такие жесткие, как раньше. Однако, несмотря на внешнюю простоту, ряд правил на таких мероприятиях должен выполняться всегда.

ПРИЕМ «НА КОНЧИКЕ ВИЛКИ»

В последнее время и за рубежом, и в России наибольшей популярностью пользуются деловые приемы в стиле «а ля фуршет» (в переводе с французского — «на кончике вилки»). Этот формат позволяет хозяевам пригласить большее число гостей, а приглашенным — получить максимальную свободу общения и возможность завязать новые знакомства.

По этикету прием «а ля фуршет» длится около двух часов и проводится в промежуток от 17.00 до 20.00. Если в силу обстоятельств прийти на такую встречу вовремя не представляется возможным, это не рассматривается как моветон. Опоздание допустимо, но приходить к концу мероприятия все-таки не стоит. Уйти с вечера лучше до означенного срока — или, что называется, по-английски, или попрощавшись и поблагодарив хозяина.

Хорошим тоном считается заблаговременная рассылка официальных приглашений, отпечатанных типографским способом, в которых должно быть указано: в честь какого события происходит прием, кто его организует, когда и где он проводится. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины — в костюме или строгом платье.

При входе в банкетный зал гостей чаще всего приветствует хозяин; если гости приглашены с супругами — хозяин с хозяйкой. Вопрос о присутствии телохранителей в зале должен быть согласован заранее. По особому распоряжению они могут находиться вместе со своим клиентом. Если же на приеме собрались только хорошо известные друг другу лица, то с помощью телохранителей приглашенных усиливается внешняя охрана здания или помещения.

Принцип сервировки стола на всех фуршетах одинаков. Многообразие закусок приготовлено и нарезано так, чтобы их можно было брать вилкой (отсюда и название приема). Ножи раскладываются справа от закусочных и десертных тарелок. Слева от тарелок находятся вилки, а рядом с ними — салфетки. Некоторые блюда, например тарталетки с икрой или салатами, можно брать просто руками. Для ряда закусок заготовлены специальные одноразовые шпажки. Если блюдо стоит на столе в большой посуде, то для того, чтобы положить порцию в свою тарелку, следует воспользоваться приборами, лежащими рядом с ним, — большой ложкой или вилкой. Делать это собственными приборами ни в коем случае нельзя.

Правила поведения на подобных приемах предписывают в самом начале обзавестись тарелкой с закусками и бокалом с каким-либо напитком (на тарелке оставляется место, чтобы в случае необходимости его можно было туда поставить).

А вот дальше начинается то, ради чего, собственно, и затеваются эти мероприятия, — общение и еще раз общение. По единому для всех гостей принципу — «Легкость, непринужденность и никакой навязчивости».

Тема беседы, после представления друг другу, выбирается в зависимости от того, по какому поводу устроен фуршет: юбилей компании, приезд делегации, открытие или закрытие выставки, завершение переговоров, конференция или презентация. Причем тут важно не вдаваться в длительные и детальные рассуждения, достаточно ограничиться высказыванием общего мнения о происходящем. Обмен визитками, как и подробный рассказ о своей деятельности, возможен лишь в случае явной демонстрации заинтересованности со стороны собеседника. Обсуждение со старыми и новыми знакомыми деловых проблем (незавершенные переговоры, подписание договора, детали предстоящей сделки) считается дурным тоном. Максимум, что допустимо, — договориться о встрече, да и то только с тем, с кем уже были какие-то общие дела. Напрашиваться на встречу с новым знакомым нежелательно. Также может быть негативно воспринято обсуждение острых политических, религиозных и национальных вопросов.

На таких приемах не следует:

  • самостоятельно знакомиться с новыми людьми (особенно если их статус заведомо выше вашего); представляться принято при содействии организаторов, хозяев приема или своих старых знакомых;
  • задерживать собеседника беседой дольше 10 мин — у него могут быть собственные планы;
  • привлекать к себе излишнее внимание.

    Еще один безотказный принцип поведения, универсальный, впрочем, для приемов всех уровней, — «Скромное обаяние без излишней суеты».

    РЕСТОРАН. ДРУГОЕ ИЗМЕРЕНИЕ

    Второй по популярности вид делового приема — прием, проводимый в ресторане. Это действительно своего рода другое измерение. Такое мероприятие отличается от фуршета особой, более официальной и обязывающей атмосферой, составом приглашенных (обычно высший руководящий менеджмент), за соблюдением общепринятых правил здесь пристально наблюдают, и их нарушение чревато подрывом деловой репутации в глазах партнеров.

    В европейских компаниях и их российских представительствах принято приглашать в ресторан по поводу успешного завершения переговоров относительно большую группу партнеров (от шести до десяти человек), поэтому чаще всего они и являются приглашающей стороной. Руководители крупных российских фирм предпочитают деловые обеды с меньшим числом участников.

    Если прием в ресторане организован заранее, это упрощает его проведение: приглашения разосланы, меню фиксированное, программа (возможны танцы или выступления артистов) определена.

    Но иногда приглашение отметить в ресторане какое-то событие (скажем, удачную сделку) может последовать от одной из сторон во время переговоров. Отказываться в подобных случаях ни в коем случае нельзя. На таком импровизированном приеме обязательно соблюдение определенных правил.

    По сложившейся традиции первым выбирает блюда старший по должности (глава представительства, генеральный директор, руководитель подразделения — в зависимости от того, на каком уровне проходит встреча). Остальные не должны его опережать и уж подавно заказывать более дорогие блюда и превышать их количество. Иначе говоря, если основная масса присутствующих, ориентируясь на главу, заказывает салат и кофе, не следует брать горячее, сладкое и коньяк — есть риск попасть в неловкое положение, заканчивая трапезу в одиночестве. При выборе алкогольного напитка опять же надо ориентироваться на заказ руководителя приглашающей стороны. Может оказаться, что он предпочитает сок и вообще отрицательно относится к употреблению крепких напитков. Без особой оговорки заказывать дорогостоящее вино или коньяк не стоит.

    В последнее время к курению за столом отношение чаще всего негативное. Если большинство не курит, остальным придется курить в специально отведенном для этого месте, но лучше все же ближе к концу встречи. Этот вопрос обычно тактично выясняется заранее.

    Общей для всех нормой поведения на приеме в ресторане считается недопустимость разговора за столом по мобильному телефону. Его, как правило, отключают или переводят в неслышный режим. Выходить из-за стола, чтобы ответить по телефону на важный вопрос, также лучше ближе к концу застолья.

    Беседа за общим столом не должна затрагивать деловых тем, в частности результатов прошедших переговоров и перспектив дальнейшего сотрудничества. Но из этого правила есть исключение: если на приеме присутствуют руководители не конкурирующих компаний, а смежных по роду своей деятельности или же фирм, работающих на уже поделенном рынке, где нет конкуренции в ценах на продукцию. В таком случае собеседники иногда могут, например, высказать собственное мнение об общем состоянии дел в отрасли. Вопросы же, касающиеся объемов прибыли или использования технологических новинок, скорее всего, будут восприняты настороженно.

    Оплату счета производит опять-таки старший по должности со стороны приглашающих.

    В целом этикет современного делового приема незатейлив. А потому на любом приеме, соответственно настроившись, вполне можно совмещать полезные знакомства с приятным общением.

    ДЕЛОВОЙ ЗАВТРАК, ОБЕД, УЖИН

    Прежде чем приглашать партнера на деловой завтрак, обед или ужин, нужно как следует обдумать свои цели в отношениях со противоположной стороной, чтобы понять, насколько непринужденная атмосфера застолья будет способствовать их достижению. Не исключено, что обсуждение деловых вопросов все же лучше проводить в офисе или по телефону. Деловая встреча, связанная с застольем, может занять от одного до трех часов, а время — свое и чужое — надо беречь. Кроме того, вести деловую беседу в неформальной обстановке ресторана или кафе не так уж легко.

    Деловой завтрак, обед и ужин объединены некоторыми общими принципами, в частности правилами поведения за столом. Однако каждая из этих форм общения имеет и присущие им особенности.

    Деловой завтрак. Наиболее удобен для тех, кто напряженно работает в течение дня. Время его проведения (с 10.30 до 12.30) обычно согласовывается заранее, продолжительность не должна превышать 45 мин. Не рекомендуется для деловой встречи мужчины и женщины.

    Деловой обед. Считается, что человек гораздо активнее и раскованнее именно в середине дня. Поэтому за обедом можно довольно успешно закрепить и сделать более неформальными отношения с партнерами. Продолжительность делового обеда строго не регламентируется, обычно он длится от одного до трех часов, причем около получаса по общепринятым правилам нужно отвести на светский разговор, предваряющий деловую беседу.

    Деловой ужин. Носит более официальный характер, чем завтрак и обед, по регламентации приближается к приему. Его уровень определяется типом приглашения, где обязательно делается пометка о форме одежды. На деловой ужин не принято приглашать по телефону.

    Имея среди партнеров иностранцев, лучше заранее изучить особенности их национального делового этикета. У французов, например, хотя обсуждение дел за едой широко практикуется, во время деловых приемов к нему переходят только после того, как подан кофе, — до этого момента французы традиционно говорят о культуре и искусстве, но вполне допустимо касаться и каких-то более личных тем.

    КАЗУСЫ ФУРШЕТНОЙ ЖИЗНИ

    После презентации достижений одной известной компании, занимающейся огранкой бриллиантов, был устроен фуршет с ограниченным числом высокопоставленных приглашенных. Ресторан, отвечающий за обслуживание фуршета, задержал выполнение заказа на полтора часа, причем упакованные закуски и напитки стали появляться в зале почему-то частями и не на столах, а под ними. Стаканчики и приборы имелись в незначительных количествах. Гости сначала недоумевали, но российский посетитель фуршетов, как известно, воробей стреляный, и вскоре приглашенные уже делились друг с другом очередными «открытиями» по части местонахождения различных вкусностей, вилок и салфеток. Наконец на столы в живописном беспорядке было выставлено все — от сыров, колбас и горячих блюд до фруктов и сладкого. Но удивление от происходящего достигло апогея, когда под конец мероприятия, спустя два с половиной часа, в полупустой зал (гости уже начали расходиться) внесли креманки с черной икрой, минут через десять за ними последовало сливочное масло на многочисленных тарелках, а еще через несколько минут — черный хлеб.

    Приборы к тому времени, надо сказать, поиссякли, зато в промышленных объемах на столах имелись неиспользованные деревянные зубочистки. Оставшиеся гости не растерялись: масло на хлеб намазывалось ручками ложек, а икра выковыривалась из креманок и наносилась на бутерброд, причем весьма успешно, зубочистками! Фотографы, ошалевшие от количества пропадающего добра, зубочистками же сгребали икру в целлофановые пакетики и затем застенчиво прятали их в свои кофры.

    Впечатление от подобного фуршета незабываемо.

    T.G.I.F., ИЛИ КОРПОРАТИВНАЯ ВЕЧЕРИНКА

    Елена БАТЫРЕВА, Андрей КОЗЛОВ

    T.G.I.F. (Thanks God it’s Friday) — не только название довольно известного ресторана на Тверской в Москве, но еще и устоявшееся выражение, применяемое для обозначения традиционных в некоторых компаниях корпоративных вечеринок вне офиса. Их еще называют go-out.

    Проще говоря, это поход в четверг или пятницу сотрудников одного офиса или отдела вместе с руководителем в ближайший пивной бар. Такая традиция появилась с развитием понятия «корпоративная культура» и служит примером типичной socializing (социализация), cогласно которой любой сотрудник должен быть достаточно коммуникабельным: легко общаться не только с внешними партнерами, но и не создавать коммуникативных проблем своим коллегам. Правда, этот термин трактуется довольно гибко: кто-то называет сошиалайзингом распитие пива с коллегами, кто-то — встречу с давними партнерами, а кое-кто — изъятие визитки у понравившейся офисной дивы… Для поддержания, развития и улучшения качества общения в офисе и существует T.G.I.F.

    В Лондоне, к примеру, эта традиция оборачивается оккупацией шумными клерками всех мало-мальски приличных пабов в Сити. Проходят такие встречи демократично: есть и представители африканской расы, и бизнес-леди, но большинство все же составляют белые мужчины в возрасте около 30 лет (men at their best) с Оксфорд-стрит в одинаковых костюмах. Пабы внезапно начинают заполняться этой публикой после 18.00 и так же внезапно пустеют к 20.00. Во время корпоративных посиделок руководитель обычно выпивает и общается немного, а уходит раньше всех. Просьбами и углубленным обсуждением насущных проблем обременять его здесь не принято.

    В Амстердаме у пятничных походов в бары нет какого-то особого названия. В отличие от Лондона, вечеринки здесь длятся дольше, но выпивают на них меньше.

    В Финляндии помимо пива иногда заказывают и водку. Причем на подобный корпоративный выход могут приглашаться и гости компании. Забавный одной случай произошел с сотрудниками одной питерской фирмы, попавшими на такую вечеринку. Они были ошеломлены формой ее проведения и количеством употребленного горячительного. В ресторанчике, где обычно собираются их финские партнеры, им выдали книжки, очень похожие на Библию, в дорогих кожаных переплетах, в которых были напечатаны тексты песен. После каждой выпитой рюмки весь коллектив, громко топая ногами сначала по полу, а потом и по столу, дружно распевал песни. Корпоративный дух, понятное дело, захватывал…

    Корпоративная вечеринка, проводимая в более солидном формате — в ресторане или просто в офисе, также преследует цель сплотить коллектив. Одни руководители давно осознали данный факт и регулярно организуют подобные праздники для своих сотрудников, другие же, напротив, считают, что это напрасно потраченные деньги и время. Однако, как отмечают социологи, даже самая незатейливая, но грамотно проведенная вечеринка повышает авторитет руководителя, помогает взглянуть на какие-то проблемы с новой, иногда неформальной точки зрения.

    Сегодня подготовкой T.G.I.F. занимаются многие компании. В Интернете и рекламных буклетах всегда найдутся предложения, рассчитанные на любой бюджет. Это может быть и банкетный зал в ресторане, и уютное кафе, и развлекательная прогулка на теплоходе, сопровождаемая интересной культурной программой. Надежнее, конечно, воспользоваться услугами проверенной фирмы, при посредничестве которой уже устраивались подобные праздники.

    Но авторитет руководителя не упадет в глазах подчиненных и в том случае, если по поводу какого-либо события будет накрыт легкий стол в одном из помещений офиса, например в переговорной. Главное, чтобы чувствовалась искренняя заинтересованность обеих сторон в проведении этой встречи.

    Безусловно, тон мероприятию задает руководитель. На него как на хозяина возлагается основная ответственность за атмосферу непринужденности. Именно шеф открывает вечер первым приветственным словом или тостом: поздравляет всех присутствующих с радостным событием, отмечает успехи, которых компания добилась в последнее время, желает всем дальнейшего процветания. Если вечер проводится в форме фуршета, проявлением хорошего тона будет общение руководителя с отдельными сотрудниками, вполне допустимо поднять бокал за их здоровье и успех общего дела. Подчиненных несколько смущает, когда глава фирмы совсем не пьет на вечеринке, и поэтому ему в такой ситуации можно просто держать в руке бокал с вином. Но если у человека репутация убежденного трезвенника, будет достаточно и стакана с минеральной водой или соком.

    Во время праздника, сценарий которого предусматривает танцы, руководитель, хочет он того или нет, обязан принять в них участие. Отказываться от приглашения на танец, сделанного подчиненным, — серьезная ошибка.

    Кстати, в выборе одежды тоже следует проявлять определенный такт. Если прийти на вечеринку в своем обычном деловом костюме, это может быть воспринято сотрудниками как пренебрежительное отношение к мероприятию. Оптимальный вариант — строгий костюм темного цвета, но не повседневный. Если заранее не оговаривается присутствие жен сотрудников, шефу не стоит приходить на корпоративное мероприятие со своей супругой. Правда, приглашение спутников жизни на такие встречи практикуется крайне редко.

    Хотя, в отличие от деловых и дипломатических приемов, корпоративная вечеринка не ограничивается строгими временными рамками, неписанные правила относительно ее окончания все же имеются. Первым вечеринку покидает руководитель, не привлекая при этом к себе внимания. Вслед за ним, минут через 15—20, уходят его заместители. Рядовые сотрудники могут позволить себе задержаться подольше.

    Нередко работники находят различные отговорки, чтобы пропустить это официальное, по их мнению, мероприятие. Делать этого не следует по меньшей мере по двум причинам: во-первых, приглашение исходит от шефа, а во-вторых, такая вечеринка — прекрасная возможность познакомиться со всем персоналом компании и в неформальной обстановке получить какую-то полезную дополнительную информацию. К корпоративной вечеринке лучше всего относиться как к части работы, которая может оказаться вполне fun.