Менеджеры недостаточно используют богатые возможности IT

— Сейчас менеджеры многих небольших и средних компаний не используют богатые возможности компьютера в своей работе. Ситуация, когда клиентскую станцию используют для рассылки почты и компьютерных игр, стандартна. Как Вы думаете, с чем это связано?


— Действительно, во многих компаниях (независимо от их масштаба) не используют возможности информационных технологий “в полную силу”. Хотя сегодня IT-индустрия предлагает решения, способные вывести бизнес на совершенно новый уровень: с уровня подготовки отдельных документов в электронном виде предлагается перейти к созданию интрасетей компаний, единых систем документооборота, систем накопления знаний, интегрированных учетных систем, использование которых позволяет руководителю любого уровня получать в любой момент актуальную и полную картину работы вверенных ему звеньев организации (или всей организации в целом). А также любую информацию в удобном и наглядном виде, что, в свою очередь, позволяет вырабатывать верную стратегию развития фирмы и ее подразделений.


Огромную роль в бизнесе сегодня играет Интернет. В нашей стране Интернет пока используется, главным образом, как источник информации, а также как среда передачи электронной почты. Только-только стал “раскручиваться маховик” создания Интернет-магазинов.


Западные же компании уже сегодня более широко используют возможности Интернета: взаимодействуют через сеть не только с клиентами, но и с бизнес-партнерами — развиваются внешние сети (экстранет), позволяющие в минимальные сроки выполнять операции, связанные с поставками сырья, реализацией товара, получения и предоставления услуг. Такого уровня использования информационных технологий мы еще не достигли.


Основной причиной, тормозящей активное использование IT в нашей стране, является, с одной стороны, инертность людей, их недоверие ко всему новому, недостаточное осознание возможностей, которые предоставляет использование информационных технологий. С другой стороны, конечно, — недостаточные бюджеты, выделяемые на развитие организаций.


Тем не менее с каждым годом все большее число компаний приобщается к IT-миру, и если еще вчера далеко не везде были персональные компьютеры, то cегодня не только подготовка электронных документов и ведение бухгалтерского учета, но и электронная почта, и выход в Интернет, и создание специализированных баз данных для большинства компаний стали нормой.


— Расскажите, что дает введенная в Вашей организации единая информационная система, как она связывает разрозненные звенья подразделений в отлаженную корпоративную систему? Какие возможности для работы она предоставляет, каковы ее основные функции?


— Microsoft — одна из крупнейших мировых транснациональных корпораций (имеет представительства в 60 странах мира; в них работают около 35 тыс. сотрудников). Кроме того, компания — один из лидеров разработки программного обеспечения. Поэтому ИС Microsoft может служить для крупных фирм примером того, как должно быть.


Естественно, что компания, владеющая самыми современными технологиями и разрабатывающая стратегию их дальнейшего развития, имеет комплексную и очень эффективную информационную систему (причем целиком построенную на основе собственных продуктов и технологий).


В Microsoft реализована “электронная нервная система” (Digital Nervous System). Благодаря ей разветвленность структуры корпорации и удаленность офисов Microsoft не мешает слаженной и согласованной работе всех представительств компании. Результат этот достигается за счет использования единых интегрированных решений, позволяющих вести учет по разным направлениям (учет финансов, сотрудников Microsoft, клиентов, продаж, маркетинговых материалов, IT-учет, как программного так, и аппаратного обеспечения, установленного в компании, учет состояния разработки по каждому продукту, производимому Microsoft, и многое другое).


Безусловно, права доступа к тем или иным решениям жестко регламентируются внутренними системными политиками и настройками, установленными системными администраторами. Другими словами, каждый сотрудник может вносить или считывать информацию лишь из определенных программных систем, доступ к которым оправдан с точки зрения его функциональных обязанностей (и настроен соответствующим образом Департаментом информационных технологий Microsoft (Information Technology Group).


— Предоставляет ли Ваша система возможности удаленной связи с разбросанными по миру филиалами или для этих целей сотрудники используют Интернет?


— В Microsoft используются различные средства, позволяющие оперативно обмениваться информацией и делающие более удобным взаимодействие удаленных офисов. Офисы компании объединены глобальной сетью, имеющей множественные выходы в Интернет, благодаря чему сотрудники разных филиалов — независимо от их местонахождения — могут обращаться к единым базам данных, пользоваться одними и теми же программными инструментами для ввода и получения информации.


Даже сотрудник, временно уехавший из офиса, может подключаться к общим информационным ресурсам компании с помощью средств удаленного доступа через телефонные линии связи (Remote Access Service, RAS). Активно используется электронная почта: создан большой спектр тематических рассылок, на которые может подписаться тот или иной сотрудник компании, чтобы получать последние внутрикорпоративные новости по интересующей его теме. Кроме того, существуют интранет-серверы, на которых собирается и хранится вся информация, необходимая сотрудникам тех или иных подразделений.


— Каким образом компьютер облегчает менеджерам фирмы выполнение таких их функций, как контроль, координация деятельности подчиненных и осуществление связи с ними?


— Наиболее важным средством обмена информации и контроля выполнения заданий служит система обмена сообщениями Microsoft Exchange (на клиентских местах — Microsoft Outlook). Электронные сообщения в Microsoft имеют статус письменного сообщения, распоряжения или запроса. Существуют определенные внутренние правила, регламентирующие использование электронной почты, благодаря которым построена довольно жесткая и успешно работающая система обмена информацией и контроля за выполнением запросов. Например: почтовый ящик сотрудника постоянно открыт, сотрудник сразу получает оповещение (звуковое) при приходе нового сообщения; при отсутствии на рабочем месте сотрудник должен установить функцию Out Of Office Assistant, оповещающую отправителей электронных почтовых сообщений о том, когда сотрудник будет доступен на рабочем месте, результат проведенных деловых встреч с коллегами должен быть зафиксирован в виде электронного письма и разослан всем участникам встречи; задачи, поставленные в таком письме, требуют обязательного выполнения. Статус электронных сообщений столь высок, что даже сотрудники, сидящие в одной комнате, предпочитают обмениваться информацией друг с другом по электронной почте (это дает ряд преимуществ по сравнению с устным разговором: не надо ждать, когда коллега будет физически доступен; коллега не забудет полученное задание — оно записано, и лежит у него в почтовом ящике).


Если говорить не о контроле за выполнением мелких поручений (такие поручения зачастую отдаются руководителем по почте; флаг Follow up позволяет напомнить о важном письме адресатам и отправителю), а о контроле за работой сотрудников в целом, “с высоты птичьего полета”, то следует отметить существующую для этого в Microsoft специальную систему для руководителей верхнего уровня, которая позволяет отслеживать продуктивность работы каждого сотрудника компании (данные в нее вносятся после каждого отчетного периода).


— С какими интегрированными в организации системами напрямую взаимодействуют менеджеры и как это происходит? Как облегчает компьютерное обеспечение работу менеджеров различных звеньев? И какие конкретно операции менеджер делает на компьютере в своей повседневной работе?


— Работу любого сотрудника Microsoft невозможно представить себе без персонального компьютера. Личное рабочее место в нашей компании — это прежде всего персональный стол и персональный компьютер. Каждый сотрудник пользуется системой обмена электронными сообщениями Microsoft Outlook и теми или иными приложениями пакета Microsoft Office 2000. Типичный набор офисных приложений, используемых руководящим составом: текстовый процессор Word (для подготовки документов), электронная таблица Excel (для просмотра учетных таблиц и ведения персонального учета), Power Point (для подготовки презентационных слайд-шоу для публичных выступлений).


Кроме того, менеджеры обращаются в своей работе к тем системам, которые им необходимы. Глава нашего представительства Ольга Дергунова наиболее часто пользуется такими специализированными системами, размещенными на внутреннем корпоративном сервере, как система отслеживания эффективности работы сотрудников и база данных по продажам. Также для получения информации из штаб-квартир (о маркетинговых программах, планах корпорации и т.д.) с целью анализа деятельности компании в региональном масштабе Ольга обращается к ресурсам внутреннего информационного веб-сервера корпорации; сверить форму донесения информации до заказчиков помогают внешние серверы корпорации.


— Как компьютер способствует принятию управленческих решений?


— Информацию для анализа вариантов менеджер Microsoft получает из разных источников:


— на регулярных личных встречах с подчиненными;


— на регулярных личных встречах с вышестоящими руководителями;


— на встречах с заказчиками и партнерами;


— по электронной почте и по телефону от коллег, партнеров, клиентов;


— из внешних Интернет-источников, СМИ;


— из внутренних, интранет-источников, внутренних баз данных.


Три последних источника информации подразумевают использование персонального компьютера, а последний из названных источников — также наличие в компании развитой системы сбора, каталогизации, хранения и выборки информации.


— Для каких целей менеджеры используют в работе Интернет?


— Для самых разных: получение информации из внешних источников, получение информации с внутренних информационных серверов и баз данных, обмен электронными сообщениями.


— Как часто Microsoft меняет программное обеспечение и насколько оправданы расходы на изменение?


— Каждая крупная компания планирует развитие своей информационной системы и инвестирует в это развитие, исходя из своих бизнес-потребностей. Частота обновления программно-аппаратного комплекса зависит не от сроков выхода новых продуктов, а от темпов развития и частоты изменения структуры компании. В этом плане Microsoft — нетипичная фирма. Мы производим широкий спектр программного обеспечения и стремимся постоянно повышать его качество, поэтому мы сами — наша информационная система, наши рабочие места — становимся первым испытательным полигоном наших продуктов.


Прежде чем предложить продукт заказчикам, мы внедряем его у себя и реально используем. Следовательно, частота обновления ПО в Microsoft коррелирует с частотой выпуска нами новых программных продуктов. И наши “расходы” абсолютно оправданы, с одной стороны, высоким качеством продуктов, которые мы предлагаем заказчику, и с другой — тем, что наша ИС всегда находится на переднем рубеже. Чтобы далеко не ходить за примером: в феврале этого года мы официально представили на рынке нашу новую операционную систему Windows 2000. Так вот, за полгода до этого события предфинальная версия Windows 2000 была внедрена в нашей корпорации — причем не в тестовой лаборатории, а на всех рабочих местах и серверах — и использовалась в реальном рабочем режиме.

Беседу вела Евгения НЕГИНА