ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТОВ


Мария НЕКРАСОВА

Упорядочить бизнес-процессы, избавиться от бумажных архивов, автоматизировать документооборот стремятся сегодня не только крупные компании, но и предприятия малого бизнеса. По прогнозам, в ближайшее время российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) будет увеличиваться примерно на 70% в год, что уже само по себе говорит об актуальности этих систем для российских предприятий.

Система электронного документооборота обеспечивает в первую очередь возможность быстрого поиска документов и коллективной работы с ними. Она предоставляет средства их регистрации, хранения, просмотра, позволяет отслеживать путь документа от сотрудника к сотруднику, контролировать время просмотра пользователем, вносимые изменения и пр.

Основные задачи СЭД — обеспечить управленческую прозрачность, быстрый доступ сотрудников к информации. Корпоративная СЭД должна выполнять ряд функций:

  • поддерживать создание различных типов документов и учетных карточек для них, протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;
  • хранить все имеющиеся версии документов и их описания;
  • обеспечивать разные уровни доступа к документам, блокировать доступ к изъятому документу, отправлять документ в архив;
  • осуществлять поиск документов;
  • поддерживать удаленный доступ к информации.

    ПУТЕШЕСТВИЕ ДОКУМЕНТА

    Перед тем как внедрять СЭД, необходимо провести исследование, описание и оптимизацию всех бизнес-процессов. Ведь документы, с которыми работает СЭД, создаются в ходе их выполнения, буквально на каждом этапе. Вообще, с точки зрения СЭД любой бизнес-процесс — это процесс работы с документами (создание, редактирование, перемещение от одного пользователя к другому).

    Документ для СЭД — не просто файл, а целая группа файлов разных типов: части документа, правила их обработки, интеграция с другими электронными документами, информация о перемещении и многое другое. Каждый документ имеет паспорт, представляющий собой учетную карточку, по которой он идентифицируется системой. В карточке фиксируется определенный набор реквизитов: вид документа, краткое содержание, номер и пр.

    Если документ удаляют, заменяют, переименовывают, СЭД сохраняет все его варианты (в случае необходимости и удаленные), обязательно протоколирует историю всех операций (они определяются правами пользователей).

    В процессе подготовки документ переходит от одного пользователя к другому, он просматривается и редактируется на каждом этапе. Во избежание путаницы в момент работы кого-либо из пользователей включается блокировка редактирования документа. Таким образом, его не могут редактировать несколько человек одновременно.

    После разблокировки и передачи следующему пользователю документу автоматически присваивается новый номер. Прежняя версия сохраняется, если она опять будет редактироваться, то новый документ тоже получит собственный номер. То есть протоколируются действия всех участников процесса, благодаря чему в любой момент можно получить информацию о местонахождении документа. Это позволяет руководителю контролировать не только документооборот, но и работу сотрудников.

    КОМПОНЕНТЫ СЭД

    Система электронного документооборота состоит из множества компонентов. Рассмотрим некоторые из них.

    Ввод документов — подразумевает сканирование, распознавание текста по отсканированному графическому образу, возможность просмотра и печати присоединенных файлов.

    Задание маршрута — очередность прохождения документа по различным пользователям. В некоторых СЭД этого компонента нет. Маршрутизация бывает жесткой или гибкой. В первом случае порядок прохождения документа (цепочка «от кого к кому») определяется системой, во втором — сотрудник направляет документ получателю по своему усмотрению, маршрут задается вручную и может изменяться по ходу «путешествия» документа. Обычно здесь же предусматривается возможность создать график исполнений контрольных поручений по документу. В СЭД, как правило, включается также функция автоматического уведомления, то есть система сама напоминает, что нужно сделать.

    Поиск документов — подразумевает реквизитный поиск (задаются точные параметры, осуществляется поиск и выдается список результатов); поиск по форме (задаются реквизиты карточки); полнотекстовый поиск (документы идентифицируются по текстовым фрагментам). Также может быть применена технология нечеткого поиска, когда все слова приводятся к правильному (без ошибок) виду. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы, однако и она не всегда обеспечивает приемлемый результат, поэтому ошибки при запросах лучше отслеживать.

    Генерация отчетов — подразумевает создание документов в виде журналов регистрации. Возможно редактирование отчетов.

    Управление документами внутри хранилища — сохранение различных версий документа, изъятие документов, поддержка работы архива.

    Безопасность — включает разграничение прав доступа, шифрование, поддержку электронной цифровой подписи (ЭЦП).

    Все СЭД имеют хранилище паспортов, по которым идентифицируются документы.

    Документы классифицируются, в частности, по типам и подтипам. Для каждого типа существует свой вид карточек. Между собой они различаются не бланками, а информацией на полях для заполнения. Все карточки имеют общие поля, обязательные для документов любого типа (номер, автор и т. п.), и уникальные поля, присущие только данному типу. Типы документов разбиваются на подтипы, которых может быть множество.

    КЛАССИФИКАЦИЯ СЭД

    СЭД подразделяют на несколько категорий.

    Электронные архивы — системы, занимающиеся в основном хранением и поиском информации.

    Системы жесткой маршрутизации ориентированы на четкое обеспечение движения документов по заданным маршрутам. СЭД такого типа называют work flow (англ. «поток работ»). С их помощью организуются работы, для которых заранее прописаны все этапы.

    В системах, сочетающих в себе элементы двух предыдущих, приоритетными функциями являются управление документооборотом и хранение данных. В них практикуется как жесткая, так и гибкая маршрутизация. Это самый популярный вид СЭД, используемый на крупных предприятиях и в госструктурах.

    Системы, выполняющие поддержку совместной работы нескольких пользователей, как правило, не имеют иерархии пользователей и маршрутизации. Основная функция — возможность совместной работы сотрудников в удаленном режиме. Информация хранится в Интранете. Предусмотрены также функции поиска и коммуникаций.

    Системы, специализирующиеся на дополнительных сервисах: на управлении работой с клиентами, управлении проектами и т. п.

    Нужно отметить, что любая СЭД может иметь свойства нескольких приведенных систем одновременно, но большинство из них ориентированы на какую-то одну область, в зависимости от запросов компании-клиента. Так, государственные предприятия применяют в основном СЭД с развитыми средствами формирования отчетности, надежным контролем исполнительской дисциплины, оперативным поиском необходимых документов. Коммерческие предприятия больше интересуются скоростью обработки и передачи документов, возможностью быстрого согласования, поддержкой методов проектного управления.

    ВНЕДРЕНИЕ

    Выбирая систему, эксперты рекомендуют учитывать многие факторы, в частности:

  • сроки хранения документов; при длительном хранении (больше десяти лет) рекомендуют создавать параллельный архив в виде микрофильмов;
  • объем хранения; если документов много, лучше отдать предпочтение СЭД, поддерживающей иерархическое хранение (данные, которые используются чаще, в них хранятся на быстрых носителях, менее актуальные — на медленных);
  • желаемую гибкость системы; функция постепенного расширения, интеграции с другими системами, конечно, нужна, но не на каждом предприятии;
  • типы и форматы документов, которые будут храниться в этой системе.

    В зависимости от указанных факторов внедрение может занять от нескольких недель до нескольких месяцев.

    Процесс внедрения СЭД осуществляется поэтапно. После выявления оргструктуры и прописывания бизнес-процессов необходимо составить номенклатуру документов, сформировать справочники и классификаторы, составить инструкции. Затем систему адаптируют под предприятие, настраивают на конкретные параметры. Последний этап — обучение персонала. Этому вопросу необходимо уделять особое внимание, так как, если сотрудники не научатся правильно обращаться с системой, все усилия по ее внедрению окажутся напрасными и не исключено, что в итоге предприятие вернется к прежней системе документооборота. Некоторые из этапов могут проходить параллельно.

    СЭД В РОССИИ

    Многие производители СЭД утверждают, что система и затраты на ее внедрение окупаются за срок от шести месяцев до полутора лет (это зависит от масштаба предприятия и степени его автоматизации). Отечественный рынок СЭД сегодня активно развивается. В настоящий момент на нем около 20 IT-компаний и примерно столько же различных систем (всего в мире более 100 СЭД). По мнению поставщиков, они уже не могут обеспечить все потребности рынка и полностью удовлетворить спрос заказчиков. Основными потребителями СЭД сейчас являются государственные структуры и крупный бизнес, в основном сосредоточенные в Москве. Однако, по прогнозам, в ближайшие три — пять лет рынок сбыта будет расширяться за счет регионов, а также малого и среднего бизнеса, причем СЭД западного производства займут не более 20—30% рынка.

    В последнее время IT-компании говорят и о качественном изменении СЭД. Выделяют следующие тенденции их развития: создание систем, ориентированных на работу с содержанием документа, а не с карточками; активное применение ЭЦП; переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами. Кроме того, ожидается повышение спроса на электронные архивы и в целом ужесточение конкуренции на рынке СЭД.