Широкие возможности общего входа

Эйфория, вызванная стремительным развитием электронного бизнеса, сошла на нет. Индекс NASDAQ заметно потерял в весе, и большинство компаний этого сектора объявляют об убытках и сокращают персонал. Тем не менее некоторые уроки из электронного бума компании все же извлекли.

Интернет породил новые технологии и подходы к работе с информацией. И теперь оказалось, что методы и инструменты электронной коммерции пригодны не только для создания глобальных онлайновых торговых площадок и магазинов с плохо просчитанной окупаемостью, но и для решения традиционных задач управления бизнесом.

КТО В ЛЕС, КТО ПО ДРОВА

Сегодня в ходу новый термин — Web-интеграция. Так разработчики обозначают определенный метод обработки и представления информационных ресурсов компании при помощи сетевых технологий.

Web-интегрированные решения чрезвычайно актуальны для российских компаний, чье приобщение к новым технологиям было зачастую стихийным и непродуманным. На многих предприятиях внедрены разнородные информационные системы: от простейших бухгалтерских программ до сложных комплексов по управлению производственными ресурсами. При таком подходе инвестиции в информационные технологии не приносят ожидаемого эффекта, а нередко даже не окупаются.

Средние предприятия сейчас, как правило, используют несложные программы. Они хороши для решения простейших задач учета, однако не дают компаниям реальных конкурентных преимуществ.

В то же время в крупных компаниях затраты на внедрение, сопровождение и модернизацию сложных систем оказались невероятно высоки, при том что использовать их с максимальной отдачей не всегда удается. В территориально распределенных промышленных холдингах нередко используются совершенно разные программные продукты, что затрудняет создание консолидированных отчетов и их элементарный анализ. Сводить разнородные сведения в единое целое приходится практически «вручную».

Все эти трудности преодолимы с помощью корпоративного портала — единой «точки» доступа всех сотрудников предприятия к его информационным ресурсам. Применение Web-технологий позволяет быстро и с относительно невысокими издержками повысить отдачу от использования уже имеющихся в компании приложений: бухгалтерских и учетных программ, баз данных, систем по управлению работой с клиентами (CRM), систем электронного документооборота и др.

ОТ СЛОЖНОГО — К ПРОСТОМУ

В корпоративном портале интеграция данных и приложений (финансовых, CRM-, ERP-систем) не зависит от типа программ. Визуализация данных производится при помощи Web-браузера. Не нужно внедрять новые программы или модернизировать старые, что является основной трудностью при построении ERP-систем. Не нужно обучать пользователей работе с программами: в большинстве компаний уже давно есть доступ в Интернет и сотрудники умеют пользоваться Internet Explorer.

Корпоративный портал позволяет всем сотрудникам работать с единым пользовательским интерфейсом и при этом оставляет возможность представления данных в любом удобном виде. Если, например, бухгалтер предприятия всю жизнь имел дело с DOS, а маркетолог — с таблицами Excell, они и впредь смогут работать в привычном им режиме.

Безопасность и защита информации обеспечиваются разделением прав доступа пользователей. Информация на портале отображается в зависимости от заранее заданного «профиля» пользователя. Например, руководители компании с помощью портала получают гибкий инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации. А сотрудники компании — внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям в объеме, необходимом для выполнения их профессиональных задач.

Кроме того, к порталу могут быть подключены поставщики, партнеры и клиенты. Анализ действий заказчиков при работе с порталом в частности поможет принимать более взвешенные маркетинговые решения.

А поскольку три последние группы пользователей являются по отношению к компании внешними, то внедрение корпоративного портала справедливо будет рассматривать как построение базы для ведения электронного бизнеса на новом уровне.

ПОЧТИ YAHOO!

Схематично основные сервисы корпоративного портала показаны на рисунке. В качестве примера мы рассматривали разработку компании «Город-Инфо», реализованную на ряде российских предприятий.

К пользовательским относятся сервисы, позволяющие персонализировать информацию на страницах портала и обеспечивающие доступ к корпоративным ресурсам (авторизация и установление прав доступа пользователей).

Информационные сервисы портала включают новостные ленты. Система круглосуточно сканирует интернет-сайты и интранет-источники и распознает свежие новости. Пользователи настраивают собственные фильтры (задают ключевые слова), и в результате финансисты всегда знают текущий курс валюты и котировки акций, а отдел маркетинга регулярно получает последние тематические публикации СМИ. Корпоративные новости формируются посредством сканирования Интранета, а также и при «живом» участии ответственных за это сотрудников.

Сервисы доступа через Web особенно важны для территориально разрозненных компаний. У сотрудника, даже если он в служебной командировке в отдаленном филиале, всегда под рукой корпоративные документы и информация как из головного офиса, так и из других подразделений. Кроме того, существует возможность включения в портал Web-интерфейсов почтового сервера и SMS-шлюза.

Интерактивные сервисы способствуют обучению персонала. Электронные учебники, мультимедийные тренинги и тесты, специализированные обучающие программы доступны сотрудникам в любое время. Текущий уровень их знаний определяется с помощью тестов.

Корпоративные сервисы автоматизируют (а значит, упрощают) оформление различных заявок.

НЕДОРОГО, НО ЭФФЕКТИВНО

Оценка инвестиций в интеграционные решения отличается от обычной оценки капиталовложений.

Александр Кожин, директор по Web-интеграции компании «Город-Инфо», считает, что традиционная методика оценки ROI (Return on Investment) — «Окупаемость инвестиций» является в этом случае недостаточной. Более адекватным задаче окажется метод ROO (Return on Opportunity) — «Окупаемость возможности». Если ROI позволяет судить о сроках окупаемости проекта, ROO определяет потенциальный выигрыш от внедрения новой технологии.

Между тем создание корпоративного портала открывает перед компанией самые блестящие перспективы и позволяет получить целый ряд конкурентных преимуществ. Прежде всего повышение производительности и эффективности за счет упрощенного доступа к персонализированной информации из внутренних и внешних источников.

Портал функционирует в качестве центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, а также ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Своевременный обмен информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами и подразделениями, а также между компанией в целом и внешней средой.

В частности усиление корпоративного взаимодействия достигается благодаря системе групповой работы с документами. Если в большинстве существующих систем можно лишь отслеживать процесс прохождения документов, то корпоративный портал позволяет хранить все версии документа, определяет права доступа к нему, оповещает пользователей об изменении старого документа или появлении нового.

Доступ внешних пользователей к порталу способствует укреплению деловых связей и повышает качество обслуживания клиентов за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг. Распределение информации повышает эффективность работы над совместными проектами и оптимизирует каналы поставок и продаж.

Web-интеграция открывает новые возможности и для анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, а также выполнения многих других функций.

При всех этих многочисленных достоинствах портал прост в эксплуатации и относительно недорог. Минимальная стоимость его внедрения составляет 30—50 тыс. долларов — значительно дешевле систем со сходными функциями, но построенных на основе другой философии (например, системы ERP).

Использование Web-браузера для визуализации информации позволяет экономить на обучении персонала и, что особенно важно, не требует инсталляции клиентских приложений на множество компьютеров. Экономия на клиентском ПО и на аппаратном обеспечении и их поддержке — один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. При этом большая часть информации из Интернета находится на портале, таким образом уменьшаются затраты компании на аренду канала. Заметно сокращается и время, затрачиваемое на поиск информации в Сети.